Come scegliere il software giusto per il sistema di gestione privacy

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Spesso si dipinge il GDPR (General Data Protection Regulation) come il mostro sacro da sconfiggere, il freno alla crescita delle imprese, l’ostacolo da scavalcare, o peggio, aggirare.

Invece il GDPR rappresenta per ogni realtà l’opportunità per rivedere e analizzare i processi dove vengono trattati conci dati personali, per comprenderne i rischi e intervenire progettando misure correttive che alzino lo standard competitivo.

Il dato, con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo, rappresenta il patrimonio aziendale: ed è per questo che i dipendenti vanno formati e i dati personali vanno gestiti e protetti con procedure efficienti.

Perché dovresti usare software per il sistema di gestione privacy

Il rischio di venire affossati dalla burocrazia è reale, soprattutto per le piccole realtà che spesso per mancanza di tempo, conoscenza e interesse, trascurano del tutto il nuovo regolamento.

In molti hanno preferito adottare un sistema gestionale, automatizzando e digitalizzando sempre più processi produttivi.

Molti imprenditori rispondono a queste esigenze con fogli excel e circolari aziendali, ma spesso non è abbastanza per gestire e documentare l’organizzazione aziendale che in tema di protezione dei dati.

Attenzione: questo non significa che è obbligatorio un investimento oneroso per acquistare apparati e device sofisticati.

I vantaggi di un gestionale privacy

  • Documentare, monitorare e gestire gli adempimenti e le procedure con semplicità;
  • Facilitare la connessione tra consulente o DPO (Data Protection Officer) che entra in azienda e i referenti interni;
  • Monitorare i registri, le procedure aziendali, la contrattualista e l’analisi dei rischi;
  • Consentire aggiornamento dei dati e dei documenti con un monitoraggio costante;
  • Personalizzare le procedure in base alle esigenze;
  • Rendere maggiormente accessibile il processo al consulente esterno, al DPO e ai referenti interni;
  • Avere in un unico punto di accesso e sempre raggiungibile tutto ciò che serve in caso di controlli o necessità
  • Raggiungere con maggior facilità la certificazione prevista in tema di privacy

L’approccio alla scelta del software

Prima di consigliare come scegliere il software giusto per il sistema di gestione privacy occorre fare alcune premesse per arrivare preparati al punto di partenza.

In base alle caratteristiche, all’organizzazione e alle esigenze aziendali si identifica la soluzione ideale.

Scegliere in maniera inconsapevole oppure inadeguata il software espone il titolare o il responsabile del trattamento a grandi rischi.

I professionisti che parlano linguaggi differenti devono collaborare per trovare soluzioni gestionali e tecnologiche a problemi giuridici.

Come scegliere il software giusto per la gestione del GDPR

Con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo in materia di protezione di dati personali 679/2016, si è assistito a un conseguente proliferare di soluzioni software per la gestione del GDPR.

Spesso ci si dimentica che ogni processo di adeguamento deve passare attraverso un necessario percorso di consapevolezza e responsabilizzazione del titolare e dei soggetti coinvolti.

In questo scenario la scelta della soluzione gestionale non deve essere né per l’organizzazione aziendale, né per il consulente il fine a cui ambire, bensì uno strumento per aiutare a raggiungere un livello adeguato di consapevolezza sulla protezione di dati.

Il mercato dei software per l’adeguamento GDPR

Se la libertà di scelta, in ogni campo, rappresenta un metodo per alzare la qualità dell’offerta, nell’operazione che porta alla scelta ideale del software per la gestione del GDPR rappresenta la nebbia che confonde le idee.

E’ difficile orientarsi e andare oltre le apparenze per individuare la soluzione migliore in un mercato caratterizzato da infinite opportunità.

Sull’ascissa che indica la metodologia, da un lato metodi innovativi basati su algoritmi fantascientifici che promettono di risolvere ogni problema relativo alla protezione e gestione dei dati personali con un clic.

Dall’altro lato, soluzioni caratterizzate da scarsa usabilità, idonee esclusivamente all’utilizzo di professionisti per via dell’alto grado di complessità.

Sull’asse delle ordinate che indicano il prezzo, in alto i costi proibitivi fuori dalla portata di titolari di piccole e medie imprese e organizzazioni, mentre in basso soluzioni che offrono servizi DPO a 20€ al mese per piccoli esercizi commerciali.

I requisiti necessari per il tuo software ideale

Stabilito che non esiste il software perfetto per tutti, occorre comunque identificare quali requisiti rendono un sistema gestionale efficiente a garantire gli standard adeguati in merito alla protezione dei dati.

Semplicità e accessibilità

I requisiti fondamentali non solo per il software, ma per l’intero processo gestionale sono la semplicità e l’accessibilità.

Soprattutto nella fase di documentazione, ma anche per monitorare e gestire gli adempimenti e le procedure.

Un software gestionale dovrebbe essere facilmente fruibile da chi opera all’interno dell’azienda per permettere al consulente esterno o al DPO di intervenire direttamente sugli aspetti critici.

Molti adempimenti obbligatori devono essere facili da implementare.
Il gestionale deve essere impostato come un processo operativo che permette di aggiornare le procedure e registrare gli aggiornamenti dei trattamenti e in automatico anche delle informative, dei contratti, delle analisi dei rischi e delle autorizzazioni dei dipendenti.

L’accesso al software sia da parte del cliente che del consulente inoltre garantisce un maggior coinvolgimento di tutti i soggetti coinvolti e la capacità di dimostrare in maniera pratica il principio di accountability.

Personalizzazione

Non dimentichiamo che la scelta del software e di tutto il processo dipende dalle esigenze e dalle caratteristiche dell’organizzazione aziendale presente o desiderata.

Sono le esigenze del titolare, o del responsabile del trattamento a indirizzare la ricerca del software ideale per quella determinata impresa e organizzazione.

Molto spesso la funzione del software è quella di stampare carta, senza garantire alcun tipo di personalizzazione al consulente e di conseguenza all’organizzazione aziendale: questo programma espone a rischi tutti gli attori coinvolti nei trattamento.

Scegliere un software altamente personalizzabile ti consente di aumentare la sicurezza dei trattamenti e migliorare le politiche di protezione dei dati personali.

Sicurezza

Altro requisito imprescindibile è la sicurezza del software.
Tutti i processi delle piccole e medie imprese e degli enti pubblici sono informatizzati e il sapere è di tipo digitale.

Per preservare i dati in maniera sicura e inalterabile, ogni ente e azienda deve avere una rete affidabile e dei device che siano sicuri in termini di affidabilità hardware e software.

E’ necessario un sistema di gestione capace di proteggere la rete e adattarsi al mondo esterno, aggiornando i database conservando i dati sia in rete, sia all’esterno, in maniera automatizzata.

Il supporto degli esperti è fondamentale per ottimizzare il processo

Il solo software non può promettere miracoli. Occorre che tutto il sistema gestionale sia ottimizzato.

Inutile raggiungere un alto standard di sicurezza se manca un amministratore di sistema che svolga il lavoro di monitoraggio e analisi per ridurre il rischio di perdita di dati e rilevare falle del sistema per operare contromisure.

Chi offre il servizio gestionale deve essere il primo ad assicurare elevati standard di sicurezza delle informazioni e la conservazione delle informazioni in ambiente sicuro.

Al titolare il compito di controllare la protezione dei dati personali, aprendo una finestra di dialogo tra consulenti che conoscono bene la normativa e referenti aziendali che conoscono le dinamiche interne.

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