Versione 5.7
Rilasciata il
23/9/2020
Dati del DPO, copia dei trattamenti e disponibilità dei dati
- Disponibilità dei dati
Abbiamo modificato il campo relativo alla disponibilità dei dati in caso di crash. Hai a disposizione un campo di testo libero dove indicare il tempo necessario affinchè i dati trattati siano di nuovo disponibili. Entra nella scheda di un trattamento e apri la sezione Conservazione.
- Copia dei trattamenti
Anche l’utente collaboratore ha la possibilità di copiare i trattamenti da un registro ad un altro, in questo modo puoi affidare ad altri utenti la compilazione dei registri e risparmiare tempo.
- Dati obbligatori sul DPO
Per un DPO esterno abbiamo rimosso l'obbligatorietà del nome e del cognome e lasciato obbligatori solo ragione sociale e PIVA, questo per allinearsi alla procedura dell’autorità garante che permette di indicare un DPO esterno anche senza nome e cognome ma con ragione sociale e PIVA.
Versione 5.6
Rilasciata il
9/9/2020
Formazione, autorizzazioni per mansione e notifiche scadenza abbonamento
- Autorizzazioni per mansione
Per facilitare la gestione delle autorizzazioni al trattamento per mansione è possibile collegare sia i trattamenti che le istruzioni al trattamento direttamente dall’elemento di organigramma di appartenenza. In questo modo risparmi tempo e ti concentri su ciò che è importante.
- Reminder scadenza abbonamento
Abbiamo inserito un sistema di invio automatico di email che ti avverte 7 e 14 giorni prima della scadenza di un abbonamento, così non devi preoccuparti e sai sempre quanto manca al rinnovo.
- Gestione dei corsi di formazione
Non poteva mancare una sezione dedicata ai corsi di formazione a tema privacy. Inserisci anche tutte le attività formative svolte indicando anche i partecipanti. Esplora la nuova sezione nella pagina dell’organizzazione.
Versione 5.5
Rilasciata il
29/7/2020
Ordinamento dei trattamenti, report del DPO in PDF e codice automatico degli asset
- Codice asset automatico
Per facilitare la gestione degli asset , al momento della creazione, viene generato un codice univoco automatico. Puoi decidere poi se personalizzarlo o utilizzare quello proposto.
- Ordinamento dei trattamenti
Ora è più semplice gestire il registro e compilare i trattamenti. Da oggi puoi ordinarli anche in base alla percentuale di completamento concentrandoti sui trattamenti ancora non completi per raggiungere il 100% e aumentare il privacy score.
- Report attività del DPO in PDF
Esporti il report delle attività del DPO anche in formato PDF. Traccia tutte le attività svolte dal responsabile della protezione dei dati, indica il periodo di tempo e scegli il formato di esportazione che preferisci.
Versione 5.4
Rilasciata il
15/7/2020
Tour guidato interattivo e personalizzazione delle informative digitali
- Nuovo tour guidato interattivo
Quando crei un nuovo dominio, hai a disposizione un nuovo tour guidato dell’applicazione che ti permette di conoscere sin da subito tutte le funzionalità di UTOPIA e ti spiega attraverso esempi come inserire i dati necessari per iniziare.
- Email automatiche personalizzabili
Quando utilizzi l’invio digitale delle informative hai la possibilità di includere anche il logo dell’organizzazione all’interno della mail di invito, in questo modo personalizzi la richiesta di presa visione rispettando l’obbligo informativo del titolare del trattamento.
Versione 5.3
Rilasciata il
1/7/2020
Nuova sezione Tutorial e personalizzazione delle notifiche
- Personalizzazione del mittente delle notifiche
Personalizza il mittente della mail che contiene le informative privacy così gli interessati riconoscono più facilmente il mittente delle comunicazioni. Vai alle Impostazioni di un'organizzazione ed entra nella scheda Notifiche.
- Nuova sezione dedicata ai tutorial
Hai a disposizione più di 50 nuovi video tutorial gratuiti disponibili direttamente nel tuo account. I video durano pochi minuti, sono ricercabili per parole chiave o argomento e sono organizzati in sezioni. Così impari più velocemente e diventi un esperto di UTOPIA.
Versione 5.2
Rilasciata il
17/6/2020
Attività del DPO, matrice di rischio e riepilogo dei consensi via mail
- Esportazione della matrice di rischio
Abbiamo inserito la matrice di rischio all’interno del report di valutazione di un trattamento. In questo modo visualizzi subito il valore di rischio e ti concentri sulle misure da applicare.
- Mail di riepilogo all’interessato
Quando i tuoi interessati prendono visione di un'informativa ricevono una mail con il riepilogo dei consensi, uno strumento utile che ti permette di rispettare al meglio l’obbligo informativo.
- Nuovo report per gli autorizzati
Abbiamo creato un nuovo report dedicato agli autorizzati, esportalo direttamente dall’organigramma e tieni sotto controllo in modo semplice tutte le persone che sono coinvolte nei trattamenti.
- Riepilogo via mail dei consensi
Indichi quali utenti riceveranno le notifiche delle preferenze degli interessati. Aggiungi i loro indirizzi email, così è più facile monitorare i consensi, soprattutto in caso di revoca.
- Modifica dei trattamenti dall’organigramma
Con questa nuova funzionalità modifichi i trattamenti direttamente dall’organigramma, in questo modo è più facile tenere aggiornato il registro.
- Gestione delle attività del DPO
Hai a disposizione una nuova funzionalità dedicata alla gestione delle attività del DPO, tieni traccia di ogni intervento effettuato dal responsabile per la protezione dei dati.
Versione 5.1
Rilasciata il
3/6/2020
Istruzioni al trattamento, report responsabili e storico delle modifiche sui registri
- Storico delle modifiche sui registri
Abbiamo inserito la scheda delle attività all’interno di ogni registro, ora accedi in modo semplice a tutto lo storico delle modifiche effettuate, ad esempio su un trattamento o su un informativa.
- Elenco dei trattamenti migliorato
Da oggi, puoi filtrare i trattamenti di ogni registro in base all’elemento di organigramma coinvolto, così puoi concentrarti in modo semplice sui soli trattamenti di tuo interesse.
- Istruzioni al trattamento centralizzate
Ora, sia nel campo istruzioni nella scheda dell’autorizzato sia in quella del trattamento, puoi collegare le procedure definite a livello organizzativo. In questo modo non dovrai più preoccuparti di riscrivere ogni volta le istruzioni.
- Report dei responsabili del trattamento
Da oggi con un click, esporti l’elenco di tutti i responsabili del trattamento per rispettare in modo ancora più semplice il principio di accountability.
- Mansioni e compiti sull’autorizzato
In linea con quanto previsto dalla normativa, per ogni persona o mansione all’interno dell’organigramma, puoi inserire anche eventuali mansioni e compiti specifici connessi al trattamento di dati personali.
- Maggiori poteri al collaboratore
Dopo innumerevoli richieste siamo felici di annunciare che con l’ultimo aggiornamento l’utente collaboratore può proporre la creazione di nuovi trattamenti, questi saranno comunque soggetti ad approvazione da parte di un amministratore. Risparmia tempo e fatti aiutare dai tuoi collaboratori.
Versione 5.0
Rilasciata il
20/5/2020
Maggiori poteri al collaboratore e revoca del consenso automatica
- Revoca del consenso automatico
Abbiamo migliorato la gestione dei diritti dell’interessato, con questo aggiornamento, se le finalità dei trattamenti che inserisci in un informativa non prevedono il consenso, allora in automatico verrà eliminato il diritto di revoca. In questo modo sei sicuro di non dimenticare nulla.
- Utente collaboratore migliorato
Da oggi anche l’utente collaboratore può utilizzare la procedura di invio delle informative e gestione dei consensi digitale, inoltre, per i soli trattamenti su cui ha visibilità, può effettuare anche la valutazione del legittimo interesse.
- Report organizzativo semplificato
Abbiamo semplificato il report dell’organizzazione, da oggi, se ad esempio non hai compilato alcune informazioni sull’asset, automaticamente verranno nascosti i campi dal documento in modo da risparmiare spazio.
