Privacy Policy
Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti web ai sensi del regolamento (UE) 2016/679
Nella presente informativa, resa in conformità a quanto previsto dagli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, GDPR) e del D.Lgs n. 196/2003 e s.m.i., vengono descritte le operazioni effettuate sui dati personali degli utenti raccolti in occasione della fruizione dei servizi previsti nel sito internet https://www.utopiathesoftware.com/ (di seguito, il Sito) e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall'utente tramite link presenti nel Sito.
Il trattamento dei suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione ed esattezza, integrità e riservatezza, nonché al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 5 del Regolamento. I suoi dati personali verranno pertanto trattati in accordo alle disposizioni legislative del Regolamento e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.
Per trattamento di dati personali intendiamo qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Titolare, finalità e basi giuridiche di trattamento
Hubenture S.r.l. (di seguito, Hubenture), con sede legale in via Bonazzi n. 2, 40013 Castel Maggiore (BO), in persona del proprio Legale Rappresentante pro tempore, e-mail privacy@hubenture.com, è il Titolare del Trattamento dei dati personali degli utenti raccolti in occasione dell’utilizzo dei servizi del Sito.
Responsabile della protezione dei dati (RDP-DPO)
Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è raggiungibile al seguente indirizzo e-mail: dpo@hubenture.com
Categorie di dati trattati
Dati forniti volontariamente dall'utente
Il Sito offre agli utenti la possibilità di fornire volontariamente informazioni personali attraverso, per esempio, la registrazione a form di contatto, la richiesta di servizi, informazioni o preventivi, l’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati sul Sito, ecc. La presente Privacy Policy si intende resa anche per il trattamento dei Dati Personali forniti volontariamente tramite il Sito.
Specifiche informative di sintesi verranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari servizi a richiesta.
Dati di terzi forniti volontariamente dall'utente
Nell’utilizzo di alcuni servizi del Sito potrebbe verificarsi un trattamento di Dati Personali di terzi soggetti da lei inviati al Titolare. Rispetto a tali ipotesi, lei si pone come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire al Titolare da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati attraverso il suo utilizzo delle funzioni del Sito in violazione delle norme sulla tutela dei Dati Personali applicabili.
In ogni caso, qualora fornisse o in altro modo trattasse Dati Personali di terzi nell’utilizzo del Sito, garantisce fin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi dell’art. 6 del Regolamento che legittima il trattamento dei dati in questione.
Dati e metadati per il servizio di firma elettronica semplice
Dati e metadati relativi all'utilizzo delle funzionalità di firma elettronica semplice, inclusi dati identificativi dell'utente, dati di contatto, informazioni relative all'account utilizzato, data e ora delle operazioni effettuate e ulteriori evidenze tecniche associate al processo di sottoscrizione elettronica.
Finalità, base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento
I suoi Dati Personali verranno trattati, con strumenti automatizzati e non, per le seguenti finalità e relative basi giuridiche, ove applicabili.
1- Richieste di informazioni e dimostrazione del Prodotto (Demo)
Il Titolare tratterà i dati personali degli utenti che richiedono informazioni in merito alle iniziative, progetti, prodotti o servizi offerti da Hubenture e/o richiedono una Demo, al fine di gestire, riscontrare e fornire quanto richiesto dall’interessato, anche ricontattandolo mediante i recapiti forniti (es. email o telefono).
La base giuridica del trattamento è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. b) Reg. UE 2016/679). Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare i servizi richiesti, riscontrare le sue richieste.
2- Attività promozionale e informativa
Previo consenso dell’interessato esercitato mediante apposita spunta presente nel form per la raccolta dati, Hubenture tratterà i dati personali dell’utente (dati anagrafici e di contatto) per l’invio di comunicazioni promozionali e commerciali, anche tramite email, telefono o altri strumenti di contatto, afferenti alle iniziative, progetti, webinar, contenuti del blog prodotti o servizi offerti da Hubenture ed i relativi dati saranno registrati, custoditi ed utilizzati esclusivamente per l’invio di comunicazioni per promuovere l’attività, le iniziative ed i progetti promossi dal Titolare.
