4.0.0
Rilasciata il
15/1/2020
Comunicazione delle violazioni, template di stampa specifici e copia delle pre-valutazioni
- Copia della pre-valutazione
Da oggi copi i dati di una pre-valutazione da un trattamento ad un altro. Grazie a questa funzione risparmi tempo e ti concentri solo su ciò che è importante.
- Comunicazione dei data breach
La comunicazione delle violazioni si semplifica, da oggi il documento della violazione contiene tutte le informazioni previste dal modello del garante. In questo modo la comunichi all’autorità di controllo senza ulteriori passaggi.
- Migliorata la sezione dei titolari
Da oggi hai un maggior controllo sugli strumenti coinvolti nei trattamenti, accedi agli asset di un titolare direttamente dalla sua scheda.
- Personalizzazione documenti per singola organizzazione
La personalizzazione dei modelli di stampa si arricchisce e diventa specifica per singola organizzazione. Per ognuna hai a disposizione tutti i modelli di documento a cui apportare le modifiche che preferisci.
- Nuovi campi disponibili per i modelli di registro
Ora hai a disposizione i campi “Note” e “Processo” all’interno dei modelli di trattamento. In questo modo non dovrai inserirli nuovamente ogni volta che utilizzi questa funzione.
Versione 3.9.9
Rilasciata il
18/12/2019
Duplicazione delle organizzazioni, esportazione della LIA e della singola violazione
- Esporta una singola violazione
Da oggi con questa nuova funzionalità esporti anche una singola violazione. Basta entrare nella sezione Violazioni, selezionarla dall’elenco e cliccare il pulsante Esporta.
- Duplica i dati di un’organizzazione
Ora hai la possibilità di duplicare tutti i dati di un’organizzazione scegliendo cosa copiare tra uffici, asset, responsabili, trattamenti, informative e molto altro. Con questa funzione risparmi tempo e ti concentri solo su ciò che è importante.
- Esporta la valutazione del legittimo interesse
Da oggi esporti, personalizzi e stampi anche la procedura di valutazione del legittimo interesse. È sufficiente accedere ad un trattamento, selezionare quella d'interesse nella sezione LIA e cliccare il pulsante download.
- Ordina i trattamenti in base al livello di rischio
Abbiamo inserito un nuovo criterio che ti permette di ordinare i trattamenti in base al livello di rischio. Riduci il rischio dei trattamenti e aumenta il tuo privacy score.
- Scelta multipla delle operazioni sui dati
Ora indichi con un click tutte le operazioni sui dati effettuate da ogni elemento di organigramma, risparmia tempo e scegli l’opzione “tutte” quando necessario.
Versione 3.9.8
Rilasciata il
20/11/2019
Date sui trattamenti, anteprima dei modelli e cerca per P.IVA
- Visualizza l’anteprima dei modelli di documento personalizzati
Ora, nella scheda delle impostazioni di stampa, visualizzi le anteprime dei modelli di documento che hai personalizzato. Utilizza la funzione di personalizzazione e rendi unici i modelli di documenti privacy.
- Data di creazione e modifica sul trattamento
Abbiamo inserito nella scheda del trattamento due nuovi campi che mostrano la data di creazione e di ultima modifica. Utile per monitorare la gestione e l’aggiornamento di tutti i tuoi trattamenti.
- Migliorata la funzione di ricerca delle figure esterne
Da oggi hai la possibilità di cercare tutti i responsabili, i titolari e i contitolari che hai inserito nel tuo dominio tramite partita iva. In questo modo utilizzi i dati già inseriti e riduci i tempi di compilazione.
- Copia i dati di una valutazione di impatto
Ora puoi importare i dati di una valutazione d’impatto da un’organizzazione ad un’altra senza preoccuparti dei trattamenti collegati. Sfrutta tutti i dati già inseriti in una DPIA e collegala ai trattamenti che la richiedono.
Versione 3.9.7
Rilasciata il
6/11/2019
Tutele al trasferimento, livello di rischio e codice di revisione
- Indica quando un informativa non è necessaria
Abbiamo inserito un nuovo campo sul trattamento che ti permette di specificare quando un informativa non è necessaria in base ai criteri di esonero previsti dagli artt. 13 e 14 del GDPR.
- Inserisci le istruzioni al trattamento
Ora hai a disposizione un campo di testo libero nella scheda del trattamento in cui inserire le istruzioni che verranno riportate nei documenti di autorizzazione come richiesto dal regolamento.
- Riduci il livello di rischio applicando le misure di sicurezza
Da oggi puoi indicare, per ogni trattamento, il valore del rischio ridotto a seguito dell’implementazione delle misure di sicurezza. Aumenta il privacy score di un’organizzazione e ottieni il punteggio massimo.
- Traccia le modifiche al registro grazie al codice di revisione
Ogni registro dispone da oggi di un codice di revisione che si aggiorna automaticamente quando modifichi un trattamento. Puoi anche personalizzarlo a seconda delle tue esigenze così sai sempre qual’è la versione più recente del registro dei trattamenti.
- Organizza i registri dei trattamenti in cartelle
Organizza l’elenco dei registri dei trattamenti in cartelle personalizzabili. Ideale per tutti quei registri che possiedono caratteristiche comuni.
- Indica le tutele al trasferimento di dati personali extra UE
Fatti aiutare dalla procedura guidata per la gestione delle tutele sul trasferimento di dati personali fuori dall’Unione Europea. Scegli fra decisioni di adeguatezza, garanzie adeguate o le deroghe previste dall’art.49 del GDPR.
- Semplifica la gestione dei titolari nel registro come responsabile
Come previsto dalla semplificazione del garante ora hai la possibilità di indicare all’interno dei trattamenti svolti come responsabile dove si trova la lista dei titolari, senza doverli inserire uno ad uno.
Versione 3.9.6
Rilasciata il
23/10/2019
Istruzioni al trattamento, modalità obiettivo ed esportazione dei trattamenti
- Esporta i trattamenti partendo da un elemento di organigramma
Ora esporti i trattamenti partendo da uno specifico elemento di organigramma. Seleziona una funzione aziendale e scegli se includere anche i trattamenti degli elementi di grado superiore o inferiore.
- Scopri il significato delle operazioni effettuate sui dati
Da oggi all’interno della scheda del trattamento hai a disposizione nuovi suggerimenti che spiegano il significato di ogni singola operazione effettuata sui dati personali.
