Cosa sono gli asset e come li gestisco?

Gli asset sono tutti gli strumenti che usi per trattare e conservare i dati personali: UTOPIA ti permette di mapparli e registrarli.

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Benefici di una mappatura degli asset

Per soddisfare l'obbligo di registrazione di tutte le attività di trattamento, ti suggeriamo di procedere con l'operazione di mappatura degli asset o Asset Inventory.

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L’inventario degli asset ti fornisce una panoramica completa degli strumenti che compongono l'organizzazione e che sono coinvolti nei diversi trattamenti.

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Ecco gli strumenti che solitamente vengono registrati per effettuare una mappatura completa:

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• dispositivi: computer, server, smartphone e tablet, ma anche dispositivi di rete come telecamere IP o sistemi di rilevazione presenze;
• software: programmi software in cloud o installati sui dispositivi aziendali compresi i dettagli sul loro utilizzo come, ad esempio, informazioni sulla licenza;
• archivi: cartelle condivise, database, condivisioni di file e piattaforme di hosting.

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‍Creare e gestire gli asset in UTOPIA

UTOPIA permette in modo semplice di mappare e gestire gli asset di un'organizzazione con il vantaggio di poterli riportare all’interno del registro dei trattamenti come richiesto dall'art. 30 del GDPR.

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Per creare un nuovo asset accedi al menù Organizzazioni > Asset e clicca il pulsante (+) per registrarlo.

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UTOPIA ti permette anche di specificarne le caratteristiche compilando i seguenti campi:

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• singolo o gruppo: puoi registrare sia un singolo asset che un gruppo di asset (fino a 500);
• tipologia: partendo da un elenco predefinito scegli se si tratta di un database, di un software, un pc o altra tipologia;
• descrizione: descrivi brevemente l'asset;
• note: aggiungi utili dettagli;
• sedi: indica la sede in cui si trova;
• elementi di organigramma: indica le aree aziendali ai quali l'asset è associato;
• cespite o seriale: inserisci il cespite o numero seriale.

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La registrazione e la mappatura degli asset di un'organizzazione è un'operazione indispensabile per la redazione del registro dei trattamenti.