La base giuridica del presente trattamento è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. a), GDPR e dell’art. 130, commi 1 e 2 del Codice Privacy (D.lgs. 196/2003).
Il conferimento del consenso per tale finalità è facoltativo e i dati verranno trattati sino alla revoca del consenso da parte dell’interessato esercitabile in qualunque momento (cliccando su unsubscribe in calce alla comunicazione ricevuta oppure mediante richiesta scritta all’indirizzo mail privacy@dilaxia.com).
3- Registrazione e accesso ad Utopia
Hubenture tratterà i dati personali dell’utente che compila il form per la registrazione e accesso (sign up) al SaaS Utopia, nonché i dati personali degli utenti cui sia stato dato accesso al software, per consentire l’utilizzo dell’applicativo attraverso le funzionalità ivi previste.
Hubenture tratterà inoltre i dati personali degli utenti che utilizzano Utopia per:
- Consentire all’utente di accedere al software;
- Mantenere e gestire l’account dell’utente;
- Memorizzare nell’account dati e informazioni dell’utente (dati anagrafici e di contatto);
- Consentire all’utente di effettuare di acquistare una licenza a pagamento del software;
- Dare esecuzione al contratto di licenza;
- Ricevere comunicazioni periodiche dal contenuto informativo come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, sul rilascio di nuove funzionalità, tutorial per l'utilizzo dell'applicazione e articoli riguardanti la normativa di riferimento e/o di customer satisfaction (art. 6 lett. f) e Considerando 47 Reg. UE 2016/679, art. 140, c. 4, D.Lgs 196/2003). Si informano gli interessati che il Titolare ha valutato la liceità del presente trattamento (Legitimate Interest Assessment) mediante un bilanciamento tra gli interessi legittimi propri e quelli degli interessati i cui dati sono oggetto di trattamento, considerati i rischi per i diritti e le libertà di quest’ultimi, la natura, il contesto e le finalità di trattamento.
Le basi giuridiche che rendono lecito il presente trattamento sono l’adempimento del contratto o, a seconda dei casi, l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. b) Reg. UE 2016/679) nonché il legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1 lett. f) Reg. UE 2016/679).
Il conferimento dei dati per la finalità in oggetto è facoltativo. Tuttavia, poiché il trattamento è necessario per consentire l’accesso all’applicativo e/o la prestazione dei servizi di gestione e manutenzione dell’account, la mancata comunicazione dei dati comporterà l’impossibilità per l’utente di registrarsi, di accedere all’applicativo Utopia e di usufruire dei servizi ivi previsti.
4- Iscrizione webinar ed eventi
Hubenture tratterà i dati personali degli utenti che compilano l’apposito form online presente sul Sito per gestire la procedura di iscrizione ai Webinar ovvero ad eventi, workshop e incontri cui si riferisce il form di iscrizione, al fine di evadere eventuali richieste dell’interessato, per inviare comunicazioni funzionali alla partecipazione dello stesso all’evento prescelto, per l’invito ad eventi futuri ovvero l’invio di comunicazioni, anche periodiche.
La base giuridica del presente trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6 par. 1 lett. b) Reg. UE 2016/679) .Il conferimento dei dati per tale finalità di trattamento è facoltativo. Tuttavia, il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati potrà comportare l’impossibilità per l’interessato di iscriversi e partecipare ai Webinar promosso da Hubenture.
5- Raccolta di feedback tramite survey e ricontatto dell'utente
Previo consenso dell’interessato, Hubenture potrà trattare i dati personali dell’utente al fine di raccogliere feedback sui servizi offerti tramite survey, questionari o altri strumenti di rilevazione della soddisfazione, nonché per ricontattare l’interessato in relazione al feedback fornito.
Il conferimento dei dati per tale finalità è facoltativo. La base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.
I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle suddette finalità e comunque fino alla revoca del consenso da parte dell’interessato, esercitabile in qualsiasi momento mediante le modalità indicate nella presente informativa.