- Raggiungi il 100% sui trattamenti con la modalità obiettivo
In ogni sezione della scheda del trattamento abbiamo inserito un indicatore che ti aiuta a capire quali dati mancano per completare il trattamento e raggiungere il 100% di completamento.
- Specifica le istruzioni al trattamento per i responsabili e gli autorizzati
Da oggi hai a disposizione un campo di testo libero per specificare le istruzioni al trattamento. Lo trovi sia nella scheda degli autorizzati che in quella dei responsabili. In questo modo, le istruzioni al trattamento, appariranno anche nei relativi documenti di autorizzazione e designazione.
Versione 3.9.5
Rilasciata il
10/10/2019
Archiviazione del responsabile, esportazione di assessment e valutazione del trattamento.
- Esporta la procedura di assessment e la valutazione del trattamento
Da oggi esporti, personalizzi e stampi anche la procedura di assessment di un’organizzazione e la valutazione del trattamento.
- Archivia un responsabile del trattamento
Ora puoi archiviare un responsabile del trattamento e il sub-responsabile collegato. Attraverso la funzione di archiviazione lo elimini dai trattamenti e ne mantieni lo storico.
- Stampa della singola valutazione di impatto
Non dovrai più scaricare l’intero registro delle valutazioni di impatto. D’ora in avanti selezioni ed esporti solo quelle che ti interessano.
- Aggiungi rapidamente il responsabile sui trattamenti
Gestire i trattamenti di un responsabile ora è più veloce: puoi collegarlo in maniera semplice ai trattamenti che lo coinvolgono direttamente dalla sua scheda.
Versione 3.9.4
Rilasciata il
25/9/2019
Unica modalità di esercizio dei diritti e selezioni multiple su autorizzati
- Scelta facilitata delle persone autorizzate: nella scheda del trattamento abbiamo aggiunto in riferimento agli autorizzati la possibilità di scegliere “tutti quelli degli elementi di organigramma selezionati” così in un solo clic autorizzi le persone degli elementi indicati senza doverle scegliere una ad una.
- Modalità di esercizio dei diritti unificata: è possibile indicare un’unica modalità di esercizio per i diritti dell’interessato previsti dal trattamento, in questo modo non dovrai più inserire, per ogni diritto, la modalità.
- Violazione che non causa danni: è stata aggiunta l’opzione “nessun danno causato” nella compilazione della procedura di violazione, utilizzala quando l’interessato non ha subito conseguenze.
- Scegli i dati personali obbligatori con un clic: non dovrai più selezionare singolarmente le tipologie di dati personali obbligatorie dell’informativa perché puoi inserirle tutte con un clic.
Versione 3.9.3
Rilasciata il
11/9/2019
Identificativo sui trattamenti, inviti agli utenti e gestione semplificata dei titolari
- Semplifica la gestione dei titolari: ora puoi indicare dove si trova la lista dei titolari del trattamento, senza doverli elencare uno ad uno, come previsto dalle linee guida del garante sulla semplificazione del registro come responsabile del trattamento.
- Monitora le attività sugli autorizzati: da oggi la sezione attività si integra mostrando anche tutte le operazioni effettuate dagli utenti sugli autorizzati al trattamento.
- Identifica i trattamenti: da oggi ogni trattamento è identificato da un codice univoco così puoi riconoscerlo più facilmente anche quando esporti il registro.
- Invita nuovamente gli utenti: per aiutarti nella gestione dei tuoi utenti da oggi puoi invitare nuovamente tutti coloro che non hanno ancora creato il proprio account.
Versione 3.9.2
Rilasciata il
9/8/2019
Cartelle dei contitolari, copia di LIA e Assessment
- Organizza i contitolari in cartelle: raggruppa i contitolari in cartelle, collegale ai rispettivi trattamenti e utilizzale in qualsiasi registro. D’ora in poi non sarà più necessario aggiornare di volta in volta tutti i trattamenti a cui sono collegati.
- Copia della LIA: dopo aver introdotto la LIA, abbiamo pensato di aiutarti a ridurre i tempi quando devi effettuare una nuova valutazione del legittimo interesse in riferimento ad una finalità simile ad una già esistente. Puoi copiare una LIA, anche da un altro trattamento, per applicarla ad uno nuovo.
- Copia dell'assessment: dato che le risposte ai differenti test di autovalutazione potrebbero risultare simili o identiche tra loro, puoi copiare gli assessment da e in diverse organizzazioni. Risparmia tempo e stabilisci il livello di maturità del tuo programma privacy.
- Trattamenti in contitolarità: da oggi, si è deciso di aggiungere alla scheda dei contitolari una sezione che elenca i trattamenti a lui collegati. Avrai la possibilità, come in altri casi, di vedere in quanti e quali trattamenti sono coinvolti i singoli contitolari, semplicemente entrando nella loro scheda.
Versione 3.9.1
Rilasciata il
25/7/2019
Assessment e LIA, la valutazione del legittimo interesse.
- Esegui l’assessment e scopri il livello di maturità del programma privacy: grazie a questo test effettui un’analisi completa per ogni ambito aziendale. Puoi usare gli indicatori che abbiamo preparato per te oppure aggiungerne di nuovi. Visualizza i punteggi ottenuti in formato grafico e disponi di un elenco di tutte le valutazioni effettuate nel tempo.
- Valuta il legittimo interesse e utilizzalo come base giuridica: abbiamo preparato per te una lista di domande che ti aiutano a capire se puoi utilizzare il legittimo interesse per i tuoi trattamenti. Un test semplice, intuitivo e veloce, basato sulle indicazioni del garante inglese. Effettualo ogni volta che vuoi usare il legittimo interesse come base giuridica in un trattamento.
Versione 3.9
Rilasciata il
10/7/2019
Titolari autonomi, operazioni sui dati e garanzie per il trasferimento extra UE
- Operazioni sui dati: da oggi inserire le operazioni sui dati di un trattamento è ancora più semplice. Risparmi tempo selezionandole tutte con un click senza sceglierle una ad una.
- Trasferimento extra UE: con questa nuova funzionalità aggiungi più garanzie per uno stesso trasferimento, scegli fra quelle presenti e rendi lecito il trasferimento dei dati personali fuori dall’Unione europea.
