Modello di registro dei trattamenti

In questo articolo spieghiamo i passaggi per velocizzare le operazioni di redazione del registro dei trattamenti partendo dalla creazione di un modello.
Modello di registro dei trattamenti
Quando e come utilizzarlo
Per chi gestisce organizzazioni simili, per caratteristiche ed attività economica, abbiamo realizzato, una funzione che permette di risparmiare tempo prezioso partendo da un modello preimpostato di registro dei trattamenti. 
Una volta individuato e creato il modello adeguato sarà sufficiente completarlo con le informazioni specifiche e di dettaglio.  

Come e quando utilizzarli

La creazione di un modello di registro risulta efficace ed utile nell’ipotesi di gestione di organizzazioni simili per natura e attività svolta.

In questi casi, sia che si tratti di aziende e pubbliche amministrazioni, le attività di trattamento sono quasi sempre le stesse o molto simili.

Per chiarire il concetto possiamo prendere l’esempio di un Comune.

A prescindere dalle dimensioni e collocazione territoriale, tutti i comuni presentano tipologie di trattamento ricorrenti e tipiche, appartenenti a tutti gli enti della stessa categoria.

Esempio di elenco trattamenti di un comune

In caso ad esempio di gestione di più Comuni, l’utente ha il vantaggio di creare, a partire dalle attività di trattamento, un modello di registro da applicare a tutte le organizzazioni dello stesso tipo.

Attraverso questa modalità è possibile creare una moltitudine di registri in poco tempo.  

Come si crea il modello?

Per creare un modello di registro vai all’interno della sezione Registri e scegli l’opzione Modelli.

Clicca sul pulsante più in alto a destra, dopo aver indicato il nome del modello di registro e l’attività economica di riferimento puoi spostarti nella sezione trattamenti e iniziare ad inserirne uno ad uno.

Creazione del modello di registro per Ospedali

Data la natura del modello e la necessità di riutilizzarlo noterai che contengono solamente le informazioni essenziali di un trattamento che sono:

  • Informazioni generali: descrizione, modalità di trattamento e indicazioni sulla disponibilità dei dati
  • Finalità e tipologie: in cui indicare il motivo per cui si trattano i dati e la tipologia di dato personale raccolto
  • Base giuridica: in cui per ogni finalità si inseriranno i relativi presupposti legali
  • Categorie: sia di interessati ma anche di dati personali e di destinatari
  • Conservazione: dove indicare i tempi di data retention per ogni categoria di dato personale

Potrai decidere il livello di dettaglio da raggiungere all’interno del modello, inserire solo il nome dei trattamenti o compilare anche tutte le informazioni presenti.

Utilizzo del modello per un nuovo registro

Una volta creato il modello puoi utilizzarlo per ogni organizzazione che possiede la stessa attività economica.

Entra nella sezione Registro e tramite il pulsante più in alto a destra clicca "Nuovo registro da modello".

Creazione di un registro partendo dal modello

UTOPIA ti chiede di indicare:


  • se lo stai effettuando come titolare del trattamento o come responsabile del trattamento
  • l’eventuale sede di riferimento per aziende dislocate
  • l’attività economica dell’organizzazione secondo la classificazione NACE - V2

Ti verrà così proposto di scegliere il modello di registro creato in precedenza e in un attimo la schermata si popolerà con tutti i trattamenti inseriti nel modello.

Un ottima base di partenza per iniziare con la compilazione del registro dei trattamenti.

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