Gestire un trattamento di dati personali

In questo articolo scopriamo come creare, compilare e gestire un'attività di trattamento di dati personali
trattamenti
come crearli e gestirli?
Nell'articolo sulla creazione del registro dei trattamenti abbiamo dato molta importanza al concetto di trattamento e a quanto sia fondamentale, fin dal primo momento, ottenere tutte le informazioni necessarie e assicurarsi che siano corrette.

Elementi di un trattamento

Per guidarti nella corretta compilazione di un trattamento, ecco gli elementi principali che lo compongono:

  • Chi tratta i dati: sono tutte le figure coinvolte nel trattamento. Alcune sono sempre presenti come il titolare e gli autorizzati. Altre, invece, sono facoltative come il contitolare, il rappresentante del titolare, il responsabile del trattamento e il DPO.
  • Perché vengono trattati i dati: le finalità e la base giuridica del trattamento sono elementi che identificano i motivi e il presupposto legale che permette di trattare certi dati. È fondamentale che siano chiari fin da subito in modo da rendere lecito il trattamento e stablilire gli eventuali diritti degli interessati.
  • Come avviene il trattamento: per capirlo è necessario stabilire quali misure di sicurezza, tecniche e organizzative adottare, registrare gli Asset usati per la raccolta e la conservazione dei dati personali e individuare i soggetti fisici e giuridici a cui verranno comunicati o trasferiti.
  • Di chi sono i dati: i dati trattati appartengono alle persone a cui si riferiscono, cioè agli interessati e non a chi li tratta. Per questo motivo dovremmo essere sempre consapevoli dei diritti che gli interessati stessi hanno.
  • Cosa succederà ai dati: partendo dall’idea che trattare dati sia un’attività altamente delicata dobbiamo interrogarci su quali spiacevoli eventi possano accadere se non fossero più disponibili, se fossero modificati accidentalmente o addirittura finissero nelle mani sbagliate.

Come creo un nuovo trattamento?

Per aggiungere nuovi trattamenti ad un registro esistente è sufficiente accedere al menù Registri, cliccare su quello d'interesse e selezionare la sezioneTrattamenti.

Per aggiungere un nuovo trattamento è sufficiente cliccare il pulsante (+) e inserire i dati nelle sezioni che seguono:

  • Generali: contiene le informazioni generali di un trattamento come lo stato in cui si trova, la descrizione, le modalità di gestione dei dati e gli autorizzati.
  • Asset: contiene la lista degli Asset utilizzati per archiviare i dati e trattarli.
  • Titolare: nel caso di un registro come responsabile contiene il titolare o i titolari del trattamento. Per il registro come titolare questo dato viene compilato automaticamente con la ragione sociale dell'organinzzazione a cui il registro si riferisce.
  • Figure esterne: contiene il responsabile del trattamento, il rappresentante del titolare, il DPO e il contitolare.
  • Finalità e tipologie: contiene le finalità del trattamento e le tipologie dei dati personali coinvolti.
  • Base Giuridica: contiene i presupposti di liceità del trattamento che consentono di trattare i dati.
  • Categorie: contiene le categorie d'interessati, le categorie di dati personali e le categorie di destinatari a cui verranno comunicati o trasferiti i dati.
  • Conservazione: contiene i termini e i criteri di conservazione dei dati in relazione alle categorie di dati personali trattati.
  • Trasferimenti: contiene, se necessaria, la lista dei paesi e delle organizzazioni internazionali verso i quali i dati possono essere sono trasferiti.
  • Impatto: permette di stabilire in base alla valutazione del rischio del trattamento se lo stesso debba essere sottoposto a DPIA (Data Protection Impact Assessment).
  • Allegati: contiene eventuali allegati in qualsiasi formato.
  • Condivisione: qui è possibile indicare con quali collaboratori condividere il trattamento. Approfondisci qui la gestione delle approvazioni.

Solo dopo aver raccolto e inserito tutti i dati obbligatori è possibile aggiungere il trattamento al registro.

Durante la fase di lavorazione di un trattamento, UTOPIA tiene traccia di tutte le modifiche effettuate dall'utente e anche nell’ipotesi in cui si chiuda accidentalmente la scheda del trattamento, una finestra di dialogo ti avvertirà, permettendoti di non perdere il lavoro svolto.

Torna alla documentazione

Inizia con un account gratuito

Crea il tuo account personale in meno di un minuto e scopri tutte le potenzialità di UTOPIA. Tutto incluso e senza alcuna limitazione, gratuitamente, per 14 giorni.

gdpr-badge
Più di 1000 clienti ci hanno già scelto
Nessuna carta di credito richiesta
Provalo per 14 giorni, senza limitazione
Cliccando il pulsante si accettano le condizioni di trattamento
Iscrizione effettuata con successo!
Si è verificato un errore imprevisto durante l'iscrizione. Riprova...