- Traccia gli altri titolari: ora tieni traccia anche di tutti i destinatari che a seguito del trasferimento dei dati assumono il ruolo di titolare per nuovi trattamenti. Aumenta le informazioni del tuo registro integrandolo con nuovi dettagli.
Versione 3.8
Rilasciata il
27/6/2019
Modifica dei template e download multiplo dei documenti e nuova schermata autorizzati
- Personalizzazione modelli: personalizza tutti i modelli di documento disponibili, dal report dell’organizzazione, al registro dei trattamenti fino al registro delle violazioni. Puoi cambiare i font, modificare l’impaginazione del documenti, sceglierne i colori e tanto altro. Usa i segnaposto per inserire dinamicamente i dati in qualsiasi documento che desideri esportare.
- Download multiplo dei documenti: ora puoi esportare con un solo click i documenti di cui hai bisogno, anche più di uno alla volta. Basta selezionarli e cliccare il pulsante di download. Semplice no?
- Collegamento tra le organizzazioni: da oggi puoi aggiungere un responsabile del trattamento, un titolare o un contitolare a partire dalla lista delle organizzazioni presenti nel tuo account. Risparmi tempo e hai i dati sempre aggiornati.
Versione 3.7
Rilasciata il
28/5/2019
Misure di sicurezza, esportazione dei trattamenti e nuove informazioni sul titolare
- Esportazione del singolo trattamento: con questa nuova funzionalità esporti anche un singolo trattamento. Basta selezionarlo dall’elenco e cliccare il pulsante download!
- Periodo di conservazione unificato: grazie a questa pratica funzione applichi lo stesso periodo di conservazione alle diverse categorie di dati personali all’interno dello stesso trattamento, velocizzando e semplificando il tuo lavoro quotidiano.
- Nuova sezione allegati per l’organizzazione: nella nuova sezione allegati archivi qualunque tipo di documento, in questo modo hai sempre a disposizione tutta la documentazione legata alla protezione dei dati personali in azienda
- Misure di sicurezza predefinite: grazie a questa funzione stabilisci le misure di sicurezza predefinite per l’intera organizzazione e le assegni automaticamente a tutti i trattamenti, anche a quelli che già presenti.
- DPO e allegati del titolare: quando gestisci trattamenti come responsabile, indica anche i dati di contatto del DPO, annota tempo e indirizzo di notifica delle violazioni e allega qualsiasi tipo di documento.
- Nuovo metodo di pagamento: Sepa Direct Debit (SDD): inserito anche l’addebito diretto su conto corrente (Sepa Direct Debit) che si aggiunge al pagamento tramite carta di credito. Scegli il metodo che preferisci in base alle tue esigenze.
Versione 3.6
Rilasciata il
15/5/2019
Cartelle nei trattamenti, copia delle procedure e collegamento automatico degli asset
- Aggiunta rapida dei trattamenti sugli autorizzati: gestire i trattamenti di un autorizzato ora è semplicissimo: puoi collegarlo in maniera automatica ai trattamenti che lo coinvolgono direttamente dall’organigramma e senza cambiare schermata.
- Ampliata la gestione dei sub-responsabili: gestisci i profili degli ulteriori responsabili del trattamento anche all’interno dei trattamenti effettuati come responsabile.
- Nuova organizzazione dei trattamenti: con una intuitiva gestione per cartelle, ora raggruppi i trattamenti in maniera pratica e funzionale. Con questa nuova funzione crei cartelle personalizzate e organizzi i trattamenti come ritieni più comodo.
- Copia le procedure di un’organizzazione: copia con semplicità anche le procedure da un’organizzazione ad un’altra. Grazie a questa funzione risparmi tempo e ti concentri solo su ciò che è importante.
- Associazione automatica tra asset e trattamenti: associa un asset in automatico a tutti i trattamenti effettuati, come titolare o responsabile. Con un semplice click colleghi l’asset senza indicarlo singolarmente in ogni trattamento.
Versione 3.5
Rilasciata il
17/4/2019
Procedure interne, misure di sicurezza nei modelli di trattamento e basi giuridiche multiple
- Collega le procedure a tutta l’organizzazione: associa una procedura interna a tutti gli elementi dell’organigramma con un solo click. Grazie alla funzione “Tutti (anche quelli futuri)” non devi più preoccuparti se aggiungi nuovi elementi. UTOPIA li collega automaticamente alla procedura senza che tu debba fare nulla.
- Aggiungi più basi giuridiche ad una specifica finalità: ora una singola finalità può essere collegata a diverse basi giuridiche. Il titolare del trattamento ha ancora più libertà di scelta.
- Le misure di sicurezza nei modelli di trattamento: aumentano le informazioni che puoi raccogliere in un modello di trattamento. Da oggi puoi aggiungere anche le misure di sicurezza così non devi ripeterle ogni volta per ogni trattamento.
- Collega i trattamenti a tutti gli elementi di organigramma: associa tutti gli elementi dell’organigramma ad uno specifico trattamento con un solo click. Utile nelle realtà dove i trattamenti coinvolgono l’intera organizzazione.
Versione 3.4
Rilasciata il
3/4/2019
Copia dei DPIA, gestione delle organizzazioni in cartelle e eliminazione semplificata
- Copia le valutazioni d’impatto da un registro a un altro: copia uno o più valutazioni d’impatto da un registro ad un’altro. Risparmia tempo e concentrati solo su ciò che è importante.
- Raggruppa le organizzazioni in cartelle: semplifica le gestione delle organizzazioni raggruppandole in cartelle personalizzate, scegli il nome che preferisci e aggiungi una od più organizzazioni, perfetto per i gruppi aziendali o organizzazioni che hanno caratteristiche comuni.
- Eliminazione delle organizzazioni semplificata: abbiamo reso più semplice la cancellazione di un’organizzazione, se sono presenti registri o altre informazioni collegate sarà UTOPIA a cancellare il resto.
- Aggiunta automatica del DPO sui trattamenti: da oggi il collegamento fra DPO e trattamenti è immediato, se è presente all’interno di un’organizzazione verrà aggiunto in automatico ad ogni trattamento, sia per quelli effettuati come titolare che per quelli come responsabile.
Versione 3.3
Rilasciata il
20/3/2019
Copia multipla di trattamenti e asset, titolari organizzati in cartelle e nuove autorizzazioni per l'utente base
- Copia i trattamenti da un registro a un altro: copia uno o più trattamenti da un registro ad un’altro. Risparmia tempo e concentrati solo su ciò che è importante.
