Cosa sono gli asset e come li gestisco?

Un breve video e un articolo per imparare a gestire gli asset aziendali all'interno di UTOPIA.
Asset aziendali
Cosa sono e come mapparli?

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Gli asset sono tutti gli strumenti che usi per trattare e conservare i dati personali: UTOPIA ti permette di mapparli e registrarli.

Benefici di una mappatura degli asset

Per soddisfare l'obbligo di registrazione di tutte le attività di trattamento, ti suggeriamo di procedere con l'operazione di mappatura degli asset o Asset Inventory.

L’inventario degli asset ti fornisce una panoramica completa degli strumenti che compongono l'organizzazione e che sono coinvolti nei diversi trattamenti.

Ecco gli strumenti che solitamente vengono registrati per effettuare una mappatura completa:

  • dispositivi: computer, server, smartphone e tablet, ma anche dispositivi di rete come telecamere IP o sistemi di rilevazione presenze;
  • software: programmi software in cloud o installati sui dispositivi aziendali compresi i dettagli sul loro utilizzo come, ad esempio, informazioni sulla licenza;
  • archivi: cartelle condivise, database, condivisioni di file e piattaforme di hosting.

‍Creare e gestire gli asset in UTOPIA

UTOPIA permette in modo semplice di mappare e gestire gli asset di un'organizzazione con il vantaggio di poterli riportare all’interno del registro dei trattamenti come richiesto dall'art. 30 del GDPR.

Elenco asset suddiviso per proprietario

Per creare un nuovo asset accedi al menù Organizzazioni > Asset e clicca il pulsante (+) per registrarlo.

UTOPIA ti permette anche di specificarne le caratteristiche compilando i seguenti campi:

  • singolo o gruppo: puoi registrare sia un singolo asset che un gruppo di asset (fino a 500);
  • tipologia: partendo da un elenco predefinito scegli se si tratta di un database, di un software, un pc o altra tipologia;
  • descrizione: descrivi brevemente l'asset;
  • note: aggiungi utili dettagli;
  • sedi: indica la sede in cui si trova;
  • elementi di organigramma: indica le aree aziendali ai quali l'asset è associato;
  • cespite o seriale: inserisci il cespite o numero seriale.

La procedura di importazione degli asset

Cliccando il pulsante "+" in alto a destra e selezionando l'opzione "Importa da file" accedi alla procedura di importazione così strutturata:

  • download del modello di file CSV con il pulsante Scarica modello;
  • compilazione del modello;
  • caricamento del modello compilato indicando il percorso del file all’interno del proprio PC.

Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati:

  • verifica se esistono asset con lo stesso codice;
  • limita il numero massimo di asset importabili in un singolo file a 500 elementi.

Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.

La registrazione e la mappatura degli asset di un'organizzazione è un'operazione indispensabile per la redazione del registro dei trattamenti.

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