Nell’infinito campo delle libertà, l’assenza di confini determina il limite più grande: la mancanza di un approccio corretto che permetta di apprezzare le varietà del mondo e sfruttarne tutte le possibilità.
Nonostante siano passati quasi 7 anni, diventato poi efficace nel 2018, dal Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, numerose realtà si approcciano ancora al registro dei trattamenti in maniera poco funzionale, come un dovere più che un’opportunità.
Chi scarica il modello dal sito dell’autorità compilando i campi previsti o chi semplicemente aggiunge colonne per le informazioni aggiuntive utili alla tenuta del registro.
Le conseguenze sono presto dette: difficoltà nella gestione delle informazioni e problema nella manutenzione delle stesse.
Dall’interpretazione superficiale, caratterizzata da poche voci e un’eccessiva generalizzazione, all’approccio contrario, eccessivamente dettagliato e di conseguenza ridondante e poco efficiente: gli estremi non si attraggono, anzi…
Entrambe le opzioni rappresentano terreni dove la regola più preziosa, quella del buon senso, può germogliare si, ma senza raggiungere il massimo dello splendore.
Fertilizzare ancor di più il terreno e renderlo rigoglioso, significa scegliere lo strumento adatto per sfruttare e organizzare in maniera efficiente ogni informazione in nostro possesso.
Come nella ricerca della spiegazione migliore nel mondo del giornalismo, anche qui il percorso che porta alla fioritura si sviluppa tramite le 5 W:
- (What) Cosa faccio? Rappresenta il nome del trattamento e dell’attività svolta;
- (Why) Perché lo faccio? Le finalità, gli scopi perseguiti, i motivi per cui lo faccio;
- (Who) Chi lo fa? - Gli elementi di organigramma e le mansioni coinvolte;
- (Where) Dove sono i dati? Gli strumenti utilizzati nei trattamenti;
- (Which) Quali dati e di chi sono? Le categorie di dati personali e gli interessati al trattamento.
Il buon senso che estirpa i parassiti e ci conduce alla metodologia corretta da applicare per un registro efficace sta nell'individuare il trattamento come perno a cui collegare le informazioni per la gestione anche di tutti gli adempimenti correlati.
Un gestionale, in questo contesto, diventa il moltiplicatore perfetto delle funzionalità a cui il più ambizioso dei trattamenti può aspirare.
D’altronde l’articolo 30 del GDPR non richiede l'indicazione, per esempio, degli uffici, dei reparti o delle mansioni coinvolte, eppure inserire queste informazioni consentirebbe di produrre in maniera automatica le autorizzazioni al trattamento previste dall’articolo precedente.
L’inserimento delle basi giuridiche, obbligatorie per legge nell’informativa, anche nel registro è un altro prezioso consiglio, che diventa ottimo nel caso in cui vengano collegate alle rispettive finalità.
Potremmo citare altri infiniti esempi, come l’indicazione degli asset coinvolti o delle operazioni effettuate sui dati, per tracciare le attività svolte in un determinato trattamento, ma sarebbe comunque un elenco incompleto.
Tutto ciò testimonia che limitare la compilazione del registro dei trattamenti ai meri requisiti dell’articolo 30 significa anche limitarne le opportunità.
Bilanciare limiti e libertà non è affatto semplice: con UTOPIA sfrutti al massimo le potenzialità messe a disposizione dal fiorente giardino del registro dei trattamenti.