- Lettere di autorizzazione per mansione: esporta la lettera di autorizzazione al trattamento dei dati personali anche per mansione. Consegnala alla persona, falla firmare e archiviala.
- Organizza i titolari in cartelle: come responsabile del trattamento raggruppa i titolari in cartelle e collegale ai trattamenti invece che selezionarli uno ad uno. Così non devi ricordarti di aggiornarli di volta in volta tutti i trattamenti a cui sono collegati.
- Nuove autorizzazioni per l’utente base: stabilisci, quali sezioni dell’organizzazione, l’utente base può modificare. Ad esempio puoi abilitare la modifica delle Procedure ma non degli Asset, dei Responsabili ma non dell’Organigramma.
- Copia gli asset da un’organizzazione ad un’altra: copia gli asset da un’organizzazione all’altra. Risparmia tempo e concentrati solo su ciò che è importante.
Versione 3.2
Rilasciata il
6/3/2019
Report completo dell'organizzazione, ricercale testuale degli utenti ed esportazione procedure
- Report dell'organizzazione: per ogni organizzazione puoi esportare un report, in formato Microsoft Word (.docx), che raccoglie e mostra tutte le informazioni che la riguardano.
- Asset opzionali: per facilitare e velocizzare la compilazione di un trattamento non è più necessario aggiungere anche eventuali asset.
- Ricerca testuale utenti: per trovare più facilmente gli utenti a cui hai dato accesso al tuo dominio puoi cercarli per nome, cognome o indirizzo email.
- Esportazione procedure: quando esporti un registro dei trattamenti, per ogni trattamento contenuto al suo interno trovi anche tutte le procedure collegate.
- Basi giuridiche ampliate: puoi indicare con maggior precisione le basi giuridiche per i trattamenti di categorie particolari di dati selezionando anche le deroghe dell’art. 9 GDPR.
Versione 3.1
Rilasciata il
19/2/2019
Privacy Chart, tour guidato e pagina di login personalizzata
- Privacy Chart (BETA): visualizza i dati inseriti in UTOPIA attraverso un elegante grafico a tutto schermo. Per utilizzare questa funzione accedi alla sezione Generali di un’organizzazione e clicca sulla nuova icona vicino alla percentuale di completamento.
- Tour guidato dell'applicazione: abbiamo introdotto un tour che mostra al primo accesso le funzionalità e gli strumenti che UTOPIA mette a tua disposizione. Puoi sempre rivederlo accedendo a Impostazioni > Account > Mostra tour guidato.
- Pagina di accesso personalizzata: puoi caricare il logo della tua azienda e mostrarlo in fase di login a tutti gli utenti del tuo dominio. Accedi al menù Impostazioni > Account e carica l’immagine nella card dedicata.
- Organigramma con procedure: per ogni elemento di organigramma ti vengono mostrate anche tutte le procedure collegate. Per visualizzarle accedi al menù Organizzazioni > Organigramma ed entra su un singolo elemento.
- Raggruppamento utenti: per ottimizzare il tuo lavoro abbiamo riorganizzato la sezione utenti distinguendo quelli di dominio fra utenti base e amministratori.
- Dettagli su tutte le basi giuridiche: abbiamo migliorato ulteriormente la scelta delle basi giuridiche sui trattamenti. Per ognuna puoi specificare il contenuto attraverso un campo di testo libero.
Versione 3.0
Rilasciata il
6/2/2019
Procedure potenziate, operazioni sui dati personali e promemoria aggiornamento
- Lista utenti in ordine alfabetico: abbiamo riorganizzato l’elenco per agevolare il tuo lavoro e velocizzare la ricerca di collaboratori e utenti di dominio.
- Base giuridica più dettagliata: quando selezioni l'obbligo di legge come base giuridica di un trattamento, puoi specificare anche il riferimento normativo grazie a un nuovo campo dedicato.
- Nuovo campo nelle procedure: abbiamo aggiunto il campo Tipologia per aiutarti a organizzare e catalogare meglio le procedure. Puoi compilarlo usando delle voci predefinite oppure creandone di nuove secondo le tue esigenze.
- Promemoria aggiornamento: miglioriamo UTOPIA costantemente per darti un software che sia all’altezza delle tue aspettative. Prima di rilasciare un nuovo aggiornamento sarai avvisato così potrai organizzare meglio il tuo lavoro.
- Collega le procedure all’organigramma: per aumentare il livello di accountability della tua organizzazione puoi indicare quali elementi di organigramma sono coinvolti in determinate procedure.
- Indica le operazioni effettuate sui dati: abbiamo aggiunto la possibilità di specificare tutte le operazioni svolte sui dati personali da ogni elemento di organigramma coinvolto in un trattamento.
- Alert approvazioni: per velocizzare il processo delle approvazioni, una mail automatica segnalerà le modifiche dei collaboratori in attesa di approvazione.
Versione 2.1.3
Rilasciata il
24/1/2019
Gestione trattamenti e asset potenziata, importazione dei dati e fattura elettronica
- Fattura Elettronica: per rispettare i nuovi obblighi di fatturazione abbiamo aggiunto due nuovi campi nella sezione abbonamento dove inserire indirizzo pec e codice destinatario.
- Migliorata la sezione dei responsabili: accedi agli asset di un responsabile direttamente dalla sua card.
- Nuove informazioni disponibili negli asset: abbiamo aggiunto i campi marca, modello e anno di acquisto. Ritrovi queste informazioni anche quando esporti gli asset in formato CSV.
- Aggiungi contestualmente: nella sezione trattamenti abbiamo migliorato la funzione che permette l’aggiunta contestuale dei contitolari, responsabili, rappresentanti, DPO e asset.
- Tracciato di importazione dati: se hai bisogno di importare dati da un foglio Excel, un file CSV o qualsiasi altro sistema esterno inviaci un Feedback o scrivi un email a info@utopiathesoftware.com e ti daremo tutte le informazioni di cui hai bisogno.
- Miglioramenti dell’usabilità e correzione di malfunzionamenti: abbiamo corretto alcuni bug e migliorato il livello generale di usabilità di tutte le card di inserimento dati.
