Cosa sono gli asset e come li gestisco?

Un breve video e un articolo per imparare a gestire gli asset aziendali all'interno di UTOPIA.
Asset aziendali
Cosa sono e come mapparli
Gli asset dell'organizzazione sono uno strumento indispensabile per la gestione dei dati personali in azienda, sono tutti gli strumenti in cui risiedono fisicamente i dati personali come ad esempio armadietti, server, gestionali aziendali, pc o smartphone.

Una delle operazioni da eseguire per rispondere alle richieste del GDPR è la mappatura degli asset, o Asset Inventory.

L’inventario degli asset fornisce una panoramica completa degli strumenti che compongono l’organizzazione, e comprende sia quelli per la sicurezza che quelli per la gestione delle informazioni e dei dati personali.

Ecco quali strumenti possono essere censiti:

  • Dispositivi: computer, server, smartphone e tablet, ma anche dispositivi di rete come telecamere IP o sistemi di rilevazione presenze.
  • Software: programmi software utilizzati e installati sui dispositivi presenti in rete e informazioni sul loro utilizzo o sistemi di licensing.
  • Archivi: cartelle condivise, database, condivisioni di file e piattaforme cloud di scambio informazioni o repository.

Benefici di una mappatura degli asset

Prima di cominciare un’attività di trattamento, è fondamentale capire con quali strumenti questo verrà effettuato.

Il nuovo regolamento europeo prevede il censimento delle attività di trattamento ed è fondamentale avere anche a disposizione un inventario di tutti gli strumenti coinvolti nei vari trattamenti di dati personali indicando ad esempio per ogni asset, la tipologia o altre informazioni a questi collegate.

Le finalità della mappatura

Prima di procedere ad una mappatura degli asset è fondamentale chiedersi con quale finalità la effettuo.

La progettazione di un inventario di asset deve considerare la finalità con cui viene fatta evitando per esempio di registare informazioni che possono risultare nel tempo complesse da aggiornare o informazioni troppo specifiche che potrebbero risultare addirittura inutili.

Ad esempio, un inventario degli asset effettuato per stabilire il livello di sicurezza dei sistemi informatici avrà meno informazioni di quello usato ad esempio per la finalità di gestione del magazzino.

‍Creare e gestire gli asset in UTOPIA

UTOPIA permette in modo semplice di mappare e gestire gli assets di un'organizzazione con il vantaggio di poterli menzionare, per ogni trattamento, all’interno del registro dei trattamenti come richiesto dall'art. 30 del GDPR.

Elenco asset suddiviso per proprietario

Per creare un nuovo asset accedi al menù Organizzazioni e vai alla sezione Asset.

Inseriscili con il pulsante (+) specificandone le caratteristiche:

  • Tipologia: partendo da un elenco predefinito scegli se ad esempio si tratta di un database, di un sofwtare, un pc desktop o altre tipologie.
  • Singolo o Gruppo: è possibile creare asset singoli oppure gruppi di asset (fino a 500 alla volta).
  • Descrizione: testo che descrive brevemente l'asset.
  • Note: eventuali note a cui aggiungere utili dettagli.
  • Sedi: sede in cui si trova l'asset.
  • Elementi di organigramma: le aree aziendali ai quali l'asset è associato.
  • Cespite o seriale: per ognuno è possibile inserire il cespite o numero seriale.

Il censimento e la mappatura degli asset di un'organizzazione è un'operazione indispensabile per la redazione del registro dei trattamenti.

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