Versione 4.6
Rilasciata il
6/5/2020
Codici ATECO e aggiornamento del registro dei trattamenti con MIA
- Codice ATECO nella scheda di un’organizzazione
Abbiamo inserito i codici ATECO all’interno della scheda di un’organizzazione, in questo modo riconosci facilmente l’attività di un’organizzazione e, nel caso siano disponibili, scegli in pochi click i trattamenti suggeriti per quel settore. Entra nella scheda Generali di un’organizzazione e indica il relativo codice ATECO.
- Aggiornamento dei registri tramite MIA
MIA, la tua assistente personale per la creazione dei trattamenti, continua a migliorare. Se hai più di un registro dei trattamenti, scegli dove aggiungere quelli suggeriti. Apri l’assistente e dopo aver selezionato i trattamenti scegli in quale registro aggiungerli.
Versione 4.5
Rilasciata il
22/4/2020
Allegati sui feedback, mail di alert e invii digitali con logo
- Assistente ai trattamenti
Mia, la tua assistente personale alla creazione dei trattamenti, continua a migliorare. Riconosci subito, in base al tipo di attività di un'organizzazione, dove sono disponibili i suggerimenti.
- Informative e autorizzazioni digitali con logo
Personalizza con il logo dell’organizzazione anche le pagine web. Il logo viene mostrato anche nelle pagine di accesso alle informative e alle autorizzazioni inviate digitalmente.
- Allegati sui feedback
Quando invii un feedback tramite l’applicazione, hai la possibilità di caricare fino a 3 allegati così puoi aggiungere maggiori dettagli alle tue richieste. Entrare in contatto con noi non è mai stato così facile.
- Email di alert all’utente
Con questa nuova funzione, ogni volta che un interessato modifica le sue preferenze su un’informativa digitale, l’utente riceve una mail di riepilogo. In questo modo tieni sotto controllo tutti i consensi prestati dagli interessati.
Versione 4.4
Rilasciata il
8/4/2020
Assistente sui trattamenti, salvataggio dei filtri e suggerimento delle voci di menu
- Personalizzazione dei cataloghi
Con la nuova funzione di suggerimento, le tue voci di catalogo personalizzate verranno mostrate per prime nei menu di scelta. Inoltre, se modifichi una voce, UTOPIA ti dice dove è utilizzata, così tutto è più ordinato.
- Informative consegnate digitalmente
Continua a migliorare, grazie ai numerosi feedback ricevuti, l’invio delle informative digitali e la gestione dei consensi. Con l’aggiornamento, questa modalità di consegna viene anche riportata nell’informativa.
- Benvenuta MIA, la tua assistente personale.
Scegliere i trattamenti è ancora più semplice. Crea un’organizzazione, indica il tipo di attività e MIA ti propone in automatico i trattamenti più usati in un determinato settore. Risparmia tempo e affidati a MIA, la tua nuova assistente privacy.
- Salvataggio dei filtri sui dati
Abbiamo migliorato la gestione dei filtri per aiutare il tuo lavoro. Quando usi un filtro e cambi pagina, viene salvato, così non devi preoccuparti di selezionarlo nuovamente.
Versione 4.3.1
Rilasciata il
25/3/2020
Storico delle preferenze, nuovi cataloghi e suggerimento delle mansioni
- Personalizzazione dei cataloghi
Ora hai a disposizione nuovi cataloghi per inserire le tue voci personalizzate e utilizzarle quando preferisci. Inoltre ogni volta che crei una nuova voce, come ad esempio una finalità o una categoria di interessati, questa sarà automaticamente inserita nel relativo catalogo.
- Storico delle preferenze
Da oggi per ogni informativa, hai a disposizione anche lo storico delle preferenze espresse dall’interessato, utile se ad esempio viene revocato un consenso. Abbiamo inoltre migliorato la visualizzazione delle risposte degli interessati così capisci subito in che stato è la tua richiesta.
- Più spazio per i contenuti di una DPIA
Abbiamo aumentato il limite di caratteri in tutte le voci della valutazione d’impatto, così, quando compili una DPIA, non devi preoccuparti della lunghezza dei contenuti.
- Esportazione degli asset migliorata
Da oggi quando esporti gli asset o il report organizzativo trovi anche tutti i trattamenti collegati, in questo modo hai sempre a disposizione una mappatura completa.
- Inserimento delle mansioni facilitato
Ora è più semplice scegliere una mansione di un autorizzato. Per aiutarti nella compilazione, UTOPIA ti propone in automatico quelle già presenti nell’elemento di organigramma di appartenenza.
Versione 4.3.0
Rilasciata il
11/3/2020
Informative digitali, invio multiplo delle autorizzazioni e procedure
- Procedure aziendali e autorizzazioni al trattamento
Abbiamo inserito anche le procedure aziendali come allegato delle autorizzazioni al trattamento, così invii all’autorizzato sia il documento di autorizzazione al trattamento che le procedure aziendali.
- Migliorata la scheda del responsabile
Il campo relativo al numero di P.IVA lo trovi anche all’interno della scheda di un responsabile se si tratta di una persona fisica.
- Informative digitali (BETA)
Mai più carta per l’informativa privacy che consegni agli interessati in formato digitale. Con la nuova procedura di invio e gestione dei consensi non dovrai più stampare nessun documento e rispetti tutti gli obblighi informativi in pochi click.
- Invio multiplo delle autorizzazioni digitali (BETA)
Abbiamo migliorato l’invio delle autorizzazioni al trattamento, ora le invii a tutti gli autorizzati in solo click, risparmi tempo e ti concentri su ciò che è importante.
- Data del registro dei trattamenti modificabile
Puoi modificare la data di creazione del registro dei trattamenti, molto utile nel caso in cui, ad esempio, hai importato il registro da fonti esterne.
Versione 4.2.0
Rilasciata il
26/2/2020
Autorizzazioni digitali, esportazione in PDF, personalizzazione asset e misure di sicurezza per la PA
- Semplificata la gestione degli autorizzati
Inserisci una sola volta la persona e indichi mansioni e uffici da un'unica schermata senza perdere la concentrazione. Così risparmi tempo quando registri i dati del personale.
- Misure di sicurezza per la PA
Genera il documento previsto da AgID in tema di misure di sicurezza per la Pubblica Amministrazione. Scegli le misure adottate in pochi click e indica per ognuna la modalità di implementazione.
- Autorizzazioni al trattamento digitali (BETA)
Mai più carta per le autorizzazioni al trattamento che da oggi consegni agli autorizzati in formato digitale. Con la nuova procedura di consegna e presa visione non dovrai più stampare nessun documento e rispetti tutti gli obblighi informativi in pochi click.
- Personalizzazione dei cataloghi
Anche il menù di scelta degli asset diventa personalizzabile, in questo modo hai pieno controllo sulle voci da utilizzare e inserisci tutte le tipologie di asset che preferisci.
- Esportazione dei documenti in PDF
Abbiamo aggiunto la possibilità di esportare tutti i documenti anche in formato PDF. Ogni volta che scarichi il documento seleziona il formato giusto per te scegliendo fra Microsoft Word (.docx), File separato da virgole (.csv) e PDF.
Versione 4.1
Rilasciata il
29/1/2020
Modalità concentrazione, condivisione per cartelle e miglioramento degli asset
- Condivisione dei trattamenti per cartelle
Da oggi hai a disposizione una nuova modalità di condivisione dei trattamenti per l’utente collaboratore. Scegli anche fra le cartelle create per le organizzazioni, i registri, i trattamenti e condividile con un click.
- Migliorata la sezione del responsabile
Abbiamo aggiunto sulla scheda del responsabile del trattamento anche le informazioni relative al suo DPO. In questo modo hai a disposizione i suoi dati di contatto in caso di necessità.
- Collegamento rapido degli asset sui trattamenti
Gestire gli asset coinvolti nei trattamenti ora è più veloce: scegli tutti i trattamenti con un click direttamente dalla scheda di un asset senza doverli aprire uno ad uno.
- Nuova modalità concentrazione
Abbiamo realizzato una nuova modalità di lavoro che permette di essere più efficienti e veloci. Attiva la modalità concentrazione e tutti i dati saranno filtrati in base all’organizzazione selezionata anche quando cambi pagina.
Versione 4.0.0
Rilasciata il
15/1/2020
Comunicazione delle violazioni, template di stampa specifici e copia delle pre-valutazioni
- Copia della pre-valutazione
Da oggi copi i dati di una pre-valutazione da un trattamento ad un altro. Grazie a questa funzione risparmi tempo e ti concentri solo su ciò che è importante.
