Come gestisco gli autorizzati al trattamento?

Un video e un articolo per scoprire come aggiungere e gestire gli autorizzati al trattamento.
Autorizzati al trattamento
Dove e come aggiungerli?
Questa figura non è espressamente prevista dal GDPR, ma possiamo riconoscerla all'articolo 4 paragrafo 10, in riferimento ai soggetti terzi.

Chi è il soggetto autorizzato?

Il GDPR indica che ''non sono considerati soggetti terzi'', oltre al titolare e al responsabile anche quelle ''persone che trattano dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile''.

Emerge così la figura dell’incaricato al trattamento, ora detto anche autorizzato o delegato, già presente nel codice per la protezione dei dati personali Italiano.

Gli autorizzati al trattamento sono tutti quei soggetti che nello svolgimento dei loro compiti e delle loro mansioni entrano in contatto e trattano dati personali.

Come ben sappiamo il concetto di trattamento è molto esteso e per questo diventa fondamentale gestire correttamente tutte le autorizzazioni necessarie, sia da parte del titolare che del responsabile.

All’interno di UTOPIA è presente una sezione interamente dedicata a queste figure. Potrai inserire informazioni come nome, cognome e codice fiscale e indicarne ad esempio la mansione svolta compresi i trattamenti a cui sono stati autorizzati.

Come registro e gestisco gli autorizzati con UTOPIA?

Puoi registrare i soggetti autorizzati attraverso due modalità:

  • aggiungerli uno ad uno manualmente per ogni elemento di organigramma (es.: ufficio del personale, ufficio marketing);
  • importarli da un file in formato CSV (valori separati da virgole).

In entrambi i casi sarà sufficiente accedere ad un elemento di organigramma all’interno del menù Organizzazioni e cliccare il pulsante Nuovo o Importa.

Una volta creato l'autorizzato hai la possibilità di generare il documento di autorizzazione che contiene le istruzioni operative redatte dal titolare.

La procedura di importazione di un autorizzato

Cliccando Importa accedi alla procedura di importazione così strutturata:

  • download del modello di file CSV con il pulsante Scarica modello;
  • compilazione del modello;
  • caricamento del modello compilato indicando il percorso del file all’interno del proprio PC.

Ricorda che ogni autorizzato può svolgere anche più di una mansione: mansione 1, mansione 2, mansione 3.

Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati:

  • verifica se esistono autorizzati con lo stesso codice fiscale;
  • verifica se uno dei codici fiscali non è valido;
  • limita il numero massimo di autorizzati importabili in un singolo file a 500 soggetti.

Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.

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