Modello per il registro e report trattamenti

In questo articolo vediamo come personalizzare il modello di documento per il registro e report dei trattamenti
Modello per il registro e report trattamenti
Impara ad usare i segnaposto

Ogni dominio ha la possibilità di personalizzare il modello di documento per il registro e report dei trattamenti: dai font, all’impaginazione fino ai contenuti. 


Con l’utilizzo dei segnaposto, inoltre, puoi inserire in modo dinamico qualsiasi dato. Nel momento in cui effettui il download di un registro o report dei trattamenti tutti i segnaposto saranno sostituiti con i valori che hai salvato.


Di seguito trovi un elenco dettagliato di tutti i segnaposto disponibili nel modello di documento per il registro e report dei trattamenti.


ORGANIZZAZIONE


{ragione_sociale_org} - questo segnaposto sarà sostituito con la ragione sociale dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{piva_org} - questo segnaposto sarà sostituito con la partita IVA dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{cf_org} - questo segnaposto sarà sostituito con il codice fiscale dell’organizzazione per la quale stai scaricando scaricando il registro dei trattamenti.


{indirizzo_org} - questo segnaposto sarà sostituito con l’indirizzo dell’organizzazione per la quale stai scaricando scaricando il registro dei trattamenti.


{tel_org} - questo segnaposto sarà sostituito con il numero di telefono dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{email_org} - questo segnaposto sarà sostituito con l’indirizzo email dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{pec_org} - questo segnaposto sarà sostituito con la PEC dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{%logo_org} - questo segnaposto sarà sostituito con il logo dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{legale_rappresentante_org} - questo segnaposto sarà sostituito con il nome e cognome del legale rappresentante dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{email_legale_rappr} - questo segnaposto sarà sostituito con l’indirizzo email del legale rappresentante dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{pec_legale_rapp} - questo segnaposto sarà sostituito con l’indirizzo PEC del legale rappresentante dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


DPO


{nome_completo_dpo} - questo segnaposto sarà sostituito con il nome e cognome del DPO dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{email_dpo} - questo segnaposto sarà sostituito con l’indirizzo email del DPO dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_dpo}
  • e chiusura {/se_dpo} 


attraverso il quale puoi inserire un determinato contenuto solo se l’organizzazione ha designato il DPO.


Ecco un esempio di utilizzo del segnaposto condizionale:

  • {#se_dpo} Questa organizzazione ha designato un DPO che si chiama {nome_completo_dpo} ed è contattabile a questo indirizzo mail {email_dpo} {/se_dpo}


se esiste un DPO viene sostituito con

  • “Questa organizzazione ha un DPO che si chiama Lucia Rossi ed è contattabile a questo indirizzo mail l.rossi@email.it” 


altrimenti

  • Viene sostituito con nessun contenuto

DATI REGISTRO


I seguenti segnaposto sono validi sono per il modello di documento per il registro dei trattamenti.


{sedi_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle sedi (separate dal carattere “,”) dell’organizzazione per la quale stai scaricando il registro dei trattamenti.


{tipo_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con la tipologia di registro: registro come titolare o come responsabile del trattamento.


{numero_trattamenti_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con il numero dei trattamenti contenuti nel registro.


{data_creazione_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con la data di creazione del registro dei trattamenti.


{data_ultima_modifica_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con la data di ultima modifica del registro dei trattamenti.

{codice_revisione} - questo segnaposto sarà sostituito con il codice di revisione del registro dei trattamenti.


{autore_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con il nome e cognome dell’utente che ha creato il registro dei trattamenti.


{data_esportazione_registro} - in questo segnaposto UTOPIA inserirà nel la data di esportazione del registro dei trattamenti.


{ora_esportazione_registro} - questo segnaposto sarà sostituito con l’ora di esportazione del registro dei trattamenti.


INFO REPORT TRATTAMENTI


I seguenti segnaposto sono validi solo per il modello di documento per il report dei trattamenti. Il modello per il report dei trattamenti viene utilizzato quando decidi di esportare solo alcuni trattamenti.


{num_tot_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con il numero totale dei trattamenti presenti nel registro.


{num_tratt_esportati} - questo segnaposto sarà sostituito con il numero totale dei trattamenti esportati nel report.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#tratt_esportati_minore_totale}
  • e chiusura {/tratt_esportati_minore_totale}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se il numero dei trattamenti esportati è minore del numero dei trattamenti contenuti nel registro. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{numero_tratt_non_esportati} - questo segnaposto sarà sostituito con il numero dei trattamenti non esportati nel report.