- Comunicazione dei data breach
La comunicazione delle violazioni si semplifica, da oggi il documento della violazione contiene tutte le informazioni previste dal modello del garante. In questo modo la comunichi all’autorità di controllo senza ulteriori passaggi.
- Migliorata la sezione dei titolari
Da oggi hai un maggior controllo sugli strumenti coinvolti nei trattamenti, accedi agli asset di un titolare direttamente dalla sua scheda.
- Personalizzazione documenti per singola organizzazione
La personalizzazione dei modelli di stampa si arricchisce e diventa specifica per singola organizzazione. Per ognuna hai a disposizione tutti i modelli di documento a cui apportare le modifiche che preferisci.
- Nuovi campi disponibili per i modelli di registro
Ora hai a disposizione i campi “Note” e “Processo” all’interno dei modelli di trattamento. In questo modo non dovrai inserirli nuovamente ogni volta che utilizzi questa funzione.
Versione 3.9.9
Rilasciata il
18/12/2019
Duplicazione delle organizzazioni, esportazione della LIA e della singola violazione
- Esporta una singola violazione
Da oggi con questa nuova funzionalità esporti anche una singola violazione. Basta entrare nella sezione Violazioni, selezionarla dall’elenco e cliccare il pulsante Esporta.
- Duplica i dati di un’organizzazione
Ora hai la possibilità di duplicare tutti i dati di un’organizzazione scegliendo cosa copiare tra uffici, asset, responsabili, trattamenti, informative e molto altro. Con questa funzione risparmi tempo e ti concentri solo su ciò che è importante.
- Esporta la valutazione del legittimo interesse
Da oggi esporti, personalizzi e stampi anche la procedura di valutazione del legittimo interesse. È sufficiente accedere ad un trattamento, selezionare quella d'interesse nella sezione LIA e cliccare il pulsante download.
- Ordina i trattamenti in base al livello di rischio
Abbiamo inserito un nuovo criterio che ti permette di ordinare i trattamenti in base al livello di rischio. Riduci il rischio dei trattamenti e aumenta il tuo privacy score.
- Scelta multipla delle operazioni sui dati
Ora indichi con un click tutte le operazioni sui dati effettuate da ogni elemento di organigramma, risparmia tempo e scegli l’opzione “tutte” quando necessario.
Versione 3.9.8
Rilasciata il
20/11/2019
Date sui trattamenti, anteprima dei modelli e cerca per P.IVA
- Visualizza l’anteprima dei modelli di documento personalizzati
Ora, nella scheda delle impostazioni di stampa, visualizzi le anteprime dei modelli di documento che hai personalizzato. Utilizza la funzione di personalizzazione e rendi unici i modelli di documenti privacy.
- Data di creazione e modifica sul trattamento
Abbiamo inserito nella scheda del trattamento due nuovi campi che mostrano la data di creazione e di ultima modifica. Utile per monitorare la gestione e l’aggiornamento di tutti i tuoi trattamenti.
- Migliorata la funzione di ricerca delle figure esterne
Da oggi hai la possibilità di cercare tutti i responsabili, i titolari e i contitolari che hai inserito nel tuo dominio tramite partita iva. In questo modo utilizzi i dati già inseriti e riduci i tempi di compilazione.
- Copia i dati di una valutazione di impatto
Ora puoi importare i dati di una valutazione d’impatto da un’organizzazione ad un’altra senza preoccuparti dei trattamenti collegati. Sfrutta tutti i dati già inseriti in una DPIA e collegala ai trattamenti che la richiedono.
Versione 3.9.7
Rilasciata il
6/11/2019
Tutele al trasferimento, livello di rischio e codice di revisione
- Indica quando un informativa non è necessaria
Abbiamo inserito un nuovo campo sul trattamento che ti permette di specificare quando un informativa non è necessaria in base ai criteri di esonero previsti dagli artt. 13 e 14 del GDPR.
- Inserisci le istruzioni al trattamento
Ora hai a disposizione un campo di testo libero nella scheda del trattamento in cui inserire le istruzioni che verranno riportate nei documenti di autorizzazione come richiesto dal regolamento.
- Riduci il livello di rischio applicando le misure di sicurezza
Da oggi puoi indicare, per ogni trattamento, il valore del rischio ridotto a seguito dell’implementazione delle misure di sicurezza. Aumenta il privacy score di un’organizzazione e ottieni il punteggio massimo.
- Traccia le modifiche al registro grazie al codice di revisione
Ogni registro dispone da oggi di un codice di revisione che si aggiorna automaticamente quando modifichi un trattamento. Puoi anche personalizzarlo a seconda delle tue esigenze così sai sempre qual’è la versione più recente del registro dei trattamenti.
- Organizza i registri dei trattamenti in cartelle
Organizza l’elenco dei registri dei trattamenti in cartelle personalizzabili. Ideale per tutti quei registri che possiedono caratteristiche comuni.
- Indica le tutele al trasferimento di dati personali extra UE
Fatti aiutare dalla procedura guidata per la gestione delle tutele sul trasferimento di dati personali fuori dall’Unione Europea. Scegli fra decisioni di adeguatezza, garanzie adeguate o le deroghe previste dall’art.49 del GDPR.
- Semplifica la gestione dei titolari nel registro come responsabile
Come previsto dalla semplificazione del garante ora hai la possibilità di indicare all’interno dei trattamenti svolti come responsabile dove si trova la lista dei titolari, senza doverli inserire uno ad uno.
Versione 3.9.6
Rilasciata il
23/10/2019
Istruzioni al trattamento, modalità obiettivo ed esportazione dei trattamenti
- Esporta i trattamenti partendo da un elemento di organigramma
Ora esporti i trattamenti partendo da uno specifico elemento di organigramma. Seleziona una funzione aziendale e scegli se includere anche i trattamenti degli elementi di grado superiore o inferiore.
- Scopri il significato delle operazioni effettuate sui dati
Da oggi all’interno della scheda del trattamento hai a disposizione nuovi suggerimenti che spiegano il significato di ogni singola operazione effettuata sui dati personali.
- Raggiungi il 100% sui trattamenti con la modalità obiettivo
In ogni sezione della scheda del trattamento abbiamo inserito un indicatore che ti aiuta a capire quali dati mancano per completare il trattamento e raggiungere il 100% di completamento.
- Specifica le istruzioni al trattamento per i responsabili e gli autorizzati
Da oggi hai a disposizione un campo di testo libero per specificare le istruzioni al trattamento. Lo trovi sia nella scheda degli autorizzati che in quella dei responsabili. In questo modo, le istruzioni al trattamento, appariranno anche nei relativi documenti di autorizzazione e designazione.
Versione 3.9.5
Rilasciata il
10/10/2019
Archiviazione del responsabile, esportazione di assessment e valutazione del trattamento.
- Esporta la procedura di assessment e la valutazione del trattamento
Da oggi esporti, personalizzi e stampi anche la procedura di assessment di un’organizzazione e la valutazione del trattamento.
- Archivia un responsabile del trattamento
Ora puoi archiviare un responsabile del trattamento e il sub-responsabile collegato. Attraverso la funzione di archiviazione lo elimini dai trattamenti e ne mantieni lo storico.
- Stampa della singola valutazione di impatto
Non dovrai più scaricare l’intero registro delle valutazioni di impatto. D’ora in avanti selezioni ed esporti solo quelle che ti interessano.
- Aggiungi rapidamente il responsabile sui trattamenti
Gestire i trattamenti di un responsabile ora è più veloce: puoi collegarlo in maniera semplice ai trattamenti che lo coinvolgono direttamente dalla sua scheda.
Versione 3.9.4
Rilasciata il
25/9/2019
Unica modalità di esercizio dei diritti e selezioni multiple su autorizzati
- Scelta facilitata delle persone autorizzate: nella scheda del trattamento abbiamo aggiunto in riferimento agli autorizzati la possibilità di scegliere “tutti quelli degli elementi di organigramma selezionati” così in un solo clic autorizzi le persone degli elementi indicati senza doverle scegliere una ad una.
- Modalità di esercizio dei diritti unificata: è possibile indicare un’unica modalità di esercizio per i diritti dell’interessato previsti dal trattamento, in questo modo non dovrai più inserire, per ogni diritto, la modalità.
