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Gestione avanzata degli utenti
Puoi creare utenti amministratori che gestiscono una o più organizzazioni presenti nel tuo dominio. In questo modo puoi disporre di profili di accesso che limitano l’accesso ai dati a seconda delle persone ai quali sono assegnati.
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Cloud privato dedicato
Il cloud privato ti permette di limitare l'accesso al tuo dominio a reti fidate (ad esempio la tua rete aziendale). Inoltre puoi decidere di far girare l'applicazione in ambienti applicativi dedicati senza condividere le risorse con altri utenti.
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Integra le applicazioni aziendali o servizi esterni tramite API REST sicure, facilmente accessibili e personalizzate.
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Gestione dei Data Breach
Dashboard e Privacy Score
Lo score privacy sintetizza la qualità del sistema privacy e il grado di aderenza al GDPR. È il risultato dell'elaborazione di un algoritmo che tiene conto della completezza delle informazioni censite relative ai dati anagrafici dell'organizzazione, dei registri dei trattamenti, delle informative e nel caso in cui esistano, delle valutazioni d'impatto e delle violazioni.
Smart Assessment
Lo Smart Assessment è uno strumento che permette di stabilire il livello di maturità del programma privacy di un'organizzazione.
Valutazione legittimo interes.
Modelli di documento
Personalizza tutti i documenti che esporti dall'applicazione, dalla lettera di autorizzazione al documento di designazione per i responsabili del trattamento e molti altri.
Importazione dati
Puoi importare i tuoi dati da qualsiasi fonte esterna. Può essere un file Excel, un data base o un altro sistema software.
Autorizzazioni digitali via email (BETA)
Invia le lettere di autorizzazione al trattamento e raccogli la presa visione senza dover necessariamente consegnare la documentazione cartacea.
Informative digitali via email (BETA)
Invia le informative privacy e raccogli le preferenze degli interessati senza dover necessariamente consegnare la documentazione cartacea.
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Utenti illimitati
Gli utenti sono le persone alle quali dai accesso al tuo dominio. Possono essere amministratori del sistema o utenti base con accessi limitati ai dati. I collaboratori sono le persone che contribuiscono alla stesura dei trattamenti. I loro contributi devono essere sempre approvati (ciclo di approvazione trattamenti).
10 trattamenti per registro
Puoi creare registri illimitati e per ogni registro fino ad un numero massimo di 10 trattamenti.
Registro dei trattamenti
Pre-valutazione trattamenti
Approvazione dei trattamenti
Tutte le modifiche ai trattamenti proposte dagli utenti collaboratori devono essere approvate prima di diventare effettive.
Creazione informative privacy
Esportazione registri in Word
Autorizzazioni digitali via link (BETA)
Crea link alla lettera di autorizzazione al trattamento senza dover necessariamente consegnare la documentazione cartacea.
Informative digitali via link (BETA)
Crea link alle informative privacy e consegnale agli interessati senza dover necessariamente consegnare la documentazione cartacea.
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Include tutti i servizi essenziali: dalla gestione dell'organizzazione fino alla mappatura degli asset.
Cos'è incluso
Dominio personalizzato
Il dominio personalizzato coincide con l'indirizzo di accesso come esemplificato qui:
https://dominio.utopiathesoftware.com
Puoi personalizzarlo in fase di iscrizione e da quel momento in poi disporrai del tuo indirizzo da condividere con gli utenti, i tuoi collaboratori o i tuoi clienti.
Gestione degli asset
Designazioni e autorizzazioni
Esportazione dati in CSV
Gestione allegati (limitata)
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Sono in grado di adeguare la gestione della privacy al GDPR

Cosa dicono di noi?

Quanto sei soddisfatto di UTOPIA? Quali problemi sei riuscito a risolvere? Alcuni dei nostri clienti hanno già risposto a queste domande. Fatti guidare dalla loro esperienza.