Versione 2.1.2
Rilasciata il
12/12/2018
Privacy policy compatta, asset del sub-responsabile e recupero del dominio
- Recupero del dominio: oltre alla password puoi recuperare anche il tuo indirizzo di accesso ad UTOPIA. Se ad esempio non lo ricordi, basta cliccare “recupera dominio” nella schermata di login.
- Asset del sub-responsabile: maggior controllo sugli strumenti aziendali e la loro collocazione grazie alla possibilità di registrare e gestire anche gli asset usati dai sub-responsabili di un trattamento.
- Rubrica per l’inserimento veloce: anche per i responsabili del trattamento e per gli autorizzati abbiamo inserito la funzione rubrica che permette di risparmiare tempo prezioso in fase di inserimento dati.
- Privacy policy compatta: informative più concise e comprensibili nel contenuto come richiesto dal GDPR. È il nuovo formato compatto che, da oggi, si aggiunge a quello esteso senza tralasciare nessun elemento richiesto dall’art. 13 del regolamento.
- Badge di approvazione: per migliorare l’attività dell’utente collaboratore è stato aggiunto un badge sul trattamento che evidenzia e gli ricorda quali sono ancora in attesa di approvazione.
- Visualizzazione trattamenti: per ogni asset o per ogni elemento di organigramma hai la possibilità di visualizzare tutti i trattamenti collegati.
- Gestione delle misure di sicurezza: la gestione delle misure di sicurezza è più veloce, dopo averle inserite su un trattamento puoi impostarle in automatico per i trattamenti successivi.
- Accesso rapido all’app: il nuovo pulsante "Accedi", nella homepage di UTOPIA, ti permette di aprire l'applicazione direttamente dal sito.
- Campi note illimitati: puoi scrivere commenti e descrizioni più dettagliate in tutti i campi note di UTOPIA. Questi ultimi non presentano più alcun limite sul numero di caratteri da inserire.
- Modifica delle sedi: per dare maggior libertà nella gestione delle sedi ora puoi aggiungerle o eliminarle anche su un registro già creato.
Versione 2.1.1
Rilasciata il
28/11/2018
Immagine del profilo, organigramma grafico e procedure aziendali
- Download dei documenti: ora scaricare informative e lettere per gli autorizzati è immediato, basta cliccare sul pulsante ‘’scarica’’ direttamente dall’elenco, senza ulteriori passaggi.
- Immagine del profilo: da oggi tramite le impostazioni puoi personalizzare il tuo account aggiungendo, ad esempio, la tua foto profilo.
- Procedure aziendali: nelle organizzazioni abbiamo aggiunto una nuova sezione. Permette l’upload delle procedure interne adottate come ad esempio policy, linee guida e disciplinari.
- Organigramma grafico: da oggi puoi scaricare e visualizzare graficamente la struttura organizzativa dell’azienda con un click.
- Allegati privacy policy: la sezione informative si arricchisce con la possibilità di caricare allegati in qualsiasi formato per ogni singola privacy policy.
- Garanzie per trasferimento dati: per facilitare la gestione dei trasferimenti extra UE abbiamo spostato la sezione garanzie all’interno del trattamento. Per ogni paese terzo od organizzazione internazionale puoi indicare la garanzia prevista.
- Campo firma per genitori: le informative si completano con ulteriori dettagli. Puoi aggiungere il campo firma per la responsabilità genitoriale in ogni privacy policy che lo richiede.
Versione 2.1
Rilasciata il
14/11/2018
Loghi aziendali, riduzione del rischio e registro dei trattamenti semplificato
- Gestione utenti: abbiamo ampliato il raggio d’azione dell’utente di tipo collaboratore. Da oggi può navigare in modalità lettura in tutte le sezioni di UTOPIA e beneficiare, così, di una visione completa, su ogni attività.
- Semplificazione del registro: è stato semplificato il registro come responsabile del trattamento seguendo le ultime indicazioni del Garante ed eliminando campi obbligatori non richiesti dal regolamento.
- Gestione dei sub-responsabili: abbiamo dettagliato la gestione dei sub-responsabili, aggiungendo la possibilità di indicare a quale responsabile del trattamento sono subordinati.
- Ricerca testuale: è stata ottimizzata la funzione di ricerca in ogni area dell’ applicazione. Ora cliccando sul pulsante di ricerca puoi digitare subito la parola desiderata senza perdere tempo in ulteriori click.
- Nuova sezioni per gli amministratori di sistema: all’interno della pagina organizzazioni abbiamo aggiunto una nuova sezione per gli amministratori di sistema. Qui vengono indicati tutti i soggetti, suddivisi fra autorizzati e responsabili, che ricoprono tale ruolo.
- Riduzione del rischio: abbiamo aggiunto, nella sezione impatto, un nuovo criterio per l’applicazione delle misure di sicurezza. Da oggi accanto alla riduzione del valore di rischio trovi una nuova modalità di gestione delle misure basata sulla riduzione delle probabilità.
- Parere del DPO: sempre nella sezione impatto abbiamo aggiunto un importante campo testuale dove il DPO può inserire i propri pareri e commenti sulla DPIA come richiesto dall’Art. 35.
- Conservazione dei dati: abbiamo aggiunto anche la possibilità di indicare se non viene effettuata nessuna conservazione di dati personali.
- Arricchimento Dashboard: sono state inserite due ulteriori card relative alle violazioni che permettono di avere i dettagli sui data breach che sono stati notificati o al garante o agli interessati.
- Upload logo aziendale: da oggi per ogni organizzazione puoi fare l’upload del logo aziendale con la possibilità di applicarlo su tutte le stampe che effettui con UTOPIA, come il registro dei trattamenti o le privacy policy.
Versione 2.0
Rilasciata il
31/10/2018
Usabilità, misure di sicurezza, elenco attività utente ed esercizio dei diritti degli interessati
- Misure di sicurezza: per ogni trattamento è possibile, come richiesto dall’articolo 32 del GDPR, indicare le misure di sicurezza tecniche ed organizzative applicate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
- Rubrica: da oggi l’inserimento delle anagrafiche, come i responsabili del trattamento oppure i DPO, può essere effettuato cercando i dati da una rubrica globale. In questo modo risparmi tempo prezioso.
- Elenco attività utenti: abbiamo aggiunto una nuova sezione nel menù di sinistra. Tiene traccia di tutte le attività degli utenti distinguendole fra inserimenti, modifiche o cancellazioni. Per una ricerca più immediata puoi filtrarle per utente o per organizzazione.