- Violazione che non causa danni: è stata aggiunta l’opzione “nessun danno causato” nella compilazione della procedura di violazione, utilizzala quando l’interessato non ha subito conseguenze.
- Scegli i dati personali obbligatori con un clic: non dovrai più selezionare singolarmente le tipologie di dati personali obbligatorie dell’informativa perché puoi inserirle tutte con un clic.
Versione 3.9.3
Rilasciata il
11/9/2019
Identificativo sui trattamenti, inviti agli utenti e gestione semplificata dei titolari
- Semplifica la gestione dei titolari: ora puoi indicare dove si trova la lista dei titolari del trattamento, senza doverli elencare uno ad uno, come previsto dalle linee guida del garante sulla semplificazione del registro come responsabile del trattamento.
- Monitora le attività sugli autorizzati: da oggi la sezione attività si integra mostrando anche tutte le operazioni effettuate dagli utenti sugli autorizzati al trattamento.
- Identifica i trattamenti: da oggi ogni trattamento è identificato da un codice univoco così puoi riconoscerlo più facilmente anche quando esporti il registro.
- Invita nuovamente gli utenti: per aiutarti nella gestione dei tuoi utenti da oggi puoi invitare nuovamente tutti coloro che non hanno ancora creato il proprio account.
Versione 3.9.2
Rilasciata il
9/8/2019
Cartelle dei contitolari, copia di LIA e Assessment
- Organizza i contitolari in cartelle: raggruppa i contitolari in cartelle, collegale ai rispettivi trattamenti e utilizzale in qualsiasi registro. D’ora in poi non sarà più necessario aggiornare di volta in volta tutti i trattamenti a cui sono collegati.
- Copia della LIA: dopo aver introdotto la LIA, abbiamo pensato di aiutarti a ridurre i tempi quando devi effettuare una nuova valutazione del legittimo interesse in riferimento ad una finalità simile ad una già esistente. Puoi copiare una LIA, anche da un altro trattamento, per applicarla ad uno nuovo.
- Copia dell'assessment: dato che le risposte ai differenti test di autovalutazione potrebbero risultare simili o identiche tra loro, puoi copiare gli assessment da e in diverse organizzazioni. Risparmia tempo e stabilisci il livello di maturità del tuo programma privacy.
- Trattamenti in contitolarità: da oggi, si è deciso di aggiungere alla scheda dei contitolari una sezione che elenca i trattamenti a lui collegati. Avrai la possibilità, come in altri casi, di vedere in quanti e quali trattamenti sono coinvolti i singoli contitolari, semplicemente entrando nella loro scheda.
Versione 3.9.1
Rilasciata il
25/7/2019
Assessment e LIA, la valutazione del legittimo interesse.
- Esegui l’assessment e scopri il livello di maturità del programma privacy: grazie a questo test effettui un’analisi completa per ogni ambito aziendale. Puoi usare gli indicatori che abbiamo preparato per te oppure aggiungerne di nuovi. Visualizza i punteggi ottenuti in formato grafico e disponi di un elenco di tutte le valutazioni effettuate nel tempo.
- Valuta il legittimo interesse e utilizzalo come base giuridica: abbiamo preparato per te una lista di domande che ti aiutano a capire se puoi utilizzare il legittimo interesse per i tuoi trattamenti. Un test semplice, intuitivo e veloce, basato sulle indicazioni del garante inglese. Effettualo ogni volta che vuoi usare il legittimo interesse come base giuridica in un trattamento.
Versione 3.9
Rilasciata il
10/7/2019
Titolari autonomi, operazioni sui dati e garanzie per il trasferimento extra UE
- Operazioni sui dati: da oggi inserire le operazioni sui dati di un trattamento è ancora più semplice. Risparmi tempo selezionandole tutte con un click senza sceglierle una ad una.
- Trasferimento extra UE: con questa nuova funzionalità aggiungi più garanzie per uno stesso trasferimento, scegli fra quelle presenti e rendi lecito il trasferimento dei dati personali fuori dall’Unione europea.
- Traccia gli altri titolari: ora tieni traccia anche di tutti i destinatari che a seguito del trasferimento dei dati assumono il ruolo di titolare per nuovi trattamenti. Aumenta le informazioni del tuo registro integrandolo con nuovi dettagli.
Versione 3.8
Rilasciata il
27/6/2019
Modifica dei template e download multiplo dei documenti e nuova schermata autorizzati
- Personalizzazione modelli: personalizza tutti i modelli di documento disponibili, dal report dell’organizzazione, al registro dei trattamenti fino al registro delle violazioni. Puoi cambiare i font, modificare l’impaginazione del documenti, sceglierne i colori e tanto altro. Usa i segnaposto per inserire dinamicamente i dati in qualsiasi documento che desideri esportare.
- Download multiplo dei documenti: ora puoi esportare con un solo click i documenti di cui hai bisogno, anche più di uno alla volta. Basta selezionarli e cliccare il pulsante di download. Semplice no?
- Collegamento tra le organizzazioni: da oggi puoi aggiungere un responsabile del trattamento, un titolare o un contitolare a partire dalla lista delle organizzazioni presenti nel tuo account. Risparmi tempo e hai i dati sempre aggiornati.
Versione 3.7
Rilasciata il
28/5/2019
Misure di sicurezza, esportazione dei trattamenti e nuove informazioni sul titolare
- Esportazione del singolo trattamento: con questa nuova funzionalità esporti anche un singolo trattamento. Basta selezionarlo dall’elenco e cliccare il pulsante download!
- Periodo di conservazione unificato: grazie a questa pratica funzione applichi lo stesso periodo di conservazione alle diverse categorie di dati personali all’interno dello stesso trattamento, velocizzando e semplificando il tuo lavoro quotidiano.
- Nuova sezione allegati per l’organizzazione: nella nuova sezione allegati archivi qualunque tipo di documento, in questo modo hai sempre a disposizione tutta la documentazione legata alla protezione dei dati personali in azienda
- Misure di sicurezza predefinite: grazie a questa funzione stabilisci le misure di sicurezza predefinite per l’intera organizzazione e le assegni automaticamente a tutti i trattamenti, anche a quelli che già presenti.
- DPO e allegati del titolare: quando gestisci trattamenti come responsabile, indica anche i dati di contatto del DPO, annota tempo e indirizzo di notifica delle violazioni e allega qualsiasi tipo di documento.
- Nuovo metodo di pagamento: Sepa Direct Debit (SDD): inserito anche l’addebito diretto su conto corrente (Sepa Direct Debit) che si aggiunge al pagamento tramite carta di credito. Scegli il metodo che preferisci in base alle tue esigenze.
Versione 3.6
Rilasciata il
15/5/2019
Cartelle nei trattamenti, copia delle procedure e collegamento automatico degli asset
- Aggiunta rapida dei trattamenti sugli autorizzati: gestire i trattamenti di un autorizzato ora è semplicissimo: puoi collegarlo in maniera automatica ai trattamenti che lo coinvolgono direttamente dall’organigramma e senza cambiare schermata.
- Ampliata la gestione dei sub-responsabili: gestisci i profili degli ulteriori responsabili del trattamento anche all’interno dei trattamenti effettuati come responsabile.
- Nuova organizzazione dei trattamenti: con una intuitiva gestione per cartelle, ora raggruppi i trattamenti in maniera pratica e funzionale. Con questa nuova funzione crei cartelle personalizzate e organizzi i trattamenti come ritieni più comodo.
- Copia le procedure di un’organizzazione: copia con semplicità anche le procedure da un’organizzazione ad un’altra. Grazie a questa funzione risparmi tempo e ti concentri solo su ciò che è importante.
- Associazione automatica tra asset e trattamenti: associa un asset in automatico a tutti i trattamenti effettuati, come titolare o responsabile. Con un semplice click colleghi l’asset senza indicarlo singolarmente in ogni trattamento.
Versione 3.5
Rilasciata il
17/4/2019
Procedure interne, misure di sicurezza nei modelli di trattamento e basi giuridiche multiple
- Collega le procedure a tutta l’organizzazione: associa una procedura interna a tutti gli elementi dell’organigramma con un solo click. Grazie alla funzione “Tutti (anche quelli futuri)” non devi più preoccuparti se aggiungi nuovi elementi. UTOPIA li collega automaticamente alla procedura senza che tu debba fare nulla.
