Versione 2.1
Rilasciata il
14/11/2018
Loghi aziendali, riduzione del rischio e registro dei trattamenti semplificato
- Gestione utenti: abbiamo ampliato il raggio d’azione dell’utente di tipo collaboratore. Da oggi può navigare in modalità lettura in tutte le sezioni di UTOPIA e beneficiare, così, di una visione completa, su ogni attività.
- Semplificazione del registro: è stato semplificato il registro come responsabile del trattamento seguendo le ultime indicazioni del Garante ed eliminando campi obbligatori non richiesti dal regolamento.
- Gestione dei sub-responsabili: abbiamo dettagliato la gestione dei sub-responsabili, aggiungendo la possibilità di indicare a quale responsabile del trattamento sono subordinati.
- Ricerca testuale: è stata ottimizzata la funzione di ricerca in ogni area dell’ applicazione. Ora cliccando sul pulsante di ricerca puoi digitare subito la parola desiderata senza perdere tempo in ulteriori click.
- Nuova sezioni per gli amministratori di sistema: all’interno della pagina organizzazioni abbiamo aggiunto una nuova sezione per gli amministratori di sistema. Qui vengono indicati tutti i soggetti, suddivisi fra autorizzati e responsabili, che ricoprono tale ruolo.
- Riduzione del rischio: abbiamo aggiunto, nella sezione impatto, un nuovo criterio per l’applicazione delle misure di sicurezza. Da oggi accanto alla riduzione del valore di rischio trovi una nuova modalità di gestione delle misure basata sulla riduzione delle probabilità.
- Parere del DPO: sempre nella sezione impatto abbiamo aggiunto un importante campo testuale dove il DPO può inserire i propri pareri e commenti sulla DPIA come richiesto dall’Art. 35.
- Conservazione dei dati: abbiamo aggiunto anche la possibilità di indicare se non viene effettuata nessuna conservazione di dati personali.
- Arricchimento Dashboard: sono state inserite due ulteriori card relative alle violazioni che permettono di avere i dettagli sui data breach che sono stati notificati o al garante o agli interessati.
- Upload logo aziendale: da oggi per ogni organizzazione puoi fare l’upload del logo aziendale con la possibilità di applicarlo su tutte le stampe che effettui con UTOPIA, come il registro dei trattamenti o le privacy policy.
Versione 2.0
Rilasciata il
31/10/2018
Usabilità, misure di sicurezza, elenco attività utente ed esercizio dei diritti degli interessati
- Misure di sicurezza: per ogni trattamento è possibile, come richiesto dall’articolo 32 del GDPR, indicare le misure di sicurezza tecniche ed organizzative applicate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
- Rubrica: da oggi l’inserimento delle anagrafiche, come i responsabili del trattamento oppure i DPO, può essere effettuato cercando i dati da una rubrica globale. In questo modo risparmi tempo prezioso.
- Elenco attività utenti: abbiamo aggiunto una nuova sezione nel menù di sinistra. Tiene traccia di tutte le attività degli utenti distinguendole fra inserimenti, modifiche o cancellazioni. Per una ricerca più immediata puoi filtrarle per utente o per organizzazione.
- Accesso rapido alla sezione dell'organizzazione: da oggi è possibile accedere direttamente agli asset o all’organizzazione mentre compili il trattamento senza cambiare schermata o effettuare molti click.
- Diritti dell'interessato: da oggi hai a disposizione un nuovo campo per spiegare le modalità con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti. Le informazioni inserite vengono automaticamente riportate all’interno della privacy policy.
- Nuovi modelli di stampa: abbiamo migliorato notevolmente i modelli di stampa per gli autorizzati, responsabili e amministratori di sistema. Inoltre abbiamo migliorato anche i modelli dei registri dei trattamenti.
- Contitolari nelle informative: una volta inseriti in un trattamento, i contitolari vengono automaticamente aggiunti alle informative.
- Dati dell’organizzazione: l’accesso alle informazioni dell’organizzazione è stato ulteriormente facilitato e ora il menù di navigazione è completamente visibile senza doverti muovere verso destra o sinistra con le freccette.
- Spiegazione dei livelli di impatto: all’interno della valutazione dei trattamenti abbiamo inserito una nota esplicativa che aiuta ad interpretare i diversi livelli di impatto: basso, medio, alto, molto alto. Fondamentale per utilizzare la modalità di valutazione assistita per il calcolo del rischio.
- Pagina approvazioni: da oggi verificare le modifiche ai trattamenti è più semplice. Abbiamo inserito la possibilità di filtrarle per registro.
- Correzione di bug e miglioramento delle performance: abbiamo corretto alcuni bug e migliorato il livello generale delle performance.