6- Erogazione servizio firma elettronica
Hubenture tratterà i dati personali degli utenti al fine di consentire all'utente di utilizzare le funzionalità di firma elettronica semplice eventualmente rese disponibili all'interno della piattaforma per la sottoscrizione, approvazione o accettazione elettronica di documenti gestiti tramite Utopia, inclusi registri delle attività di trattamento, contratti e altri documenti correlati alla gestione della compliance privacy. Hubenture potrebbe conservare le evidenze tecniche connesse ai processi di sottoscrizione, approvazione o accettazione elettronica dei documenti, quali informazioni relative all'utenza utilizzata, data e ora dell'operazione, stato del processo e ulteriori metadati necessari all'erogazione del servizio e alla sicurezza della piattaforma.
La base giuridica che rendono lecito il presente trattamento è l’adempimento del contratto su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. b) Reg. UE 2016/679.
Il conferimento dei dati per la finalità in oggetto è facoltativo. Tuttavia, in mancanza non potrà essere erogato il servizio richiesto. I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle suddette finalità.
Trasferimento dei dati personali in Paesi non appartenenti all'Unione Europea
I dati personali raccolti da Hubenture sono trattati e conservati all’interno del territorio dell’Unione Europea.
Alcuni dei Dati Personali potrebbero essere trasferiti a destinatari che si trovano al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Il Titolare garantisce che il trattamento dei dati personali da parte di questi destinatari avvenga conformemente alla legge applicabile, in particolare in presenza di una decisione di conformità della Commissione Europea o dell’esecuzione di adeguate misure contrattuali come le clausole contrattuali standard approvate. Ulteriori dettagli, ivi inclusa la copia delle misure di garanzia adottate, possono essere richiesti al Titolare del Trattamento.
Conservazione dei dati
I Dati Personali trattati per la finalità di Richieste di informazioni saranno conservati per il tempo strettamente necessario a raggiungere quelle stesse finalità. In ogni caso, trattandosi di trattamenti svolti per la fornitura di servizi, il Titolare tratterà i Dati Personali fino al tempo permesso dalla normativa italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2946 c.c. e ss.).
I Dati Personali trattati per la finalità di Attività promozionale e informativa (marketing diretto) saranno conservati fino alla revoca del consenso.
I Dati Personali trattati per la finalità di Iscrizione al blog di Utopia saranno conservati fino alla revoca del consenso.
I Dati Personali trattati per la finalità di Registrazione e accesso ad Utopia saranno conservati per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle singole attività di trattamento. Hubenture potrà tuttavia conservare i dati per un periodo di tempo superiore per adempiere a specifici obblighi stabiliti da Regolamenti e/o leggi in vigore e a cui è soggetto il Titolare.
I Dati Personali trattati per la finalità di Iscrizione webinar ed eventi saranno trattati per il tempo necessario al raggiungimento delle menzionate finalità, nel limite di anni 10 dalla raccolta.
Categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati (destinatari)
I suoi Dati Personali potranno essere condivisi, per le finalità di cui alla sezione più sopra, con (i “Destinatari”):
1. soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza al Titolare in materia amministrativa e legale, relativamente alla erogazione dei servizi; ii) soggetti con i quali sia necessario interagire per l’erogazione dei servizi (ad esempio gli hosting provider); iii) ovvero soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
2. soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità o in caso di segnalazioni di abusi per investigare i reclami e identificare la fonte dei messaggi ricevuti dagli utenti;
3. persone autorizzate dal Titolare al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’erogazione dei servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti del Titolare).
Diritti degli interessati
Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento, lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l’accesso ai suoi Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento ai sensi dell’art. 21 del Regolamento, ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento.
Le richieste per l’esercizio dei sopra indicati diritti da parte dell’interessato possono essere inoltrate a privacy@hubenture.com
In ogni caso ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.
Modifiche
Il Titolare può modificare o semplicemente aggiornare la presente Privacy Policy del Sito, in parte o completamente, anche a causa di variazioni delle disposizioni legislative e regolamentari che disciplinano questa materia e proteggono i suoi diritti. Tali variazioni e gli aggiornamenti della Privacy Policy saranno notificati agli utenti nella home page del Sito. La invitiamo quindi a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione della presente Privacy Policy in modo che sia sempre aggiornato sulle informazioni che raccogliamo e sull’uso che ne facciamo.
