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Questa figura non è espressamente prevista dal GDPR, ma possiamo riconoscerla all'articolo 4 paragrafo 10, in riferimento ai soggetti terzi.
Il GDPR indica che ''non sono considerati soggetti terzi'', oltre al titolare e al responsabile anche quelle ''persone che trattano dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile''.
Emerge così la figura dell’incaricato al trattamento, ora detto anche autorizzato o delegato, già presente nel codice per la protezione dei dati personali Italiano.
Gli autorizzati al trattamento sono tutti quei soggetti che nello svolgimento dei loro compiti e delle loro mansioni entrano in contatto e trattano dati personali.
Come ben sappiamo il concetto di trattamento è molto esteso e per questo diventa fondamentale gestire correttamente tutte le autorizzazioni necessarie, sia da parte del titolare che del responsabile.
All’interno di UTOPIA è presente una sezione interamente dedicata a queste figure. Potrai inserire informazioni come nome, cognome e codice fiscale e indicarne ad esempio la mansione svolta compresi i trattamenti a cui sono stati autorizzati.
Puoi registrare i soggetti autorizzati attraverso due modalità:
In entrambi i casi sarà sufficiente accedere ad un elemento di organigramma all’interno del menù Organizzazioni e cliccare il pulsante Nuovo o Importa.
Una volta creato l'autorizzato hai la possibilità di generare il documento di autorizzazione che contiene le istruzioni operative redatte dal titolare.
Cliccando Importa accedi alla procedura di importazione così strutturata:
Ricorda che ogni autorizzato può svolgere anche più di una mansione: mansione 1, mansione 2, mansione 3.
Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati:
Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.
Per gestire gli autorizzati al trattamento hai a disposizione diverse funzionalità.
All’interno della scheda di un autorizzato hai a disposizione diverse sezioni in cui inserire maggiori informazioni come ad esempio le mansioni svolte, i corsi di formazione privacy a cui ha partecipato, i trattamenti in cui quell’autorizzato è coinvolto, lo storico delle autorizzazioni inviate digitalmente e infine gli allegati per caricare un qualsiasi documento collegato a quel soggetto.
Dentro alla scheda, tramite i tre pallini in alto a destra effettui l’archiviazione dell’autorizzato, funzionalità molto utile nel caso in cui il soggetto non operi più all’interno dell’organizzazione.
Per facilitare la gestione degli autorizzati, nei casi in cui il numero dei soggetti coinvolti nei trattamenti sia elevato, sono presenti diversi filtri che consentono di visualizzare l’elenco per esempio dei soli soggetti a cui non sono ancora stati collegati dei trattamenti, oppure l’elenco dei soli soggetti che non hanno ancora preso visione del documento di autorizzazione.
Per avere l’elenco completo delle persone è presente anche l’esportazione degli autorizzati, in quel caso UTOPIA genera un documento (word,pdf o csv) che contiene l’elenco di tutti i soggetti con le loro informazioni.
Per gestire le autorizzazioni al trattamento hai a disposizione anche la gestione per mansione, molto utile quando all’interno di un elemento di organigramma sono presenti diversi autorizzati che svolgono la stessa mansione. In questo modo eviti di inserire i dati anagrafici di tutti i soggetti ed operi unicamente sulla mansione.
Per creare una mansione entra all’interno di un elemento presente nella sezione “Organigramma” di un’organizzazione, una volta creata potrai collegarla aprendo la scheda di un trattamento dalla sezione “Registri”.
Dopo aver collegato le mansioni ai trattamenti avrai a disposizione la lettera di autorizzazione per mansione, per scaricarla, entra in un elemento tramite la sezione “Organigramma”, seleziona una mansione e clicca il pulsante “Download”.
