Modello di registro dei trattamenti

La creazione di un modello di registro ti aiuta a risparmiare tempo quando gestisci organizzazioni simili per caratteristiche e attività economica.

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Come e quando utilizzarli

La creazione di un modello di registro risulta efficace ed utile quando gestisci organizzazioni simili per natura e attività svolta.

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In questi caso, sia che si tratti di aziende che svolgono attività simili o pubbliche amministrazioni aventi la stessa natura, le attività di trattamento sono quasi sempre le stesse come accade per i Comuni: entità che a prescindere dalle dimensioni e dalla collocazione territoriale presentano tipologie di trattamento ricorrenti e tipiche.

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In una situazione del genere, gestione di più Comuni, hai il vantaggio di creare un modello di registro da applicare a tutte le organizzazioni dello stesso tipo.

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‍Come si crea il modello?

Per creare un modello di registro accedi al menù Registri > Modelli. Clicca il pulsante (+), indica il nome del modello di registro e l’attività economica di riferimento e, infine, salva cliccando sull'icona in alto a desta.

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Ora puoi spostarti dalla sezione Generali alla sezione Trattamenti, cliccare il pulsante (+) e cominciare a inserire i nuovi trattamenti che saranno contenuti nel modello.

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Come puoi notare, un modello contiene solo gli elementi essenziali di un trattamento che sono:

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• informazioni generali: come descrizione, modalità di trattamento e indicazioni sulla disponibilità dei dati;
  
• finalità e tipologie: per indicare il motivo per cui si trattano i dati e la tipologia di dati personali raccolti;
  
• base giuridica: per specificare i presupposti legali di ogni finalità;
  
• categorie: come interessati e destinatari;
  
• conservazione: per indicare i tempi di data retention per ogni categoria di dato personale.

Puoi decidere il livello di dettaglio da raggiungere nei trattamenti contenuti in un modello di registro, inserendo solo il nome dei trattamenti oppure compilando tutte le voci presenti.

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Utilizzo del modello per un nuovo registro

Ora che hai creato un modello puoi utilizzarlo per ogni organizzazione che svolge la stessa attività economica. Accedi al menù Registro, clicca il pulsante (+) in alto a destra e scegli l'opzione Nuovo registro da modello.

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UTOPIA ti chiede di indicare:

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• se stai creando il registro come titolare del trattamento o come responsabile del trattamento;
• l’eventuale sede di riferimento per aziende dislocate;
• l’attività economica dell’organizzazione secondo la classificazione NACE - V2.

Una volta inserite queste informazioni, scegli il modello di registro creato in precedenza e clicca su Salva. In questo modo tutti i trattamenti del modello verranno copiati all'interno del registro dell'organizzazione.