- Accesso rapido alla sezione dell'organizzazione: da oggi è possibile accedere direttamente agli asset o all’organizzazione mentre compili il trattamento senza cambiare schermata o effettuare molti click.
- Diritti dell'interessato: da oggi hai a disposizione un nuovo campo per spiegare le modalità con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti. Le informazioni inserite vengono automaticamente riportate all’interno della privacy policy.
- Nuovi modelli di stampa: abbiamo migliorato notevolmente i modelli di stampa per gli autorizzati, responsabili e amministratori di sistema. Inoltre abbiamo migliorato anche i modelli dei registri dei trattamenti.
- Contitolari nelle informative: una volta inseriti in un trattamento, i contitolari vengono automaticamente aggiunti alle informative.
- Dati dell’organizzazione: l’accesso alle informazioni dell’organizzazione è stato ulteriormente facilitato e ora il menù di navigazione è completamente visibile senza doverti muovere verso destra o sinistra con le freccette.
- Spiegazione dei livelli di impatto: all’interno della valutazione dei trattamenti abbiamo inserito una nota esplicativa che aiuta ad interpretare i diversi livelli di impatto: basso, medio, alto, molto alto. Fondamentale per utilizzare la modalità di valutazione assistita per il calcolo del rischio.
- Pagina approvazioni: da oggi verificare le modifiche ai trattamenti è più semplice. Abbiamo inserito la possibilità di filtrarle per registro.
- Correzione di bug e miglioramento delle performance: abbiamo corretto alcuni bug e migliorato il livello generale delle performance.
Versione 1.16
Rilasciata il
17/10/2018
Calcolo del rischio sul trattamento, modelli di stampa e gestione di asset ed autorizzati
- Calcolo del rischio: per ogni trattamento puoi ottenere, con un metodo semplificato e guidato, il livello di rischio generale. Nel caso risulti elevato, UTOPIA ti invita alla redazione della DPIA, creando in automatico il registro in cui procedere alla valutazione d’impatto.
- Miglioramento dei registri: da oggi la raccolta dei dati relativi a valutazioni, informative e violazioni, è più ordinata ed intelligente. Durante il loro inserimento UTOPIA ne indica l’esatta destinazione specificando l’esistenza di un registro disponibile per quei dati, e in caso di assenza, invita a crearne uno dedicato.
- Inserimento autorizzati al trattamento: ora aggiungere gli autorizzati su un trattamento risulta più veloce. Oltre all'inserimento singolo puoi organizzare inserimenti massivi a partire da specifiche aree aziendali, in base alla struttura del tuo organigramma.
- Modelli di stampa: abbiamo ottimizzato il layout dei modelli di stampa e in particolare quello del registro dei trattamenti e delle informative privacy. Per quest’ultimo è stata aggiunta la possibilità di includere la firma per presa visione.
- Allegati nelle violazioni: da oggi la compilazione di una violazione si arricchisce con la possibilità di allegare documenti di qualsiasi tipo.
- Accesso alla documentazione: per approfondire le funzionalità di UTOPIA puoi accedere al nostro materiale di supporto direttamente dal menù di sinistra dell'applicazione.
per ogni organizzazione puoi motivare, nella Tab relativa al DPO, la scelta di non designare un responsabile della protezione dei dati.
- Raggruppamento asset: da oggi puoi raggruppare e organizzare gli asset per tipologia o in base al proprietario.
- Miglioramento layout e correzione malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti.
Versione 1.15
Rilasciata il
20/9/2018
Contitolarità del trattamento, sub-responsabili e informazioni del DPO
- Sub-responsabili: abbiamo introdotto la possibilità di gestire anche i sub-responsabili di un trattamento così come indicato dal regolamento
- Accordo di contitolarità: è possibile aggiungere alla scheda dei Contitolari l’accordo di contitolarità in modo da poterne disporre in ogni momento accedendo al proprio account.
- Contatti DPO nelle privacy policy: le informazioni di contatto del DPO come, per esempio, telefono ed email, sono ora disponibili per la stampa della privacy policy, come richiesto dal regolamento.
- Nuova impostazione di esportazione: abbiamo aggiunto la possibilità di scegliere il carattere separatore usato per esportare i documenti in formato CSV. In questo modo l'apertura con Excel risulta più semplice.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.14
Rilasciata il
11/9/2018
Scelta della base giuridica, autorizzazione dei collaboratori e documentazione
- Nuovi campi: abbiamo aggiunto nuovi campi ai trattamenti che permettono una descrizione ancor più dettagliata degli stessi. Il tutto in un’ottica di accountability.
- Base giuridica: la gestione della base giuridica è stata spostata dall'informativa alla scheda del trattamento. Ciò significa che nel momento in cui l’utente realizza un trattamento può, contestualmente, occuparsi anche di questo senza attendere di generare l’informativa privacy. Infine, tutti i dati, quelli già esistenti e quelli nuovi, verranno raccolti unicamente all'interno della scheda del trattamento.
- Conservazione: abbiamo aggiunto la possibilità di indicare per ogni categoria di dato personale, il periodo di conservazione o, in alternativa, i criteri che devono essere utilizzati per determinarlo. Questa modifica accoglie un requisito fondamentale del nuovo regolamento che richiede di esplicitare, per ogni trattamento e, per ogni categoria di dati in esso contenuta, i termini di conservazione.
- Esportazione lettere di nomina dei responsabili: abbiamo migliorato il layout di stampa del documento di nomina e il contenuto, aggiunto un nuovo modello di nomina completamente dedicato agli amministratori di sistema. La novità vale sia per le persone giuridiche che per quelle fisiche.
- Esportazione documento di autorizzazione al trattamento: anche il layout di stampa del documento di nomina è migliorato nel contenuto ed è stato aggiunto un nuovo modello completamente dedicato agli amministratori di sistema.
- Responsabile di funzione come autorizzato: è possibile aggiungere tra gli autorizzati al trattamento anche il responsabile di funzione in modo automatico senza dover censire i suoi dati manualmente. Per farlo sarà sufficiente indicare il suo codice fiscale.