Versione 1.16
Rilasciata il
17/10/2018
Calcolo del rischio sul trattamento, modelli di stampa e gestione di asset ed autorizzati
- Calcolo del rischio: per ogni trattamento puoi ottenere, con un metodo semplificato e guidato, il livello di rischio generale. Nel caso risulti elevato, UTOPIA ti invita alla redazione della DPIA, creando in automatico il registro in cui procedere alla valutazione d’impatto.
- Miglioramento dei registri: da oggi la raccolta dei dati relativi a valutazioni, informative e violazioni, è più ordinata ed intelligente. Durante il loro inserimento UTOPIA ne indica l’esatta destinazione specificando l’esistenza di un registro disponibile per quei dati, e in caso di assenza, invita a crearne uno dedicato.
- Inserimento autorizzati al trattamento: ora aggiungere gli autorizzati su un trattamento risulta più veloce. Oltre all'inserimento singolo puoi organizzare inserimenti massivi a partire da specifiche aree aziendali, in base alla struttura del tuo organigramma.
- Modelli di stampa: abbiamo ottimizzato il layout dei modelli di stampa e in particolare quello del registro dei trattamenti e delle informative privacy. Per quest’ultimo è stata aggiunta la possibilità di includere la firma per presa visione.
- Allegati nelle violazioni: da oggi la compilazione di una violazione si arricchisce con la possibilità di allegare documenti di qualsiasi tipo.
- Accesso alla documentazione: per approfondire le funzionalità di UTOPIA puoi accedere al nostro materiale di supporto direttamente dal menù di sinistra dell'applicazione.
per ogni organizzazione puoi motivare, nella Tab relativa al DPO, la scelta di non designare un responsabile della protezione dei dati.
- Raggruppamento asset: da oggi puoi raggruppare e organizzare gli asset per tipologia o in base al proprietario.
- Miglioramento layout e correzione malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti.
Versione 1.15
Rilasciata il
20/9/2018
Contitolarità del trattamento, sub-responsabili e informazioni del DPO
- Sub-responsabili: abbiamo introdotto la possibilità di gestire anche i sub-responsabili di un trattamento così come indicato dal regolamento
- Accordo di contitolarità: è possibile aggiungere alla scheda dei Contitolari l’accordo di contitolarità in modo da poterne disporre in ogni momento accedendo al proprio account.
- Contatti DPO nelle privacy policy: le informazioni di contatto del DPO come, per esempio, telefono ed email, sono ora disponibili per la stampa della privacy policy, come richiesto dal regolamento.
- Nuova impostazione di esportazione: abbiamo aggiunto la possibilità di scegliere il carattere separatore usato per esportare i documenti in formato CSV. In questo modo l'apertura con Excel risulta più semplice.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
Versione 1.14
Rilasciata il
11/9/2018
Scelta della base giuridica, autorizzazione dei collaboratori e documentazione
- Nuovi campi: abbiamo aggiunto nuovi campi ai trattamenti che permettono una descrizione ancor più dettagliata degli stessi. Il tutto in un’ottica di accountability.
- Base giuridica: la gestione della base giuridica è stata spostata dall'informativa alla scheda del trattamento. Ciò significa che nel momento in cui l’utente realizza un trattamento può, contestualmente, occuparsi anche di questo senza attendere di generare l’informativa privacy. Infine, tutti i dati, quelli già esistenti e quelli nuovi, verranno raccolti unicamente all'interno della scheda del trattamento.
- Conservazione: abbiamo aggiunto la possibilità di indicare per ogni categoria di dato personale, il periodo di conservazione o, in alternativa, i criteri che devono essere utilizzati per determinarlo. Questa modifica accoglie un requisito fondamentale del nuovo regolamento che richiede di esplicitare, per ogni trattamento e, per ogni categoria di dati in esso contenuta, i termini di conservazione.
- Esportazione lettere di nomina dei responsabili: abbiamo migliorato il layout di stampa del documento di nomina e il contenuto, aggiunto un nuovo modello di nomina completamente dedicato agli amministratori di sistema. La novità vale sia per le persone giuridiche che per quelle fisiche.
- Esportazione documento di autorizzazione al trattamento: anche il layout di stampa del documento di nomina è migliorato nel contenuto ed è stato aggiunto un nuovo modello completamente dedicato agli amministratori di sistema.
- Responsabile di funzione come autorizzato: è possibile aggiungere tra gli autorizzati al trattamento anche il responsabile di funzione in modo automatico senza dover censire i suoi dati manualmente. Per farlo sarà sufficiente indicare il suo codice fiscale.
- Autorizzazioni per i collaboratori: una nuova modalità di condivisione dei trattamenti è disponibile per gli utenti di tipo collaboratori. È possibile scegliere tra 3 modalità di condivisione: per organizzazione, per registro e per trattamento. Nessuna esclude l’altra e tutte insieme garantiscono massima flessibilità e controllo sulla gestione degli accessi.
- Miglioramento del layout e correzione dei malfunzionamenti: abbiamo migliorato il layout di alcune pagine dell’app e corretto alcuni malfunzionamenti minori.