- Aggiungi più basi giuridiche ad una specifica finalità: ora una singola finalità può essere collegata a diverse basi giuridiche. Il titolare del trattamento ha ancora più libertà di scelta.
- Le misure di sicurezza nei modelli di trattamento: aumentano le informazioni che puoi raccogliere in un modello di trattamento. Da oggi puoi aggiungere anche le misure di sicurezza così non devi ripeterle ogni volta per ogni trattamento.
- Collega i trattamenti a tutti gli elementi di organigramma: associa tutti gli elementi dell’organigramma ad uno specifico trattamento con un solo click. Utile nelle realtà dove i trattamenti coinvolgono l’intera organizzazione.
Versione 3.4
Rilasciata il
3/4/2019
Copia dei DPIA, gestione delle organizzazioni in cartelle e eliminazione semplificata
- Copia le valutazioni d’impatto da un registro a un altro: copia uno o più valutazioni d’impatto da un registro ad un’altro. Risparmia tempo e concentrati solo su ciò che è importante.
- Raggruppa le organizzazioni in cartelle: semplifica le gestione delle organizzazioni raggruppandole in cartelle personalizzate, scegli il nome che preferisci e aggiungi una od più organizzazioni, perfetto per i gruppi aziendali o organizzazioni che hanno caratteristiche comuni.
- Eliminazione delle organizzazioni semplificata: abbiamo reso più semplice la cancellazione di un’organizzazione, se sono presenti registri o altre informazioni collegate sarà UTOPIA a cancellare il resto.
- Aggiunta automatica del DPO sui trattamenti: da oggi il collegamento fra DPO e trattamenti è immediato, se è presente all’interno di un’organizzazione verrà aggiunto in automatico ad ogni trattamento, sia per quelli effettuati come titolare che per quelli come responsabile.
Versione 3.3
Rilasciata il
20/3/2019
Copia multipla di trattamenti e asset, titolari organizzati in cartelle e nuove autorizzazioni per l'utente base
- Copia i trattamenti da un registro a un altro: copia uno o più trattamenti da un registro ad un’altro. Risparmia tempo e concentrati solo su ciò che è importante.
- Lettere di autorizzazione per mansione: esporta la lettera di autorizzazione al trattamento dei dati personali anche per mansione. Consegnala alla persona, falla firmare e archiviala.
- Organizza i titolari in cartelle: come responsabile del trattamento raggruppa i titolari in cartelle e collegale ai trattamenti invece che selezionarli uno ad uno. Così non devi ricordarti di aggiornarli di volta in volta tutti i trattamenti a cui sono collegati.
- Nuove autorizzazioni per l’utente base: stabilisci, quali sezioni dell’organizzazione, l’utente base può modificare. Ad esempio puoi abilitare la modifica delle Procedure ma non degli Asset, dei Responsabili ma non dell’Organigramma.
- Copia gli asset da un’organizzazione ad un’altra: copia gli asset da un’organizzazione all’altra. Risparmia tempo e concentrati solo su ciò che è importante.
Versione 3.2
Rilasciata il
6/3/2019
Report completo dell'organizzazione, ricercale testuale degli utenti ed esportazione procedure
- Report dell'organizzazione: per ogni organizzazione puoi esportare un report, in formato Microsoft Word (.docx), che raccoglie e mostra tutte le informazioni che la riguardano.
- Asset opzionali: per facilitare e velocizzare la compilazione di un trattamento non è più necessario aggiungere anche eventuali asset.
- Ricerca testuale utenti: per trovare più facilmente gli utenti a cui hai dato accesso al tuo dominio puoi cercarli per nome, cognome o indirizzo email.
- Esportazione procedure: quando esporti un registro dei trattamenti, per ogni trattamento contenuto al suo interno trovi anche tutte le procedure collegate.
- Basi giuridiche ampliate: puoi indicare con maggior precisione le basi giuridiche per i trattamenti di categorie particolari di dati selezionando anche le deroghe dell’art. 9 GDPR.
Versione 3.1
Rilasciata il
19/2/2019
Privacy Chart, tour guidato e pagina di login personalizzata
- Privacy Chart (BETA): visualizza i dati inseriti in UTOPIA attraverso un elegante grafico a tutto schermo. Per utilizzare questa funzione accedi alla sezione Generali di un’organizzazione e clicca sulla nuova icona vicino alla percentuale di completamento.
- Tour guidato dell'applicazione: abbiamo introdotto un tour che mostra al primo accesso le funzionalità e gli strumenti che UTOPIA mette a tua disposizione. Puoi sempre rivederlo accedendo a Impostazioni > Account > Mostra tour guidato.
- Pagina di accesso personalizzata: puoi caricare il logo della tua azienda e mostrarlo in fase di login a tutti gli utenti del tuo dominio. Accedi al menù Impostazioni > Account e carica l’immagine nella card dedicata.
- Organigramma con procedure: per ogni elemento di organigramma ti vengono mostrate anche tutte le procedure collegate. Per visualizzarle accedi al menù Organizzazioni > Organigramma ed entra su un singolo elemento.
- Raggruppamento utenti: per ottimizzare il tuo lavoro abbiamo riorganizzato la sezione utenti distinguendo quelli di dominio fra utenti base e amministratori.
- Dettagli su tutte le basi giuridiche: abbiamo migliorato ulteriormente la scelta delle basi giuridiche sui trattamenti. Per ognuna puoi specificare il contenuto attraverso un campo di testo libero.
Versione 3.0
Rilasciata il
6/2/2019
Procedure potenziate, operazioni sui dati personali e promemoria aggiornamento
- Lista utenti in ordine alfabetico: abbiamo riorganizzato l’elenco per agevolare il tuo lavoro e velocizzare la ricerca di collaboratori e utenti di dominio.
- Base giuridica più dettagliata: quando selezioni l'obbligo di legge come base giuridica di un trattamento, puoi specificare anche il riferimento normativo grazie a un nuovo campo dedicato.
- Nuovo campo nelle procedure: abbiamo aggiunto il campo Tipologia per aiutarti a organizzare e catalogare meglio le procedure. Puoi compilarlo usando delle voci predefinite oppure creandone di nuove secondo le tue esigenze.
- Promemoria aggiornamento: miglioriamo UTOPIA costantemente per darti un software che sia all’altezza delle tue aspettative. Prima di rilasciare un nuovo aggiornamento sarai avvisato così potrai organizzare meglio il tuo lavoro.
- Collega le procedure all’organigramma: per aumentare il livello di accountability della tua organizzazione puoi indicare quali elementi di organigramma sono coinvolti in determinate procedure.
- Indica le operazioni effettuate sui dati: abbiamo aggiunto la possibilità di specificare tutte le operazioni svolte sui dati personali da ogni elemento di organigramma coinvolto in un trattamento.
- Alert approvazioni: per velocizzare il processo delle approvazioni, una mail automatica segnalerà le modifiche dei collaboratori in attesa di approvazione.
Versione 2.1.3
Rilasciata il
24/1/2019
Gestione trattamenti e asset potenziata, importazione dei dati e fattura elettronica
- Fattura Elettronica: per rispettare i nuovi obblighi di fatturazione abbiamo aggiunto due nuovi campi nella sezione abbonamento dove inserire indirizzo pec e codice destinatario.
- Migliorata la sezione dei responsabili: accedi agli asset di un responsabile direttamente dalla sua card.
- Nuove informazioni disponibili negli asset: abbiamo aggiunto i campi marca, modello e anno di acquisto. Ritrovi queste informazioni anche quando esporti gli asset in formato CSV.
- Aggiungi contestualmente: nella sezione trattamenti abbiamo migliorato la funzione che permette l’aggiunta contestuale dei contitolari, responsabili, rappresentanti, DPO e asset.
- Tracciato di importazione dati: se hai bisogno di importare dati da un foglio Excel, un file CSV o qualsiasi altro sistema esterno inviaci un Feedback o scrivi un email a info@utopiathesoftware.com e ti daremo tutte le informazioni di cui hai bisogno.
- Miglioramenti dell’usabilità e correzione di malfunzionamenti: abbiamo corretto alcuni bug e migliorato il livello generale di usabilità di tutte le card di inserimento dati.
Versione 2.1.2
Rilasciata il
12/12/2018
Privacy policy compatta, asset del sub-responsabile e recupero del dominio
- Recupero del dominio: oltre alla password puoi recuperare anche il tuo indirizzo di accesso ad UTOPIA. Se ad esempio non lo ricordi, basta cliccare “recupera dominio” nella schermata di login.
