Come gestisco gli autorizzati al trattamento?

Un video e un articolo per scoprire come aggiungere e gestire gli autorizzati al trattamento.
Autorizzati al trattamento
Dove e come aggiungerli?
Anche se non si tratta di una figura espressamente prevista nel GDPR la si ricava all'articolo 4 in riferimento ai soggetti terzi all’interno della sezione dedicata alle definizioni.  

Definizione di autorizzato

Il Regolamento Generale sulla protezione dei dati indica, infatti, che ''non sono considerati soggetti terzi'', oltre a titolare e responsabile anche quelle ''persone che trattano dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile''.

Emerge così, anche nel GDPR la figura dell’incaricato al trattamento, ora detto anche autorizzato o delegato,  già presente nel codice per la protezione dei dati personali Italiano.

Gli autorizzati al trattamento sono, nella pratica, tutte le persone fisiche che nello svolgimento dei loro compiti e delle loro mansioni entrano in contatto e trattano dati personali.

Come ben sappiamo il concetto di trattamento è molto esteso e diventa quindi fondamentale gestire correttamente tutte le autorizzazioni necessarie, sia da parte del titolare che del responsabile.

All’interno di UTOPIA è presente una sezione interamente dedicata a queste figure. Potrai inserire informazioni come nome, cognome e codice fiscale e indicarne ad esempio la mansione svolta compresi i trattamenti a cui sono stati autorizzati, oltre al documento di autorizzazione.

Come li gestisco all'interno di UTOPIA?

Ogni autorizzato sarà inserito in uno specifico elemento di organigramma gestibile all’interno della sezione OrganizzazioniOrganigramma

Con il pulsante Nuovo, dopo aver inserito il nome della funzione aziendale, potrai aggiungere tutte le persone collegate a tale funzione per poi sceglierle agevolmente nei trattamenti in cui sono coinvolti direttamente nella sezione dedicata Registri TrattamentiGeneraliAutorizzati

In particolare potrai creare i soggetti autorizzati attraverso due differenti modalità:

  • Aggiungerli uno ad uno manualmente per ogni elemento di organigramma (es.: ufficio del personale, ufficio marketing)
  • Importarli da un file in formato CSV (valori separati da virgole)

In entrambi i casi sarà sufficiente accedere ad un elemento di organigramma all’interno della sezione Organizzazioni e cliccare il pulsante Nuovo o Importa.

La procedura di importazione di un autorizzato

Cliccando Importa si accederà alla procedura di importazione così strutturata:

  • Download del modello di file CSV con il pulsante Scarica modello
  • Compilazione del modello
  • Caricamento del modello compilato indicando il percorso del file all’interno del proprio PC

n.b: ogni autorizzato può svolgere anche più di una mansione e potrai indicarle nel file in questa modalità: mansione 1, mansione 2, mansione 3.

Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati;

  • Verifica se esistono autorizzati con lo stesso codice fiscale
  • Verifica se uno dei codici fiscali non è valido
  • Limita il numero massimo di autorizzati importabili in un singolo file a 500 soggetti

Se almeno una di queste condizioni non è verificata l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.

Una volta creati all’interno della sezione OrganizzazioneOrganigramma scegliendo il singolo autorizzato sarà possibile creare il documento di autorizzazione al trattamento che conterrà le istruzioni operative redatte dal titolare.

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