- Autorizzazioni per i collaboratori: una nuova modalità di condivisione dei trattamenti è disponibile per gli utenti di tipo collaboratori. È possibile scegliere tra 3 modalità di condivisione: per organizzazione, per registro e per trattamento. Nessuna esclude l’altra e tutte insieme garantiscono massima flessibilità e controllo sulla gestione degli accessi.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine dell’app e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.13
Rilasciata il
7/8/2018
Trattamenti, esportazione registri e asset
- Nuova dashboard: la nuova dashboard mostra un quadro completo dello stato delle attività di tutte le organizzazioni esistenti e ti permette di ricercarle ed ordinarle secondo criteri diversi e modalità avanzate.
- Migliorata esportazione dei registri: l’esportazione di un registro può avvenire sia dalla lista dei registri di ogni organizzazione sia dalla pagina di dettaglio di ogni singolo registro.
- Nuovo campo processo nei trattamenti: abbiamo aggiunto il campo Processo nei trattamenti per permettere di dettagliare come determinati trattamenti vengano effettuati.
- Repository asset: da oggi è possibile censire un asset senza la necessità di riferirlo ad un trattamento, ma con il solo scopo di registrarlo in UTOPIA ed utilizzarlo in caso di eventuale bisogno. Questo tipo di asset non sarà valutato nel calcolo della % di completamento dei dati di un’organizzazione.
- Miglioramenti vari: correzione di malfunzionamenti e ottimizzazione delle performance.
Versione 1.12
Rilasciata il
25/7/2018
Dashboard e UTOPIA Privacy Score
- Nuovo filtro asset aziendali: puoi filtrare gli asset di un’organizzazione così da focalizzarti su quelli che ti interessano.
- Nuova modalità di navigazione dell’app: puoi navigare i contenuti dell’app usando le frecce avanti e indietro del browser. Con un solo click puoi accedere alle schermate dell’app (o a sue sezioni specifiche) e alle schede laterali. La navigazione diventa più semplice e fluida.
- Dashboard (BETA): la nuova dashboard mostra lo stato di completamento delle diverse attività che puoi svolgere con UTOPIA. Ti garantisce una visione generale sullo stato delle tue organizzazioni e ti permette di concentrarti sugli interventi che ritieni necessari.
- UTOPIA Privacy Score (BETA): il privacy score indica la qualità del sistema privacy e il rischio a cui è esposta l’organizzazione. È il risultato di un algoritmo che tiene conto dei seguenti fattori: completezza delle informazioni relative ai dati anagrafici dell’organizzazione, dei registri dei trattamenti e, nel caso in cui esistano delle informative, delle valutazioni d’impatto e delle violazioni.
- Miglioramenti vari: correzione di alcuni malfunzionamenti e ottimizzazione delle performance.
Versione 1.11
Rilasciata il
11/7/2018
Percentuale di completamento dei dati, asset e diritti dell'interessato
- Sistema di completamento delle attività: abbiamo introdotto un sistema di calcolo della percentuale di completamento delle attività in modo da capire, ad esempio per un trattamento, quanto lavoro devi ancora svolgere.
- Disabilita logo UTOPIA nella stampe: accedendo alla nuova sezione Impostazioni > Stampe potrai rimuovere il logo di UTOPIA da tutti i documenti prodotti dall'app.
- Asset esterni dai responsabili: da oggi è possibile mappare asset che risiedono dai responsabili di un trattamento (es.: da un service provider).
- Raggruppamento asset: per facilitare la consultazione degli asset li abbiamo raggruppati in: asset interni dell'organizzazione, asset esterni dai titolari (per i responsabili) e asset esterni dai responsabili (per i titolari).
- Seleziona diritti da includere nelle informative: puoi decidere quali diritti includere o escludere nella stampa direttamente dalla sezione Diritti della scheda di un'informativa.
- Miglioramento stampe: abbiamo migliorato il layout di alcune stampe rimuovendo da queste dati non obbligatori e non compilati aumentandone la chiarezza e la leggibilità.
- Abbiamo inoltre corretto malfunzionamenti minori e migliorato le performance dell'intero sistema.
Versione 1.10
Rilasciata il
27/6/2018
Trattamenti, modelli di registro e valutazione d'impatto
- Modello di registro dei trattamenti: per organizzazioni simili, puoi creare una registro partendo da un modello da te impostato. Da esso puoi crearne altri per le organizzazioni che desideri, risparmiando preziose ore di lavoro;
- Duplicazione dei trattamenti: puoi duplicare un intero trattamento senza dover copiare manualmente tutti i dati. Da un registro ad un altro e anche tra registri di organizzazioni differenti;
- Aggiunta automatica del DPO: quando un'organizzazione dispone di un solo DPO questo viene aggiunto automaticamente ai trattamenti, senza farlo manualmente ogni volta;
- Migliorata stampa dei registri: i dati che non compili e che non sono obbligatori non verranno inclusi nel registro. Questo lo rende più compatto e ne migliora la leggibilità;
- Classificazione delle attività economiche: i modelli di registro dei trattamenti e le organizzazioni hanno in comune il tipo di attività economica che viene utilizzata per applicare un certo modello ad una data organizzazione. Abbiamo adottato la classificazione NACE Rev. 2 (L2). Ti suggeriamo di classificare correttamente le organizzazioni per usare i modelli di registro;
- Esito sintetico DPIA: aggiunto un nuovo campo che permette di specificare l'esito di una valutazione d'impatto;
- Migliore organizzazioni dei contenuti nelle form: abbiamo migliorato il layout dei campi all'interno delle form per facilitare la consultazione e migliorare l'usabilità generale;
- Migliorata cancellazione del dominio: esercita il tuo diritto all'oblio distruggendo tutti i tuoi dati anche dai nostri backup. Per farlo accedi a Impostazioni > Distruggi dominio;
- Nuovo tipo di asset: Server virtuale;
- Abbiamo inoltre corretto malfunzionamenti minori e migliorato le performance dell'intero sistema;
Versione 1.9
Rilasciata il
13/6/2018
Cataloghi preconfigurati, limiti di conservazione e trattamenti del responsabile
- Abbiamo migliorato notevolmente le performance dell'intera piattaforma. Da oggi l'utilizzo delle interfacce è più fluido e reattivo;
- Abbiamo cambiato la gestione dei limiti di conservazione dei trattamenti. Da oggi puoi indicare alternativamente il limite esprimendolo in termini temporali o indicando il criterio di conservazione;
- Abbiamo finalmente aggiunto nuovi cataloghi preconfigurati in modo da velocizzare l'inserimento dati. Nello specifico: elementi di organigramma, finalità, tipologie dei dati personali, categorie degli interessati, categorie dei dati personali, categorie di destinatari, organizzazioni internazionali, rischi, fonti di rischio, impatti, minacce e misure di sicurezza;
- Da oggi puoi salvare le organizzazioni anche con dati parziali nel caso in cui non li avessi subito a disposizione;
- Abbiamo aggiunto una nuova tipologia di asset: i software in cloud;
- Nell'anagrafica del responsabile puoi visualizzare i trattamenti a lui riferiti senza doverli cercare ogni volta dentro i singoli trattamenti;
- Abbiamo rimosso alcuni campi obbligatori dalle schede dei referenti, dei DPO, etc in modo che tu possa aggiungerli anche se non disponi subito di tutti i dati necessari;
- Da oggi puoi aggiungere organizzazioni non soggette a PIVA;
- Abbiamo inoltre corretto vari malfunzionamenti minori;
Versione 1.8
Rilasciata il
1/6/2018
Gestione degli autorizzati e creazione delle informative privacy
- Puoi finalmente gestire gli autorizzati al trattamento (ex incaricati) creandoli uno alla volta oppure importandoli tramite file CSV (valori separati da virgola);
- Puoi inoltre creare i documenti di autorizzazione al trattamento in formato Word (.docx);
- Abbiamo apportato una modifica minore alle anagrafiche. Da oggi puoi registrare anche organizzazioni internazionali;
- Abbiamo migliorato il processo di creazione e generazione delle informative aggiungendo i riferimenti agli articoli del GDPR per ciò che riguarda l'obbligatorietà o meno del conferimento del consenso.