LISTA DEI TRATTAMENTI


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto lista:


  • di apertura {#lista_trattamenti} 
  • e chiusura {/lista_trattamenti}


attraverso il quale puoi inserire tutti i dati che salvi in UTOPIA di tutti i trattamenti presenti in un determinato registro.


Ecco un semplice esempio di utilizzo del segnaposto lista:


  • {#lista_trattamenti} {descrizione_tratt} {/lista_trattamenti}


Usando i segnaposto qui sopra otterrai la lista delle descrizioni dei trattamenti presenti nel registro. Se i trattamenti fossero 5 otterai esattamente:


  • Descrizione trattamento 1
  • Descrizione trattamento 2
  • Descrizione trattamento 3
  • Descrizione trattamento 4
  • Descrizione trattamento 5


I segnaposto lista possono contenere altri segnaposto oltre alla descrizione del trattamento. Ecco i segnaposto che puoi usare all’interno di {#lista_trattamenti}


GENERALI

{descrizione_tratt} - in questo segnaposto UTOPIA inserirà la descrizione del trattamento.


{id_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con l’identificativo del trattamento.


{data_creazione_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la data di creazione del trattamento.


{data_modifica_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la data di ultima modifica del trattamento.


{stato_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con lo stato del trattamento: in lavorazione, attivo o sospeso.


{modalita_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la modalità di acquisizione dei dati del trattamento.


{numerosita_dati_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la numerosità dei dati del trattamento.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_formato_dati} 
  • e chiusura {/se_formato_dati}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stato scelto il formato dei dati. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{formato_dati_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con il formato dei dati del trattamento.

{lista_elementi_organigramma_tratt} - in questo segnaposto UTOPIA inserirà la lista degli elementi dell’organigramma collegati al trattamento.


{lista_autorizzati_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle persone autorizzate collegate al trattamento.

Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_processo}
  • e chiusura {/se_processo}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stato compilato il campo processo. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{descr_processo_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con il valore del campo processo del trattamento.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_note_generali}
  • e chiusura {/se_note_generali}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stato compilato il campo note.

Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{note_generali_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con il valore del campo note del trattamento.

OPERAZIONI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_operazioni}
  • e chiusura {/se_operazioni}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stata definita almeno un’operazione sui dati. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{lista_operazioni_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle operazioni definite per questo trattamento.


TITOLARI


{titolari_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei titolari del trattamento.

Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_altra_pos}
  • e chiusura {/se_altra_pos}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto se e solo se è stata compilato il campo relativo alla lista dei titolari. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{titolari_altra_posizione} - questo segnaposto sarà sostituito con la posizione dei titolari del trattamento definita per l'organizzazione.


ALTRI TITOLARI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_altrititolari}
  • e chiusura {/se_altrititolari}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto se e solo se esiste almeno un altro titolare, tutti quelli che a seguito di trasferimento o comunicazione assumono il ruolo di titolare per nuovi trattamenti. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{lista_altri_titolari} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista degli altri titolari, cioè i destinatari a cui vengono comunicati i dati dando luogo a nuovi trattamenti.

CONTITOLARI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_contitolari}
  • e chiusura {/se_contitolari}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se esiste almeno un contitolare. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{lista_contitolari_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei contitolari del trattamento.


RESPONSABILI


{lista_responsabili_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei responsabili del trattamento.



SUB RESPONSABILI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_sub_resp}
  • e chiusura {/se_sub_resp}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stata definita almeno un’operazione sui dati. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{lista_sub_responsabili_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei sub-responsabili del trattamento.


RAPPRESENTANTI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_rappresentanti}
  • e chiusura {/se_rappresentanti}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se esiste almeno un rappresentante. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:



{lista_rappresentanti_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei rappresentanti del trattamento.


DPO


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_dpo}
  • e chiusura {/se_dpo}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se esiste almeno un rappresentante. Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{dpo} - questo segnaposto sarà sostituito con il dpo.


FINALITÀ, TIPOLOGIE E BASI GIURIDICHE


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_finalita}
  • e chiusura {/se_finalita}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se esiste almeno una finalità. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{lista_finalita_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle finalità del trattamento.


{lista_tipologie_dati_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle tipologie di dati trattati del trattamento.


CATEGORIE


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_categorie}
  • e chiusura {/se_categorie}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se esiste almeno una categoria di dati personali. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{lista_categorie_interessati_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle categorie d’interessati del trattamento.


{lista_categorie_dati_pers_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle categorie di dati personali del trattamento.


{lista_categorie_destinatari_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle categorie di destinatari del trattamento.


