Misure organizzative

Due sezioni importantissime in cui gestire le misure di sicurezza di tipo organizzativo necessarie al rispetto del principio di accountability.

Organigramma

Questa funzione, oltre a rappresentare l’azienda, ti aiuta a gestire tutte le persone fisiche coinvolte nei trattamenti di dati personali come autorizzati al trattamento e designati.

Per costruire l'organigramma vai al menù Organizzazioni > Organigramma.

Dopo aver creato un singolo elemento come, ad esempio, IT, HR e LEGAL, compila i campi per il responsabile di funzione e i soggetti autorizzati al trattamento di quella specifica area aziendale. Per ognuno indica codice fiscale, mail e mansione.

Per gestire l’organigramma aziendale hai a disposizione alcune utili funzionalità:

• % di completamento: ogni elemento mostra la percentuale di completamento dei dati;
  
• Pulsante di eliminazione: da usare in caso di errore o non nel caso non esista più una funzione aziendale;
  
• Visualizzazione grafica: per visualizzare gli elementi di organigramma;
  
• Download immagine: per averne una copia e poterci lavorare offline.

La procedura di importazione dell'organigramma

Cliccando “Importa da file” accedi alla procedura di importazione così strutturata:

• download del modello di file CSV con il pulsante “Scarica modello”;
• compilazione del modello;
• caricamento del modello compilato indicando il percorso del file all’interno del proprio PC.

Ricorda che l'unico campo obbligatorio è la descrizione dell'elemento di organigramma.

Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati:

• verifica se esistono elementi con la stessa descrizione
• verifica se il codice fiscale del responsabile di funzione è valido;

Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.

Ecco l’elenco dei campi che puoi importare tramite il tracciato di importazione:

• Descrizione dell'elemento
• Nome del responsabile di funzione
• Cognome del responsabile di funzione
• Mansione del responsabile di funzione
• Mail del responsabile di funzione
• Elemento genitore
  

Procedure

Un’altra sezione, pensata e progettata per aumentare il grado di rispetto della normativa.

Puoi utilizzarla per archiviare tutta la documentazione aziendale che riguarda la protezione dei dati personali. Puoi allegare anche documenti come policy aziendali, linee guida, disciplinari interni e le istruzioni al trattamento come richiesto dall’art. 29.

Per ogni documento indica:

• nome;
• numero di versione;
• data di emissione.

Infine, effettua il caricamento del documento in qualsiasi formato.