Come creare e gestire il registro dei trattamenti

Un breve video e un articolo per spiegare come creare ed esportare il registro dei trattamenti con UTOPIA
Registro dei trattamenti
Creazione e gestione del registro dei trattamenti

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L'importanza del registro dei trattamenti

Con la piena applicabilità del GDPR tutti i titolari e i responsabili del trattamento sono chiamati a un nuovo adempimento: creare e mantenere costantemente aggiornato un elenco di tutte le operazioni svolte sui dati personali.

Le sue molteplici utilità

Il registro dei trattamenti è uno strumento di lavoro che consente al titolare di dimostrare l'accountability, il principio cardine che regge il GDPR.

Una corretta compilazione aiuta a comprendere gli obblighi a cui è necessario rispondere (diritti degli interessati, raccolta del consenso, individuazione delle figure, eventuale valutazione d’impatto) e ad adottare le contromisure per minimizzare i danni che possono essere causati agli interessati in caso di violazione dei loro dati personali.

Il registro consente anche di mappare la tua organizzazione e facilitare le ispezioni da parte dell’Autorità di controllo:  ti ricordiamo che durante i controlli la collaborazione con l’autorità può essere determinante per beneficiare, in caso di irregolarità, del regime sanzionatorio attenuato.

Come creare il registro dei trattamenti con UTOPIA

Per ogni organizzazione puoi creare un registro dei trattamenti accedendo al menù Registri e cliccando il pulsante (+).

UTOPIA permette di creare due tipologie di registro:

  • registro come titolare: il titolare, nei trattamenti contenuti in questo registro, coincide con l'organizzazione;
  • registro come responsabile: il responsabile, nei trattamenti contenuti in questo registro, coincide con l’organizzazione.

È possibile creare anche:

  • registro su singola sede: i trattamenti si riferiscono ad una e una sola delle sedi di cui l'organizzazione è composta;
  • registro multi sede: i trattamenti si riferiscono a più sedi tra quelle di cui l'organizzazione è composta;
  • registro su tutte le sedi: in questo caso abbiamo un singolo registro per tutte le sedi.

Oltre a queste informazioni sono indicate la data di creazione e la data di ultima modifica che ti consentono di monitorare quanto tempo è trascorso dall’ultima revisione che hai effettuato.

Al termine di questa operazione puoi cominciare ad aggiungere i trattamenti al registro appena creato.

Copiare i trattamenti in un altro registro

Hai a disposizione anche la possibilità di copiare i trattamenti da un registro ad un altro, in questo modo risparmi tempo di compilazione e riutilizzi i dati già inseriti.

Per copiare uno o più trattamenti è sufficiente entrare all’interno di un registro, selezionare i trattamenti dall’elenco e cliccare sull’icona Copia, a quel punto basterà indicare il registro di destinazione.

Esportare il registro

UTOPIA ti permette di produrre un documento contenente tutte le informazioni richieste dal regolamento generale sulla protezione dei dati.

Per farlo è sufficiente accedere al menu Registri > Tutti i Registri, selezionare quello che ti interessa e cliccare il pulsante Esporta.

L’esportazione è disponibile in tre modalità, in formato Word (.docx) in formato CSV (Valori Separati da Virgola) e in PDF.

Puoi anche esportare solo alcuni trattamenti anzichè il registro completo, selezionali dall’elenco e clicca il pulsante di Download.

Codice di revisione

Il codice di revisione ti aiuta a capire qual’è l’ultima versione del registro dei trattamenti nel caso tu l’abbia esportato. Questo codice aumenta in automatico ad ogni modifica che effettui sui trattamenti e per capire se quello che hai esportato è aggiornato sarà sufficiente confrontare i due codici.

Il vantaggio dell'inserimento automatico

UTOPIA velocizza il tuo lavoro riutilizzando le informazioni che hai già inserito nei trattamenti. Per esempio, quando produci un’informativa privacy o una valutazione d'impatto i dati presenti nel trattamento saranno automaticamente riportati all'interno del documento che hai scelto di creare.

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