Soddisfazione media  4.5 +
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+ 70 recensioni
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Sig.
Vincenzo De Vita
Consulente e DPO
@
Rappresentanze Digitali S.a.s.
"

Utopia interpreta al meglio le esigenze di creazione e supporto documentale per il consulente privacy

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Gianfranco Bruno
DPO
@
Libero professionista
"

Come quasi tutti gli applicativi realmente utili, necessita di parecchio 'esercizio' per acquisire fluidità

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Avv.
Massimo Bacci
Consulente e DPO
@
Studio Legale Cappellini Carlesi
"

Da quando ho iniziato ad usare Utopia, il software si è migliorato costantemente settimana dopo settimana, grazie ad un team di sviluppatori che ascolta i suggerimenti e le necessità degli utenti.

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Dott.
Federica Montaldi
Consulente privacy
@
BTREE Srl
"

Software molto semplice da utilizzare, con funzioni in continuo miglioramento. Grande valore aggiunto la disponibilità dello staff tecnico sempre molto disponibile.

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Sig.
Luca Bertoglio
CTO
@
A.DI.CO.M. GROUP SRL
"

Una piattaforma utile per raccogliere e manutenere il contesto GDPR

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Maria Elena
DPO
@
"

Il valore aggiunto di Utopia è lo staff che si presta al confronto ed al miglioramento del software. Grazie!

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Dr.
Giacomo Scroccaro
Consulente privacy
@
Quid Sicurezza
"

Programma molto semplice ed intuitivo, con funzioni utilissime ed in continuo miglioramento, ideale per chi svolge l'attività di consulente privacy.

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Dario Folli
Consulente
@
DF-DESIGN di DARIO FOLLI
"

Un ottimo strumento per adeguarti alla normativa.

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Giovanni Lobina
Consulente
@
Irradium srl
"

Dopo aver valutato altre piattaforme ho testato Utopia e l'ho scelta come piattaforma sulla privacy per la mia società ed i miei clienti.

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Clarissa Frazzoli
Responsabile Amministrazione e Controllo
@
BD PLAST FILTERING SYSTEMS SRL
"

Avere una piattaforma di gestione dell'organizzazione interna e della documentazione da distribuire a collaboratori e partner, è estremamente utile ed agevola la gestione degli adempimenti GDPR.

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Umberto Brighetti
CEO
@
Advenias Srl
"

Software molto completo e ben concepito. Permette di gestire tutti gli aspetti normativi in modo ordinato ed esaustivo, riducendo l'impatto "burocratico".

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Antonella
Funzionario
@
Comunità Montana Valli del Verbano
"

Abbiamo iniziato la compilazione delle anagrafiche sia amministrative che degli asset, che abbiamo potuto esportare.

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Dott.
Simone Zamparelli
Legal & HR
@
Design24 Società Benefit S.r.l.
"

Grazie al software utopia siamo finalmente riusciti, tra le altre cose, ad elaborare e tenere traccia del registro trattamenti e delle informative privacy. Strumento utile ed intuitivo.

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Ing.
Pietro Fabbrizi
Coordinatore attività Privacy
@
DigiCamere scarl
"

Ottimo supporto alla Compliance GDPR con attenzione ai dettagli e alla sensibilizzazione aziendale. Assistenza e adeguamenti della piattaforma su feedback di ottimo livello.

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Dott.
Emanuele Solombrino
Consulente - DPO
@
01 S.r.l.
"

Grazie ad Utopia abbiamo velocizzato da una parte la gestione del cliente, snellendo tutta la parte di produzione documentale, e migliorato dall'altra la qualità del servizio offerto, gestendo in maniera approfondita il Registro dei Trattamenti.

customer-profile-picture
Nicola Conti
Consulente
@
Next Data
"

Utopia mi ha permesso di gestire con semplicità le informazioni e le scadenze dei clienti per cui svolgo attività di consulenza.

customer-profile-picture
Ufficio Legale
@
Coin Service Nord S.p.a.
"

Il programma è fatto e gestito bene, il personale di supporto è sempre disponibile. L'unica nota negativa riguarda il fatto che cambia molto frequentemente, pertanto bisogna periodicamente controllare di aver inserito tutte le informazioni che il programma richiede.

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Dott.
Enrico Montefiori
Consulente giuridico
@
Montefiori dott. Enrico
"

Razionalizzazione delle informazioni e condivisione online con i referenti.

Domande più frequenti

Come viene calcolato il prezzo di ogni cliente?

Questo esempio è valido per il piano PRO e PRO PLUS.

