Gestire un trattamento di dati personali

In questo articolo vediamo come creare, compilare e gestire in modo completo un trattamento di dati personali
trattamenti
Creazione di nuovi trattamenti
Nel documento sulla composizione del registro dei trattamenti abbiamo dato molta importanza al concetto di trattamento e a quanto sia fondamentale, fin dal primo momento, affrontare la compilazione di questa sezione in maniera completa e corretta.

Elementi di un trattamento

Per guidarti in questa attività, ecco gli elementi principali che compongono un trattamento di dati personali:

  • Chi tratta i dati: sono tutte le figure coinvolte nel trattamento. Alcune sono sempre presenti come il titolare e gli autorizzati. Altre, invece, facoltative ed eventuali come contitolare, rappresentante del titolare, responsabile del trattamento e DPO.

  • Perché vengono trattati i dati: ci riferiamo alle finalità e alla base giuridica del trattamento. Si tratta di elementi che identificano il motivo per cui tratto i dati e quale presupposto legale permette di farlo. È fondamentale averli chiari fin da subito in modo da rendere lecito il trattamento e stablilire gli eventuali diritti in capo agli interessati.

  • Come avviene il trattamento: si fa riferimento alle misure di sicurezza, tecniche e organizzative, agli Asset usati per la raccolta e la conservazione dei dati, ma anche ai soggetti fisici e giuridici a cui verranno comunicati o trasferiti.

  • Di chi sono i dati: i dati trattati appartengono alle persone a cui si riferiscono, cioè agli interessati e non a chi li tratta. Per questo motivo dovremmo essere consapevoli dei diritti che nascono in capo a questi soggetti.

  • Cosa succederà ai dati: partendo dall’idea che trattare dati sia un’attività altamente delicata dobbiamo interrogarci su quali spiacevoli eventi possano accadere se non fossero più disponibili, venissero modificati accidentalmente o addirittura finissero nelle mani sbagliate.  

Come creo un nuovo trattamento?

Per aggiungere nuovi trattamenti ad un registro esistente è sufficiente accedere al Menù Registri, cliccare su quello d'interesse e selezionare la Tab Trattamenti.

Cliccando il pulsante (+) appare la scheda del trattamento suddivisa nelle seguenti sezioni:

  • Generali: contiene le info generali di un trattamento come lo stato in cui si trova, la descrizione, le modalità di gestione dei dati e gli autorizzati.
  • Asset: contiene la lista degli Asset che si riferiscono al trattamento.
  • Titolare: in caso di registro come responsabile per indicare chi è il titolare di quel trattamento mentre per il registro come titolare viene compilato in automatico.
  • Figure esterne: che saranno il responsabile del trattamento, rappresentante del titolare, DPO e contitolare. Se presenti, potrai scegliere fra quelli inseriti all'interno dell'organizzazione.
  • Finalità è tipologie: dove indicare quali sono le finalità del trattamento e le tipologie dei dati personali coinvolti.
  • Base Giuridica: sono i presupposti di liceità del trattamento, sulla base delle finalità indico quale base giuridica mi consente di trattare i dati.
  • Categorie: contiene le categorie d'interessati, le categorie di dati personali e le categorie di destinatari a cui verranno comunicati o trasferiti i dati.
  • Conservazione: contiene i termini e i criteri di conservazione dei dati in relazione alla categorie di dati personali trattati.
  • Trasferimenti: la lista dei paesi e delle organizzazioni internazionali verso i quali i dati sono trasferiti.
  • Impatto: sarà presto sostituita con una gestione più strutturata della valutazione sul trattamento.
  • Allegati: contiene eventuali allegati in qualsiasi formato.
  • Condivisione: qui è possibile indicare con quali collaboratori condividere il trattamento, puoi approfondire qui la gestione delle approvazioni.

Una volta inseriti tutti i dati obbligatori di un trattamento è possibile salvarlo e aggiungerlo al registro.

Durante la fase di lavorazione di un trattamento, UTOPIA tiene traccia di tutte le modifiche effettuate dall'utente e anche nell’ipotesi in cui si chiuda accidentalmente una scheda senza aver salvato, una finestra di dialogo ti avvertirà, permettendoti di non perdere il lavoro svolto.

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