Come impostare un modello di governance della privacy

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Un cambio normativo come quello imposto dal GDPR crea non poche difficoltà alle organizzazioni, costrette a modificare processi e routine ormai consolidate.

Ciò che in superficie potrebbe rappresentare un problema, scavando più a fondo si rivela un’occasione per ottimizzare le operazioni aziendali, specie quelle con un numero elevato di dipendenti o strutturata in maniera complessa.

Come in una tradizionale famiglia di 3 o 4 persone, anche e soprattutto in aziende con decine o centinaia di dipendenti è impossibile attuare un cambiamento senza una chiara divisione dei compiti.

Il lavoro di squadra è l’unica strada per ottenere l’obiettivo

Impostare una strategia basata sul rispetto del nuovo regolamento privacy  significa cambiare la mentalità e la prospettiva di un'intera organizzazione.

Per proteggere e gestire correttamente le informazioni personali presenti all’interno dell’organizzazione occorre che ogni membro offra il proprio contributo. 

Dalla direzione, che approva finanziamenti e risorse per supportare formazione, strumenti e modifiche, al reparto Marketing chiamato a proteggere i dati personali, per finire con il team IT che elabora soluzioni in linea con il nuovo regolamento.

Le organizzazioni svolgono la diligence richiesta dal GDPR, analizzano in profondità i processi e li modificano definendo nuove procedure e documentando tutte le varie operazioni a tutela della privacy.

Queste procedure includono:

  • Creazione di elenchi di controllo per il rilascio di un nuovo prodotto o servizio;
  • Modifica di fornitori o sistemi IT;
  •  Aggiornamento degli inventari di elaborazione dei dati esistenti.

La struttura del Team Privacy

Se è vero che ognuno deve fare la sua parte, è altrettanto giusto creare un team privacy all’interno dell’organizzazione.

In base alla struttura del team, l’organizzazione determina il modello di Governance Privacy adottato.

Nella definizione del team privacy è importante tenere in considerazione 3 fattori:

  • Definire ruolo, responsabilità e compiti di ogni membro;
  • Selezionare una squadra capace di rappresentare e intervenire su tutti gli aspetti aziendali
  • Ricevere il costante supporto della direzione;

Identificazione dei principali stakeholder 

Le modifiche non possono riguardare solamente l’interno delle organizzazioni visto che i soggetti che entrano in gioco sono numerosi.

Da qui sorgono la maggior parte dei problemi delle organizzazioni italiane, che armati di buona volontà formano i propri dipendenti e creano un team privacy efficace, ma non riescono a coinvolgere in questo cambiamento anche gli stakeholder.

Un altro ostacolo comune e a volte insormontabile è convincere i membri del board e l’imprenditore a mettere al primo posto il rispetto della riservatezza delle persone e la protezione dei dati personali.

Spesso e volentieri questi soggetti ragionano in termini di costi, reddito e profitto: KPI che oscurano anche le nozioni apprese durante la formazione; un obiettivo fondamentale del team privacy è ricevere supporto e condividere gli stessi obiettivi del board.

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