Versione 2.0
Rilasciata il
31/10/2018
Usabilità, misure di sicurezza, elenco attività utente ed esercizio dei diritti degli interessati
- Misure di sicurezza: per ogni trattamento è possibile, come richiesto dall’articolo 32 del GDPR, indicare le misure di sicurezza tecniche ed organizzative applicate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
- Rubrica: da oggi l’inserimento delle anagrafiche, come i responsabili del trattamento oppure i DPO, può essere effettuato cercando i dati da una rubrica globale. In questo modo risparmi tempo prezioso.
- Elenco attività utenti: abbiamo aggiunto una nuova sezione nel menù di sinistra. Tiene traccia di tutte le attività degli utenti distinguendole fra inserimenti, modifiche o cancellazioni. Per una ricerca più immediata puoi filtrarle per utente o per organizzazione.
- Accesso rapido alla sezione dell'organizzazione: da oggi è possibile accedere direttamente agli asset o all’organizzazione mentre compili il trattamento senza cambiare schermata o effettuare molti click.
- Diritti dell'interessato: da oggi hai a disposizione un nuovo campo per spiegare le modalità con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti. Le informazioni inserite vengono automaticamente riportate all’interno della privacy policy.
- Nuovi modelli di stampa: abbiamo migliorato notevolmente i modelli di stampa per gli autorizzati, responsabili e amministratori di sistema. Inoltre abbiamo migliorato anche i modelli dei registri dei trattamenti.
- Contitolari nelle informative: una volta inseriti in un trattamento, i contitolari vengono automaticamente aggiunti alle informative.
- Dati dell’organizzazione: l’accesso alle informazioni dell’organizzazione è stato ulteriormente facilitato e ora il menù di navigazione è completamente visibile senza doverti muovere verso destra o sinistra con le freccette.
- Spiegazione dei livelli di impatto: all’interno della valutazione dei trattamenti abbiamo inserito una nota esplicativa che aiuta ad interpretare i diversi livelli di impatto: basso, medio, alto, molto alto. Fondamentale per utilizzare la modalità di valutazione assistita per il calcolo del rischio.
- Pagina approvazioni: da oggi verificare le modifiche ai trattamenti è più semplice. Abbiamo inserito la possibilità di filtrarle per registro.
- Correzione di bug e miglioramento delle performance: abbiamo corretto alcuni bug e migliorato il livello generale delle performance.
Versione 1.16
Rilasciata il
17/10/2018
Calcolo del rischio sul trattamento, modelli di stampa e gestione di asset ed autorizzati
- Calcolo del rischio: per ogni trattamento puoi ottenere, con un metodo semplificato e guidato, il livello di rischio generale. Nel caso risulti elevato, UTOPIA ti invita alla redazione della DPIA, creando in automatico il registro in cui procedere alla valutazione d’impatto.
- Miglioramento dei registri: da oggi la raccolta dei dati relativi a valutazioni, informative e violazioni, è più ordinata ed intelligente. Durante il loro inserimento UTOPIA ne indica l’esatta destinazione specificando l’esistenza di un registro disponibile per quei dati, e in caso di assenza, invita a crearne uno dedicato.
- Inserimento autorizzati al trattamento: ora aggiungere gli autorizzati su un trattamento risulta più veloce. Oltre all'inserimento singolo puoi organizzare inserimenti massivi a partire da specifiche aree aziendali, in base alla struttura del tuo organigramma.
- Modelli di stampa: abbiamo ottimizzato il layout dei modelli di stampa e in particolare quello del registro dei trattamenti e delle informative privacy. Per quest’ultimo è stata aggiunta la possibilità di includere la firma per presa visione.
- Allegati nelle violazioni: da oggi la compilazione di una violazione si arricchisce con la possibilità di allegare documenti di qualsiasi tipo.
- Accesso alla documentazione: per approfondire le funzionalità di UTOPIA puoi accedere al nostro materiale di supporto direttamente dal menù di sinistra dell'applicazione.
per ogni organizzazione puoi motivare, nella Tab relativa al DPO, la scelta di non designare un responsabile della protezione dei dati.
- Raggruppamento asset: da oggi puoi raggruppare e organizzare gli asset per tipologia o in base al proprietario.