Prima di tutto ricorda che puoi aggiungere al tuo dominio un numero di clienti illimitato. Puoi modificarne i dati, aggiungere i responsabili oppure mappare gli asset. In questa fase non è necessario effettuare alcun acquisto. 


‍Nel momento in cui avessi bisogno di:


- Redigere il Registro dei trattamenti
- Generare le Informative
- Eseguire il Data Protection Impact Assessment
- Tracciare i Data Breach


per uno o più clienti dovrai acquistare il piano PRO o PRO PLUS dal menù Abbonamento > Gestisci. Puoi decidere, in base alle tue esigenze e quelle dei tuoi clienti, quale piano acquistare per quale cliente (puoi avere alcuni clienti con il piano PRO e altri con il piano PRO PLUS). ll prezzo viene calcolato sulla base della fascia in cui cadi e viene rimodulato ad ogni acquisto o rinnovo in base al piano


‍Facciamo un esempio:


- Acquisti subito 10 clienti PRO (fascia 6 - 20)
- Decidi di acquistare altri 11 clienti PRO (fascia 21 - 40)
- Al rinnovo dei 10 precedenti il prezzo scenderà in base alla fascia 21 - 40
- Acquisti altri 6 clienti PRO PLUS (fascia 6 - 20)
- Hai un totale di 27 clienti, 21 PRO e 6 PRO PLUS
- Il prezzo dei 6 clienti PRO PLUS sarà modulato in base alla fascia 6 - 20

Cos'è il dominio personalizzato?

Il dominio personalizzato coincide con l'indirizzo di accesso come esemplificato qui:

https://il-mio-dominio-personale.utopiathesoftware.com

Puoi personalizzarlo in fase di iscrizione e da quel momento in poi disporrai del tuo indirizzo da condividere con gli utenti, i tuoi collaboratori o i tuoi clienti.

Cosa si intende per organizzazione?

Un'organizzazione è un azienda (singola ragione sociale) che puoi aggiungere al tuo domino. Per chi offre servizi di consulenza privacy coincide con i propri clienti. Per chi si occupa della privacy internamente coincide con la propria azienda. Ogni organizzazione può essere dislocata su più sedi e per ogni sede può o deve essere predisposto (a seconda dei casi) uno specifico registro dei trattamenti.

Cos'è un modello di documento personalizzabile?

Con UTOPIA puoi esportare in formato Microsoft Word (.docx) tutti i documenti ufficiali e necessari a dimostrare di essere conforme al GDPR (come ad esempio il registro dei trattamenti o i documenti di autorizzazione al trattamento dei dati personali). Ogni documento ha un modello predefinito in formato Microsoft Word (.docx) che puoi personalizzare. Ad esempio puoi modificare i font, l'impaginazione, i colori e il contenuto (con i dati presenti nel tuo account) per adattarli alle tue esigenze o a quelle dei tuoi clienti.

Come funziona l'acquisto?

Quando crei il tuo dominio hai a disposizione 14 giorni di prova gratuita del piano PRO PLUS / ONE PLUS che include tutte le funzionalità, anche quelle avanzate. Allo scadere della prova ogni organizzazione / cliente aggiunto passa al piano ESSENTIAL che mette a disposizione i servizi essenziali di preparazione alla compliance GDPR.

 

In ogni momento puoi aggiungere nuovi clienti / organizzazioni, modificarne i dati, censire responsabili e autorizzati, oppure mappare gli asset. In questa fase non è necessario effettuare alcun acquisto.


Solo nel momento in cui avessi bisogno di:

- Redigere il Registro dei trattamenti
-
Esportare le Informative Privacy
-
Effettuare il Data Protection Impact Assessment
-
Tracciare i Data Breach

per una o più organizzazioni / clienti potrai acquistarle dal menù Abbonamento > Gestisci passando, per ognuna, dal piano ESSENTIAL al piano PRO / PRO PLUS (per i consulenti) o ONE / ONE PLUS (per le aziende).


Una procedura guidata ti permette di scegliere quali organizzazioni / clienti acquistare, il ciclo di fatturazione (annuale o mensile), il metodo di pagamento, i dati per la fatturazione.