CONSERVAZIONE


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_cons_o_dispo}
  • e chiusura {/se_cons_o_dispo}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stato definito il periodo di conservazione oppure è stato compilato il campo dati disponibili entro.

Il modello di documento predefinito riporta il segnaposto:


{dati_disponibili_entro} - questo segnaposto sarà sostituito con il valore del campo dati disponibili entro del trattamento.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_conservazione}
  • e chiusura {/se_conservazione}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stato definito il periodo di conservazione. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{#lista_conservazioni} - questo è un segnaposto lista. Usalo per inserire nel documento la lista delle categorie di dati personali e dei corrispondenti criteri di conservazione. Ecco un esempio:



  • {#lista_conservazioni} {categoria}, {criterio_conservazione} {/lista_conservazioni}



Usando il segnaposto qui sopra otterrai la lista delle categorie di dati personali e dei corrispettivi criteri di conservazione:


  • Categoria 1, Criterio 1
  • Categoria 2, Criterio 2
  • Categoria 3, Criterio 3
  • Categoria 4, Criterio 4
  • Categoria 5, Criterio 5

ASSET


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_asset}
  • e chiusura {/se_asset}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è stato definito il periodo di conservazione. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{lista_asset_titolare_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista degli asset del titolare del trattamento.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_asset_resp}
  • e chiusura {/se_asset_resp}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è presente almeno un asset del responsabile. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{lista_asset_resp_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista degli asset del responsabile del trattamento.


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_asset_sub_resp}
  • e chiusura {/se_asset_sub_resp}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è presente almeno un asset del sub-responsabile. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{lista_asset_sub_resp} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista degli asset del sub-responsabile del trattamento.


TRASFERIMENTI VERSO PAESI TERZI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_trasferimenti_paesi}
  • e chiusura {/se_trasferimenti_paesi}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è presente almeno un trasferimento verso un paese terzo. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{#lista_paesi_garanzie} - questo è un segnaposto lista. Usalo per inserire nel documento la lista dei paesi terzi. Ecco un esempio:


  • {#lista_paesi_garanzie} {paese}, {lista_garanzie} {/lista_paesi_garanzie}


Usando il segnaposto qui sopra otterrai la lista dei paesi terzi e delle rispettive garanzie adottate:


  • Paese 1, Garanzia 1, Garanzia 2, Garanzia 3
  • Paese 2, Garanzia 1, Garanzia 2
  • Paese 3, Garanzia 1



TRASFERIMENTI VERSO ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_trasferimenti_org}
  • e chiusura {/se_trasferimenti_org}


attraverso il quale puoi inserire un qualsiasi contenuto (anche altri segnaposto) se e solo se è presente almeno un trasferimento verso un paese terzo. Il modello di documento predefinito riporta i seguenti segnaposto:


{#lista_org_garanzie} - questo è un segnaposto lista. Usalo per inserire nel documento la lista dei paesi terzi. Ecco un esempio:


  • {#lista_org_garanzie} {org}, {lista_garanzie} {/lista_org_garanzie}


Usando il segnaposto qui sopra otterrai la lista delle organizzazioni internazionali e delle rispettive garanzie adottate:


  • Organizzazione 1, Garanzia 1, Garanzia 2, Garanzia 3
  • Organizzazione 2, Garanzia 1, Garanzia 2
  • Organizzazione 3, Garanzia 1


RISCHIO


{valore_rischio_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con il valore di rischio del trattamento.


MISURE TECNICHE E ORGANIZZATIVE


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_misure}
  • e chiusura {/se_misure}


{lista_misure} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista delle misure tecniche ed organizzative del trattamento.



IMPATTO


{necessita_valutazione_impatto} - questo segnaposto sarà sostituito con il valore se il trattamento necessita di una valutazione d’impatto altrimenti No.


{data_ultima_val_impatto} - questo segnaposto sarà sostituito con la data dell’ultima valutazione d’impatto.


{data_prossima_val_impatto} - questo segnaposto sarà sostituito con data della prossima valutazione d’impatto.



ALLEGATI


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_allegati}
  • e chiusura {/se_allegati}


{lista_nomi_file_allegati} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei nomi dei file allegati al trattamento.


CONDIVISO CON


Uso del segnaposto condizionale


Questo modello di documento mette a disposizione il segnaposto condizionale:


  • di apertura {#se_condiviso}
  • e chiusura {/se_condiviso}


{lista_collaboratori_tratt} - questo segnaposto sarà sostituito con la lista dei collaboratori con i quali è stato condiviso il trattamento.

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