- Asset del sub-responsabile: maggior controllo sugli strumenti aziendali e la loro collocazione grazie alla possibilità di registrare e gestire anche gli asset usati dai sub-responsabili di un trattamento.
- Rubrica per l’inserimento veloce: anche per i responsabili del trattamento e per gli autorizzati abbiamo inserito la funzione rubrica che permette di risparmiare tempo prezioso in fase di inserimento dati.
- Privacy policy compatta: informative più concise e comprensibili nel contenuto come richiesto dal GDPR. È il nuovo formato compatto che, da oggi, si aggiunge a quello esteso senza tralasciare nessun elemento richiesto dall’art. 13 del regolamento.
- Badge di approvazione: per migliorare l’attività dell’utente collaboratore è stato aggiunto un badge sul trattamento che evidenzia e gli ricorda quali sono ancora in attesa di approvazione.
- Visualizzazione trattamenti: per ogni asset o per ogni elemento di organigramma hai la possibilità di visualizzare tutti i trattamenti collegati.
- Gestione delle misure di sicurezza: la gestione delle misure di sicurezza è più veloce, dopo averle inserite su un trattamento puoi impostarle in automatico per i trattamenti successivi.
- Accesso rapido all’app: il nuovo pulsante "Accedi", nella homepage di UTOPIA, ti permette di aprire l'applicazione direttamente dal sito.
- Campi note illimitati: puoi scrivere commenti e descrizioni più dettagliate in tutti i campi note di UTOPIA. Questi ultimi non presentano più alcun limite sul numero di caratteri da inserire.
- Modifica delle sedi: per dare maggior libertà nella gestione delle sedi ora puoi aggiungerle o eliminarle anche su un registro già creato.
Versione 2.1.1
Rilasciata il
28/11/2018
Immagine del profilo, organigramma grafico e procedure aziendali
- Download dei documenti: ora scaricare informative e lettere per gli autorizzati è immediato, basta cliccare sul pulsante ‘’scarica’’ direttamente dall’elenco, senza ulteriori passaggi.
- Immagine del profilo: da oggi tramite le impostazioni puoi personalizzare il tuo account aggiungendo, ad esempio, la tua foto profilo.
- Procedure aziendali: nelle organizzazioni abbiamo aggiunto una nuova sezione. Permette l’upload delle procedure interne adottate come ad esempio policy, linee guida e disciplinari.
- Organigramma grafico: da oggi puoi scaricare e visualizzare graficamente la struttura organizzativa dell’azienda con un click.
- Allegati privacy policy: la sezione informative si arricchisce con la possibilità di caricare allegati in qualsiasi formato per ogni singola privacy policy.
- Garanzie per trasferimento dati: per facilitare la gestione dei trasferimenti extra UE abbiamo spostato la sezione garanzie all’interno del trattamento. Per ogni paese terzo od organizzazione internazionale puoi indicare la garanzia prevista.
- Campo firma per genitori: le informative si completano con ulteriori dettagli. Puoi aggiungere il campo firma per la responsabilità genitoriale in ogni privacy policy che lo richiede.
Versione 2.1
Rilasciata il
14/11/2018
Loghi aziendali, riduzione del rischio e registro dei trattamenti semplificato
- Gestione utenti: abbiamo ampliato il raggio d’azione dell’utente di tipo collaboratore. Da oggi può navigare in modalità lettura in tutte le sezioni di UTOPIA e beneficiare, così, di una visione completa, su ogni attività.
- Semplificazione del registro: è stato semplificato il registro come responsabile del trattamento seguendo le ultime indicazioni del Garante ed eliminando campi obbligatori non richiesti dal regolamento.
- Gestione dei sub-responsabili: abbiamo dettagliato la gestione dei sub-responsabili, aggiungendo la possibilità di indicare a quale responsabile del trattamento sono subordinati.
- Ricerca testuale: è stata ottimizzata la funzione di ricerca in ogni area dell’ applicazione. Ora cliccando sul pulsante di ricerca puoi digitare subito la parola desiderata senza perdere tempo in ulteriori click.
- Nuova sezioni per gli amministratori di sistema: all’interno della pagina organizzazioni abbiamo aggiunto una nuova sezione per gli amministratori di sistema. Qui vengono indicati tutti i soggetti, suddivisi fra autorizzati e responsabili, che ricoprono tale ruolo.
- Riduzione del rischio: abbiamo aggiunto, nella sezione impatto, un nuovo criterio per l’applicazione delle misure di sicurezza. Da oggi accanto alla riduzione del valore di rischio trovi una nuova modalità di gestione delle misure basata sulla riduzione delle probabilità.
- Parere del DPO: sempre nella sezione impatto abbiamo aggiunto un importante campo testuale dove il DPO può inserire i propri pareri e commenti sulla DPIA come richiesto dall’Art. 35.
- Conservazione dei dati: abbiamo aggiunto anche la possibilità di indicare se non viene effettuata nessuna conservazione di dati personali.
- Arricchimento Dashboard: sono state inserite due ulteriori card relative alle violazioni che permettono di avere i dettagli sui data breach che sono stati notificati o al garante o agli interessati.
- Upload logo aziendale: da oggi per ogni organizzazione puoi fare l’upload del logo aziendale con la possibilità di applicarlo su tutte le stampe che effettui con UTOPIA, come il registro dei trattamenti o le privacy policy.
Versione 2.0
Rilasciata il
31/10/2018
Usabilità, misure di sicurezza, elenco attività utente ed esercizio dei diritti degli interessati
- Misure di sicurezza: per ogni trattamento è possibile, come richiesto dall’articolo 32 del GDPR, indicare le misure di sicurezza tecniche ed organizzative applicate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
- Rubrica: da oggi l’inserimento delle anagrafiche, come i responsabili del trattamento oppure i DPO, può essere effettuato cercando i dati da una rubrica globale. In questo modo risparmi tempo prezioso.
- Elenco attività utenti: abbiamo aggiunto una nuova sezione nel menù di sinistra. Tiene traccia di tutte le attività degli utenti distinguendole fra inserimenti, modifiche o cancellazioni. Per una ricerca più immediata puoi filtrarle per utente o per organizzazione.
- Accesso rapido alla sezione dell'organizzazione: da oggi è possibile accedere direttamente agli asset o all’organizzazione mentre compili il trattamento senza cambiare schermata o effettuare molti click.
- Diritti dell'interessato: da oggi hai a disposizione un nuovo campo per spiegare le modalità con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti. Le informazioni inserite vengono automaticamente riportate all’interno della privacy policy.
- Nuovi modelli di stampa: abbiamo migliorato notevolmente i modelli di stampa per gli autorizzati, responsabili e amministratori di sistema. Inoltre abbiamo migliorato anche i modelli dei registri dei trattamenti.
- Contitolari nelle informative: una volta inseriti in un trattamento, i contitolari vengono automaticamente aggiunti alle informative.
- Dati dell’organizzazione: l’accesso alle informazioni dell’organizzazione è stato ulteriormente facilitato e ora il menù di navigazione è completamente visibile senza doverti muovere verso destra o sinistra con le freccette.
- Spiegazione dei livelli di impatto: all’interno della valutazione dei trattamenti abbiamo inserito una nota esplicativa che aiuta ad interpretare i diversi livelli di impatto: basso, medio, alto, molto alto. Fondamentale per utilizzare la modalità di valutazione assistita per il calcolo del rischio.
- Pagina approvazioni: da oggi verificare le modifiche ai trattamenti è più semplice. Abbiamo inserito la possibilità di filtrarle per registro.
- Correzione di bug e miglioramento delle performance: abbiamo corretto alcuni bug e migliorato il livello generale delle performance.
Versione 1.16
Rilasciata il
17/10/2018
Calcolo del rischio sul trattamento, modelli di stampa e gestione di asset ed autorizzati
- Calcolo del rischio: per ogni trattamento puoi ottenere, con un metodo semplificato e guidato, il livello di rischio generale. Nel caso risulti elevato, UTOPIA ti invita alla redazione della DPIA, creando in automatico il registro in cui procedere alla valutazione d’impatto.
