Come creare e gestire il registro dei trattamenti

Un breve video e un articolo per spiegare come creare ed esportare il registro dei trattamenti con UTOPIA
Registro dei trattamenti
Creazione e gestione del registro dei trattamenti

L'importanza del registro dei trattamenti

Con la piena applicabilità del GDPR tutti i titolari e i responsabili del trattamento sono chiamati a un nuovo adempimento: creare e mantenere costantemente aggiornato un elenco di tutte le operazioni svolte sui dati personali.

Le sue molteplici utilità

Il registro dei trattamenti è uno strumento di lavoro che consente al titolare di dimostrare l'accountability, il principio cardine che regge il GDPR.

Una corretta compilazione aiuta a comprendere gli obblighi a cui è necessario rispondere (diritti degli interessati, raccolta del consenso, individuazione delle figure, eventuale valutazione d’impatto) e ad adottare le contromisure per minimizzare i danni che possono essere causati agli interessati in caso di violazione dei loro dati personali.

Il registro consente anche di mappare la tua organizzazione e facilitare le ispezioni da parte dell’Autorità di controllo:  ti ricordiamo che durante i controlli la collaborazione con l’autorità può essere determinante per beneficiare, in caso di irregolarità, del regime sanzionatorio attenuato.

Come creare il registro dei trattamenti con UTOPIA

Per ogni organizzazione puoi creare un registro dei trattamenti accedendo al menù Registri e cliccando il pulsante (+).

UTOPIA permette di creare due tipologie di registro:

  • registro come titolare: il titolare, nei trattamenti contenuti in questo registro, coincide con l'organizzazione;

  • registro come responsabile: il responsabile, nei trattamenti contenuti in questo registro, coincide con l’organizzazione.

È possibile creare anche:

  • registro su singola sede: i trattamenti si riferiscono ad una e una sola delle sedi di cui l'organizzazione è composta;

  • registro multi sede: i trattamenti si riferiscono a più sedi tra quelle di cui l'organizzazione è composta;

  • registro su tutte le sedi: in questo caso abbiamo un singolo registro per tutte le sedi.

Oltre a queste informazioni sono indicate la data di creazione e la data di ultima modifica che ti consentono di monitorare quanto tempo è trascorso dall’ultima revisione che hai effettuato.


Al termine di questa operazione puoi cominciare ad aggiungere i trattamenti al registro appena creato.

Esportare il registro

UTOPIA ti permette di produrre un documento contenente tutte le informazioni richieste dal regolamento generale sulla protezione dei dati.

Per farlo è sufficiente accedere al menu Registri > Tutti i Registri, selezionare quello che ti interessa e cliccare il pulsante Esporta.

L’esportazione è disponibile in due modalità, sia in formato Word (.docx) che in formato CSV (Valori Separati da Virgola).

Il vantaggio dell'inserimento automatico

UTOPIA velocizza il tuo lavoro riutilizzando le informazioni che hai già inserito nei trattamenti. Per esempio, quando produci un’informativa privacy o una valutazione d'impatto i dati presenti nel trattamento saranno automaticamente riportati all'interno del documento che hai scelto di creare.

Torna alla documentazione

Inizia con un account gratuito

Crea il tuo account personale in meno di un minuto e scopri tutte le potenzialità di UTOPIA. Tutto incluso e senza alcuna limitazione, gratuitamente, per 14 giorni.

Cliccando il pulsante si accettano le condizioni di trattamento
Iscrizione effettuata con successo!
Si è verificato un errore imprevisto durante l'iscrizione. Riprova...