Se, in un secondo momento, avessi bisogno di nuove organizzazioni / clienti, potrai acquistarli senza vincoli scegliendo tra la fatturazione mensile o annuale.

Quanto duro il mio abbonamento?

Dipende dalla durata del ciclo di pagamento. Se scegli annuale (usufruendo di uno sconto) la durata dell'abbonamento è pari a 365 giorni solari. Se scegli mensile si rinnova ogni mese. In entrambi i casi puoi annullarlo prima del rinnovo naturale.

Ogni quanto si rinnova il mio abbonamento?

Se hai scelto il ciclo di pagamento annuale (usufruendo dello sconto) si rinnova ogni 365 giorni solari. Se, invece, hai scelto il ciclo di pagamento mensile si rinnova ogni mese. In entrambi i casi prima del rinnovo, in qualsiasi momento, puoi annullarlo.

Quali metodi di pagamento sono accettati?

Puoi acquistare un abbonamento direttamente dall'interno dell'app dal menù Abbonamento > Gestisci. Per il momento accettiamo carte di credito (Visa/Mastercard) e Sepa Direct Debit (SDD). La fatturazione sarà effettuata ogni primo del mese e si riferirà agli acquisti che hai effettuato nel mese precedente.

I pagamenti sono sicuri?

Tutti i pagamenti avvengono tramite protocollo sicuro con crittografia a 256 bit e tutte le transazioni sono gestite dal nostro partner Stripe, leader mondiale per i pagamenti online che gestisce miliardi di euro per conto di aziende innovative dal mondo intero. Per ulteriori informazioni sulla piattaforma di pagamento clicca qui.

Cosa accade se un pagamento viene rifiutato?

I pagamenti sono gestiti in modo automatico dal nostro partner Stripe. A seconda del ciclo di pagamento che hai scelto, tentiamo di effettuare la transazione mensilmente o annualmente. Se il primo tentativo non va a buon fine riproveremo per tre volte nell'arco di una settimana senza interrompere il servizio. Se neanche l'ultimo tentativo avesse successo ti forniremo tutti dettagli che ti aiutino a individuare il problema e ritentare il pagamento (ad esempio segnalandoti che la carta di credito risulta scaduta). In questo caso l'accesso alla piattaforma sarà consentito solo al proprietario del dominio (chi lo ha creato) che dovrà risolvere il problema e ritentare il pagamento.

Dove trovo le fatture dei miei pagamenti?

UTOPIA ogni primo del mese mette a disposizione le fatture relative agli acquisti che hai fatto nel mese precedente. Per scaricare le fatture è sufficiente accedere al menù Abbonamento> Fatture all'interno dell'app. Da qui hai accesso a tutte le fatture in formato PDF. Puoi scaricarle per conservarne una copia digitale oppure stamparle.

Cosa succede se annullo l'abbonamento per un'organizzazione / cliente?

Se annulli un abbonamento per un'organizzazione / cliente puoi continuare a usare tutti i servizi per quella specifica organizzazione / cliente, senza alcuna limitazione, fino alla naturale scadenza dell'abbonamento.

Dopo la scadenza l'organizzazione / cliente passerà al piano ESSENTIAL.

Che fine fanno i miei dati se decido di non utilizzare più UTOPIA?

Innanzitutto ne saremmo davvero dispiaciuti. Comunque non devi preoccuparti di questa eventualità. Puoi esportare i dati che hai inserito in modo da poterli utilizzare in altri sistemi oppure lavorarci offline. Puoi anche esercitare il tuo diritto all'oblio e autonomamente, distruggere il tuo dominio (solo il proprietario del dominio) dal menù Impostazioni > Account > Distruggi dominio.

Cosa succede se aggiungo un cliente dopo averne acquistati altri?

Puoi aggiungere al tuo dominio, dal menù Organizzazioni, tutti i clienti che desideri e acquistarli tramite il menù Abbonamento > Gestisci solo quando ne hai bisogno senza nessun vincolo di tempo.

altre domande?
Siamo qui per aiutarti! Se hai altre domande alle quali non abbiamo ancora dato risposta usa la funzione Feedback (scelta consigliata) integrata nell'app o scrivi una mail a info@utopiathesoftware.com.
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