- Miglioramento dei registri: da oggi la raccolta dei dati relativi a valutazioni, informative e violazioni, è più ordinata ed intelligente. Durante il loro inserimento UTOPIA ne indica l’esatta destinazione specificando l’esistenza di un registro disponibile per quei dati, e in caso di assenza, invita a crearne uno dedicato.
- Inserimento autorizzati al trattamento: ora aggiungere gli autorizzati su un trattamento risulta più veloce. Oltre all'inserimento singolo puoi organizzare inserimenti massivi a partire da specifiche aree aziendali, in base alla struttura del tuo organigramma.
- Modelli di stampa: abbiamo ottimizzato il layout dei modelli di stampa e in particolare quello del registro dei trattamenti e delle informative privacy. Per quest’ultimo è stata aggiunta la possibilità di includere la firma per presa visione.
- Allegati nelle violazioni: da oggi la compilazione di una violazione si arricchisce con la possibilità di allegare documenti di qualsiasi tipo.
- Accesso alla documentazione: per approfondire le funzionalità di UTOPIA puoi accedere al nostro materiale di supporto direttamente dal menù di sinistra dell'applicazione.
per ogni organizzazione puoi motivare, nella Tab relativa al DPO, la scelta di non designare un responsabile della protezione dei dati.
- Raggruppamento asset: da oggi puoi raggruppare e organizzare gli asset per tipologia o in base al proprietario.
- Miglioramento layout e correzione malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti.
Versione 1.15
Rilasciata il
20/9/2018
Contitolarità del trattamento, sub-responsabili e informazioni del DPO
- Sub-responsabili: abbiamo introdotto la possibilità di gestire anche i sub-responsabili di un trattamento così come indicato dal regolamento
- Accordo di contitolarità: è possibile aggiungere alla scheda dei Contitolari l’accordo di contitolarità in modo da poterne disporre in ogni momento accedendo al proprio account.
- Contatti DPO nelle privacy policy: le informazioni di contatto del DPO come, per esempio, telefono ed email, sono ora disponibili per la stampa della privacy policy, come richiesto dal regolamento.
- Nuova impostazione di esportazione: abbiamo aggiunto la possibilità di scegliere il carattere separatore usato per esportare i documenti in formato CSV. In questo modo l'apertura con Excel risulta più semplice.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.14
Rilasciata il
11/9/2018
Scelta della base giuridica, autorizzazione dei collaboratori e documentazione
- Nuovi campi: abbiamo aggiunto nuovi campi ai trattamenti che permettono una descrizione ancor più dettagliata degli stessi. Il tutto in un’ottica di accountability.
- Base giuridica: la gestione della base giuridica è stata spostata dall'informativa alla scheda del trattamento. Ciò significa che nel momento in cui l’utente realizza un trattamento può, contestualmente, occuparsi anche di questo senza attendere di generare l’informativa privacy. Infine, tutti i dati, quelli già esistenti e quelli nuovi, verranno raccolti unicamente all'interno della scheda del trattamento.
- Conservazione: abbiamo aggiunto la possibilità di indicare per ogni categoria di dato personale, il periodo di conservazione o, in alternativa, i criteri che devono essere utilizzati per determinarlo. Questa modifica accoglie un requisito fondamentale del nuovo regolamento che richiede di esplicitare, per ogni trattamento e, per ogni categoria di dati in esso contenuta, i termini di conservazione.
- Esportazione lettere di nomina dei responsabili: abbiamo migliorato il layout di stampa del documento di nomina e il contenuto, aggiunto un nuovo modello di nomina completamente dedicato agli amministratori di sistema. La novità vale sia per le persone giuridiche che per quelle fisiche.
- Esportazione documento di autorizzazione al trattamento: anche il layout di stampa del documento di nomina è migliorato nel contenuto ed è stato aggiunto un nuovo modello completamente dedicato agli amministratori di sistema.
- Responsabile di funzione come autorizzato: è possibile aggiungere tra gli autorizzati al trattamento anche il responsabile di funzione in modo automatico senza dover censire i suoi dati manualmente. Per farlo sarà sufficiente indicare il suo codice fiscale.
- Autorizzazioni per i collaboratori: una nuova modalità di condivisione dei trattamenti è disponibile per gli utenti di tipo collaboratori. È possibile scegliere tra 3 modalità di condivisione: per organizzazione, per registro e per trattamento. Nessuna esclude l’altra e tutte insieme garantiscono massima flessibilità e controllo sulla gestione degli accessi.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine dell’app e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.13
Rilasciata il
7/8/2018
Trattamenti, esportazione registri e asset
- Nuova dashboard: la nuova dashboard mostra un quadro completo dello stato delle attività di tutte le organizzazioni esistenti e ti permette di ricercarle ed ordinarle secondo criteri diversi e modalità avanzate.
- Migliorata esportazione dei registri: l’esportazione di un registro può avvenire sia dalla lista dei registri di ogni organizzazione sia dalla pagina di dettaglio di ogni singolo registro.
- Nuovo campo processo nei trattamenti: abbiamo aggiunto il campo Processo nei trattamenti per permettere di dettagliare come determinati trattamenti vengano effettuati.
- Repository asset: da oggi è possibile censire un asset senza la necessità di riferirlo ad un trattamento, ma con il solo scopo di registrarlo in UTOPIA ed utilizzarlo in caso di eventuale bisogno. Questo tipo di asset non sarà valutato nel calcolo della % di completamento dei dati di un’organizzazione.
- Miglioramenti vari: correzione di malfunzionamenti e ottimizzazione delle performance.
Versione 1.12
Rilasciata il
25/7/2018
Dashboard e UTOPIA Privacy Score
- Nuovo filtro asset aziendali: puoi filtrare gli asset di un’organizzazione così da focalizzarti su quelli che ti interessano.
- Nuova modalità di navigazione dell’app: puoi navigare i contenuti dell’app usando le frecce avanti e indietro del browser. Con un solo click puoi accedere alle schermate dell’app (o a sue sezioni specifiche) e alle schede laterali. La navigazione diventa più semplice e fluida.
- Dashboard (BETA): la nuova dashboard mostra lo stato di completamento delle diverse attività che puoi svolgere con UTOPIA. Ti garantisce una visione generale sullo stato delle tue organizzazioni e ti permette di concentrarti sugli interventi che ritieni necessari.
- UTOPIA Privacy Score (BETA): il privacy score indica la qualità del sistema privacy e il rischio a cui è esposta l’organizzazione. È il risultato di un algoritmo che tiene conto dei seguenti fattori: completezza delle informazioni relative ai dati anagrafici dell’organizzazione, dei registri dei trattamenti e, nel caso in cui esistano delle informative, delle valutazioni d’impatto e delle violazioni.
- Miglioramenti vari: correzione di alcuni malfunzionamenti e ottimizzazione delle performance.
Versione 1.11
Rilasciata il
11/7/2018
Percentuale di completamento dei dati, asset e diritti dell'interessato
- Sistema di completamento delle attività: abbiamo introdotto un sistema di calcolo della percentuale di completamento delle attività in modo da capire, ad esempio per un trattamento, quanto lavoro devi ancora svolgere.
- Disabilita logo UTOPIA nella stampe: accedendo alla nuova sezione Impostazioni > Stampe potrai rimuovere il logo di UTOPIA da tutti i documenti prodotti dall'app.
- Asset esterni dai responsabili: da oggi è possibile mappare asset che risiedono dai responsabili di un trattamento (es.: da un service provider).
- Raggruppamento asset: per facilitare la consultazione degli asset li abbiamo raggruppati in: asset interni dell'organizzazione, asset esterni dai titolari (per i responsabili) e asset esterni dai responsabili (per i titolari).
- Seleziona diritti da includere nelle informative: puoi decidere quali diritti includere o escludere nella stampa direttamente dalla sezione Diritti della scheda di un'informativa.
- Miglioramento stampe: abbiamo migliorato il layout di alcune stampe rimuovendo da queste dati non obbligatori e non compilati aumentandone la chiarezza e la leggibilità.
- Abbiamo inoltre corretto malfunzionamenti minori e migliorato le performance dell'intero sistema.
