Come creare e gestire il registro dei trattamenti

Un breve video e un articolo per spiegare come creare ed esportare il registro dei trattamenti con UTOPIA
Registro dei trattamenti
Creazione e gestione del registro dei trattamenti

Registro dei trattamenti, perché è importante?

Con la piena applicabilità del Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali (GDPR) a partire da Maggio 2018 tutti i titolari e i responsabili del trattamento in ambito privacy si trovano di fronte ad un nuovo adempimento, creare e mantenere costantemente aggiornato un elenco di tutte le operazioni svolte sui dati personali all’interno dell’organizzazione.

Sarà opportuno censire in maniera dettagliata tutte le informazioni legate ad ogni singolo trattamento, ad esempio, come e perché i dati vengono trattati, per quanto tempo, se vengono comunicati o trasferiti a terzi, che tipo di dati sono e dopo quanto vengono cancellati oltre ad informazioni utili e necessarie per comprendere a fondo le attività effettuate sui dati personali.

Le sue molteplici utilità

Innanzitutto, come indicato nel regolamento, l’utilità del registro consiste nella possibilità di mostrare all’Autorità di controllo, per l'Italia è il Garante per la protezione dei dati personali, una mappa della nostra organizzazione in caso di verifica o ispezione in modo da facilitare le operazioni.

Non dimentichiamo che la collaborazione con l’autorità sarà una delle misure per stabilire la gradualità delle eventuali sanzioni.

Ma il registro dei trattamenti è soprattutto uno strumento di lavoro che consente al titolare di dimostrare il rispetto del principio di accountability, il cardine su cui si sviluppa il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati.

Da questo punto di vista, una corretta compilazione aiuterà a comprendere gli obblighi a cui è necessario rispondere (diritti degli interessati, raccolta del consenso, individuazione delle figure, eventuale valutazione d’impatto) e ad adottare le contromisure necessarie in relazione ai rischi dei possibili eventi, o ai danni, che possono essere causati agli interessati in caso di violazione sui loro dati personali.

Come creo il registro dei trattamenti all’interno di UTOPIA

Dopo aver creato l’organizzazione per creare un nuovo registro dei trattamenti è sufficiente accedere al Menù →  Registri e cliccare il pulsante +

UTOPIA permette di creare due tipologie di registro:

  • Registro come titolare: il titolare in questo registro sarà compilato automaticamente e coinciderà con l'organizzazione al quale il registro si riferisce.
  • Registro come responsabile: il responsabile in questo registro sarà compilato automaticamente e coinciderà con l’organizzazione al quale il registro si riferisce.

Dopo aver scelto fra le due tipologie disponibili si potrà scegliere l'organizzazione e la sede (o le sedi) per la quale vogliamo crearlo.

È possibile creare:

  • Registro su singola sede: i trattamenti si riferiscono ad una e una sola delle sedi di cui l'organizzazione è composta
  • Registro multi sede: i trattamenti si riferiscono a più sedi tra quelle di cui l'organizzazione è composta
  • Registro su tutte le sedi: in questo caso abbiamo un singolo registro per tutte le sedi

Oltre a queste informazioni verranno indicate la data di creazione e la data di ultima modifica che consentirà di monitorare i giorni trascorsi dall’ultima revisione effettuata.

Dopo aver inserito queste informazioni sarà sufficiente salvare il registro per poter iniziare ad aggiungere i trattamenti che comporranno il nostro registro dei trattamenti.

Esportazione del registro

Con UTOPIA la gestione si semplifica, per ogni singolo trattamento avrai a disposizione le informazioni richieste dalla normativa e una volta inserite basterà esportare il registro in modo da produrre un documento contenente tutte le informazioni richieste dal regolamento generale sulla protezione dei dati.

Potrai farlo nella sezione RegistriTutti i Registri e dopo aver selezionato l’organizzazione basterà cliccare il pulsante in alto Esporta.

L’esportazione potrà essere fatta in due distinte modalità, sia in formato docx che in formato csv.

Il registro dei trattamenti però non ha un contenuto fisso. Infatti è possibile e consigliato inserire altre informazioni se ritenute utili e importanti da parte del titolare del trattamento.

Non sarà necessario fare il lavoro due volte

Tutte le informazioni inserite nella sezione dedicata al registro, attraverso i trattamenti analizzati, verranno automaticamente inserite anche all’interno della sezione relativa all'informativa privacy.

Inoltre, per i trattamenti su cui emerge un rischio elevato sarà possibile procedere con la valutazione d'impatto ed anche in questo caso le informazioni già censite verranno riportate in automatico nelle apposite sezioni senza doverle inserire nuovamente.

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