- Miglioramento layout e correzione malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti.
Versione 1.15
Rilasciata il
20/9/2018
Contitolarità del trattamento, sub-responsabili e informazioni del DPO
- Sub-responsabili: abbiamo introdotto la possibilità di gestire anche i sub-responsabili di un trattamento così come indicato dal regolamento
- Accordo di contitolarità: è possibile aggiungere alla scheda dei Contitolari l’accordo di contitolarità in modo da poterne disporre in ogni momento accedendo al proprio account.
- Contatti DPO nelle privacy policy: le informazioni di contatto del DPO come, per esempio, telefono ed email, sono ora disponibili per la stampa della privacy policy, come richiesto dal regolamento.
- Nuova impostazione di esportazione: abbiamo aggiunto la possibilità di scegliere il carattere separatore usato per esportare i documenti in formato CSV. In questo modo l'apertura con Excel risulta più semplice.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.14
Rilasciata il
11/9/2018
Scelta della base giuridica, autorizzazione dei collaboratori e documentazione
- Nuovi campi: abbiamo aggiunto nuovi campi ai trattamenti che permettono una descrizione ancor più dettagliata degli stessi. Il tutto in un’ottica di accountability.
- Base giuridica: la gestione della base giuridica è stata spostata dall'informativa alla scheda del trattamento. Ciò significa che nel momento in cui l’utente realizza un trattamento può, contestualmente, occuparsi anche di questo senza attendere di generare l’informativa privacy. Infine, tutti i dati, quelli già esistenti e quelli nuovi, verranno raccolti unicamente all'interno della scheda del trattamento.
- Conservazione: abbiamo aggiunto la possibilità di indicare per ogni categoria di dato personale, il periodo di conservazione o, in alternativa, i criteri che devono essere utilizzati per determinarlo. Questa modifica accoglie un requisito fondamentale del nuovo regolamento che richiede di esplicitare, per ogni trattamento e, per ogni categoria di dati in esso contenuta, i termini di conservazione.
- Esportazione lettere di nomina dei responsabili: abbiamo migliorato il layout di stampa del documento di nomina e il contenuto, aggiunto un nuovo modello di nomina completamente dedicato agli amministratori di sistema. La novità vale sia per le persone giuridiche che per quelle fisiche.
- Esportazione documento di autorizzazione al trattamento: anche il layout di stampa del documento di nomina è migliorato nel contenuto ed è stato aggiunto un nuovo modello completamente dedicato agli amministratori di sistema.
- Responsabile di funzione come autorizzato: è possibile aggiungere tra gli autorizzati al trattamento anche il responsabile di funzione in modo automatico senza dover censire i suoi dati manualmente. Per farlo sarà sufficiente indicare il suo codice fiscale.
- Autorizzazioni per i collaboratori: una nuova modalità di condivisione dei trattamenti è disponibile per gli utenti di tipo collaboratori. È possibile scegliere tra 3 modalità di condivisione: per organizzazione, per registro e per trattamento. Nessuna esclude l’altra e tutte insieme garantiscono massima flessibilità e controllo sulla gestione degli accessi.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine dell’app e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.13
Rilasciata il
7/8/2018
Trattamenti, esportazione registri e asset
- Nuova dashboard: la nuova dashboard mostra un quadro completo dello stato delle attività di tutte le organizzazioni esistenti e ti permette di ricercarle ed ordinarle secondo criteri diversi e modalità avanzate.
- Migliorata esportazione dei registri: l’esportazione di un registro può avvenire sia dalla lista dei registri di ogni organizzazione sia dalla pagina di dettaglio di ogni singolo registro.
- Nuovo campo processo nei trattamenti: abbiamo aggiunto il campo Processo nei trattamenti per permettere di dettagliare come determinati trattamenti vengano effettuati.
- Repository asset: da oggi è possibile censire un asset senza la necessità di riferirlo ad un trattamento, ma con il solo scopo di registrarlo in UTOPIA ed utilizzarlo in caso di eventuale bisogno. Questo tipo di asset non sarà valutato nel calcolo della % di completamento dei dati di un’organizzazione.
- Miglioramenti vari: correzione di malfunzionamenti e ottimizzazione delle performance.