Versione 1.10
Rilasciata il
27/6/2018
Trattamenti, modelli di registro e valutazione d'impatto
- Modello di registro dei trattamenti: per organizzazioni simili, puoi creare una registro partendo da un modello da te impostato. Da esso puoi crearne altri per le organizzazioni che desideri, risparmiando preziose ore di lavoro;
- Duplicazione dei trattamenti: puoi duplicare un intero trattamento senza dover copiare manualmente tutti i dati. Da un registro ad un altro e anche tra registri di organizzazioni differenti;
- Aggiunta automatica del DPO: quando un'organizzazione dispone di un solo DPO questo viene aggiunto automaticamente ai trattamenti, senza farlo manualmente ogni volta;
- Migliorata stampa dei registri: i dati che non compili e che non sono obbligatori non verranno inclusi nel registro. Questo lo rende più compatto e ne migliora la leggibilità;
- Classificazione delle attività economiche: i modelli di registro dei trattamenti e le organizzazioni hanno in comune il tipo di attività economica che viene utilizzata per applicare un certo modello ad una data organizzazione. Abbiamo adottato la classificazione NACE Rev. 2 (L2). Ti suggeriamo di classificare correttamente le organizzazioni per usare i modelli di registro;
- Esito sintetico DPIA: aggiunto un nuovo campo che permette di specificare l'esito di una valutazione d'impatto;
- Migliore organizzazioni dei contenuti nelle form: abbiamo migliorato il layout dei campi all'interno delle form per facilitare la consultazione e migliorare l'usabilità generale;
- Migliorata cancellazione del dominio: esercita il tuo diritto all'oblio distruggendo tutti i tuoi dati anche dai nostri backup. Per farlo accedi a Impostazioni > Distruggi dominio;
- Nuovo tipo di asset: Server virtuale;
- Abbiamo inoltre corretto malfunzionamenti minori e migliorato le performance dell'intero sistema;
Versione 1.9
Rilasciata il
13/6/2018
Cataloghi preconfigurati, limiti di conservazione e trattamenti del responsabile
- Abbiamo migliorato notevolmente le performance dell'intera piattaforma. Da oggi l'utilizzo delle interfacce è più fluido e reattivo;
- Abbiamo cambiato la gestione dei limiti di conservazione dei trattamenti. Da oggi puoi indicare alternativamente il limite esprimendolo in termini temporali o indicando il criterio di conservazione;
- Abbiamo finalmente aggiunto nuovi cataloghi preconfigurati in modo da velocizzare l'inserimento dati. Nello specifico: elementi di organigramma, finalità, tipologie dei dati personali, categorie degli interessati, categorie dei dati personali, categorie di destinatari, organizzazioni internazionali, rischi, fonti di rischio, impatti, minacce e misure di sicurezza;
- Da oggi puoi salvare le organizzazioni anche con dati parziali nel caso in cui non li avessi subito a disposizione;
- Abbiamo aggiunto una nuova tipologia di asset: i software in cloud;
- Nell'anagrafica del responsabile puoi visualizzare i trattamenti a lui riferiti senza doverli cercare ogni volta dentro i singoli trattamenti;
- Abbiamo rimosso alcuni campi obbligatori dalle schede dei referenti, dei DPO, etc in modo che tu possa aggiungerli anche se non disponi subito di tutti i dati necessari;
- Da oggi puoi aggiungere organizzazioni non soggette a PIVA;
- Abbiamo inoltre corretto vari malfunzionamenti minori;
Versione 1.8
Rilasciata il
1/6/2018
Gestione degli autorizzati e creazione delle informative privacy
- Puoi finalmente gestire gli autorizzati al trattamento (ex incaricati) creandoli uno alla volta oppure importandoli tramite file CSV (valori separati da virgola);
- Puoi inoltre creare i documenti di autorizzazione al trattamento in formato Word (.docx);
- Abbiamo apportato una modifica minore alle anagrafiche. Da oggi puoi registrare anche organizzazioni internazionali;
- Abbiamo migliorato il processo di creazione e generazione delle informative aggiungendo i riferimenti agli articoli del GDPR per ciò che riguarda l'obbligatorietà o meno del conferimento del consenso.
- Abbiamo inoltre migliorato le perfomance generali del sistema, introdotto modifiche minori che ne migliorano l'usabilità e corretto alcuni malfunzionamenti;
Versione 1.7
Rilasciata il
16/5/2018
Analisi dei data breach, revisione delle valutazioni di impatto e dati sulle approvazioni
- Puoi condurre l'analisi di una violazione dei dati e produrre la documentazione in formato Word (.docx), PDF oppure Excel (csv);
- Puoi revisionare una DPIA calcolando automaticamente la data di prossima revisione sulla base della periodicità impostata;
- Abbiamo aggiunto, nel registro dei trattamenti, la colonna titolare nel caso in cui il registro sia fatto come responsabile;
- Nelle approvazioni, in ogni trattamento, è indicato anche il registro a cui si applicano in modo da distinguere due trattamenti apparentemente identici;
- Abbiamo arricchito il catalogo di asset e aggiunto due nuove: UPS e Centralino;
- Abbiamo migliorato le prestazioni generali del sistema e introdotto modifiche minori che ne migliorano l'usabilità;
Versione 1.6
Rilasciata il
4/5/2018
Esportazione dei documenti e informazioni sulle attività del responsabile del trattamento
- Puoi esportare una valutazione d'Impatto in formato Word (.docx) e PDF. È sufficiente accedere al menù Impatto selezionare quella d'interesse e cliccare il pulsante Esporta.
- Puoi finalmente produrre informative e consensi in pochi click grazie al sistema di aggiornamento che ricorda e tiene conto, sempre, di tutte le modifiche che apporti ai trattamenti;
- Per ogni Responsabile del trattamento puoi indicare per quale attività è stato designato attraverso un campo dedicato;
- Miglioramenti generali della piattaforma e correzioni di malfunzionamenti;
Versione 1.5
Rilasciata il
20/4/2018
Arrricchita la sezione organizzazione e la gestione degli asset
- Per ogni organizzazione, da ora, puoi indicare se opera anche come responsabile o solo come titolare. Nel primo caso inserisci i titolari nella nuova sezione Titolari all'interno della sezione organizzazioni per poi associarli ai trattamenti.
- Tutte le aziende che operano anche come responsabili possono censire anche asset esterni . Gli asset esterni si trovano fisicamente dal titolare del trattamento o associati ad esso ma gestiti dal responsabile.
- Abbiamo migliorato l'esperienza d'uso e corretto alcuni malfunzionamenti.
Versione 1.4
Rilasciata il
8/3/2018
Gestione degli asset e miglioramenti dell'usabilità
- Puoi creare facilmente gruppi di asset della stessa tipologia
- Abbiamo anche aggiornato la lista dei comuni italiani recependo le più recenti modifiche
- Abbiamo migliorato l'esperienza d'uso quando esegui l'upload di un documento
Versione 1.3
Rilasciata il
22/2/2018
Miglioramento della gestione del registro dei trattamenti
- Puoi esportare i registri dei trattamenti anche in formato Word (.docx)
- Puoi personalizzarne il layout
Versione 1.2
Rilasciata il
7/2/2018
DPO, designazione del responsabile del trattamento e compatibilità con Internet Explorer
- Puoi indicare se il DPO è interno o esterno e allegare anche il contratto di servizio (in qualunque formato)
- Puoi gestire le designazioni ai responsabili del trattamento indicandone i dati, l'eventuale scadenza e allegare il documento (in qualsiasi formato)
- Puoi indicare in quale sede si trova un bene e a quale ufficio afferisce
- UTOPIA diventa compatibile con Internet Explorer 11
Versione 1.1
Rilasciata il
29/1/2018
Gestione dei collaboratori, diritto all'oblio e miglioramento delle approvazioni.
- Puoi gestire in modo centralizzato tutti i collaboratori direttamente dal menù Impostazioni
- Puoi verificare il valore di un campo di un trattamento prima della sua modifica: accedi al menù Approvazioni, clicca un trattamento e passa con il mouse sopra il campo modificato.
- Puoi esercitare il diritto all'oblio e richiedere la distruzione di tutti i tuoi dati, anche dai nostri backup (solo se sei il proprietario del dominio). Accedi al menù Impostazioni e clicca l'icona in alto a destra nella barra degli strumenti.
- Puoi censire organizzazioni con sede legale a San Marino
- Puoi aggiungere agli asset di una organizzazione il nuovo tipo: Apparati di rete
- Tutte le modifiche ai trattamenti sono tracciate. Se dimentichi di salvarle UTOPIA ti avvisa!