- Abbiamo inoltre migliorato le perfomance generali del sistema, introdotto modifiche minori che ne migliorano l'usabilità e corretto alcuni malfunzionamenti;
Versione 1.7
Rilasciata il
16/5/2018
Analisi dei data breach, revisione delle valutazioni di impatto e dati sulle approvazioni
- Puoi condurre l'analisi di una violazione dei dati e produrre la documentazione in formato Word (.docx), PDF oppure Excel (csv);
- Puoi revisionare una DPIA calcolando automaticamente la data di prossima revisione sulla base della periodicità impostata;
- Abbiamo aggiunto, nel registro dei trattamenti, la colonna titolare nel caso in cui il registro sia fatto come responsabile;
- Nelle approvazioni, in ogni trattamento, è indicato anche il registro a cui si applicano in modo da distinguere due trattamenti apparentemente identici;
- Abbiamo arricchito il catalogo di asset e aggiunto due nuove: UPS e Centralino;
- Abbiamo migliorato le prestazioni generali del sistema e introdotto modifiche minori che ne migliorano l'usabilità;
Versione 1.6
Rilasciata il
4/5/2018
Esportazione dei documenti e informazioni sulle attività del responsabile del trattamento
- Puoi esportare una valutazione d'Impatto in formato Word (.docx) e PDF. È sufficiente accedere al menù Impatto selezionare quella d'interesse e cliccare il pulsante Esporta.
- Puoi finalmente produrre informative e consensi in pochi click grazie al sistema di aggiornamento che ricorda e tiene conto, sempre, di tutte le modifiche che apporti ai trattamenti;
- Per ogni Responsabile del trattamento puoi indicare per quale attività è stato designato attraverso un campo dedicato;
- Miglioramenti generali della piattaforma e correzioni di malfunzionamenti;
Versione 1.5
Rilasciata il
20/4/2018
Arrricchita la sezione organizzazione e la gestione degli asset
- Per ogni organizzazione, da ora, puoi indicare se opera anche come responsabile o solo come titolare. Nel primo caso inserisci i titolari nella nuova sezione Titolari all'interno della sezione organizzazioni per poi associarli ai trattamenti.
- Tutte le aziende che operano anche come responsabili possono censire anche asset esterni . Gli asset esterni si trovano fisicamente dal titolare del trattamento o associati ad esso ma gestiti dal responsabile.
- Abbiamo migliorato l'esperienza d'uso e corretto alcuni malfunzionamenti.
Versione 1.4
Rilasciata il
8/3/2018
Gestione degli asset e miglioramenti dell'usabilità
- Puoi creare facilmente gruppi di asset della stessa tipologia
- Abbiamo anche aggiornato la lista dei comuni italiani recependo le più recenti modifiche
- Abbiamo migliorato l'esperienza d'uso quando esegui l'upload di un documento
Versione 1.3
Rilasciata il
22/2/2018
Miglioramento della gestione del registro dei trattamenti
- Puoi esportare i registri dei trattamenti anche in formato Word (.docx)
- Puoi personalizzarne il layout
Versione 1.2
Rilasciata il
7/2/2018
DPO, designazione del responsabile del trattamento e compatibilità con Internet Explorer
- Puoi indicare se il DPO è interno o esterno e allegare anche il contratto di servizio (in qualunque formato)
- Puoi gestire le designazioni ai responsabili del trattamento indicandone i dati, l'eventuale scadenza e allegare il documento (in qualsiasi formato)
- Puoi indicare in quale sede si trova un bene e a quale ufficio afferisce
- UTOPIA diventa compatibile con Internet Explorer 11
Versione 1.1
Rilasciata il
29/1/2018
Gestione dei collaboratori, diritto all'oblio e miglioramento delle approvazioni.
- Puoi gestire in modo centralizzato tutti i collaboratori direttamente dal menù Impostazioni
- Puoi verificare il valore di un campo di un trattamento prima della sua modifica: accedi al menù Approvazioni, clicca un trattamento e passa con il mouse sopra il campo modificato.
- Puoi esercitare il diritto all'oblio e richiedere la distruzione di tutti i tuoi dati, anche dai nostri backup (solo se sei il proprietario del dominio). Accedi al menù Impostazioni e clicca l'icona in alto a destra nella barra degli strumenti.
- Puoi censire organizzazioni con sede legale a San Marino
- Puoi aggiungere agli asset di una organizzazione il nuovo tipo: Apparati di rete
- Tutte le modifiche ai trattamenti sono tracciate. Se dimentichi di salvarle UTOPIA ti avvisa!
