Gestire un trattamento di dati personali

In questo articolo scopriamo come creare, compilare e gestire un'attività di trattamento di dati personali
trattamenti
come crearli e gestirli?
Nell'articolo sulla creazione del registro dei trattamenti abbiamo dato molta importanza al concetto di trattamento e a quanto sia fondamentale, fin dal primo momento, ottenere tutte le informazioni necessarie e assicurarsi che siano corrette.

Elementi di un trattamento

Per guidarti nella corretta compilazione di un trattamento, ecco gli elementi principali che lo compongono:

  • Chi tratta i dati: sono tutte le figure coinvolte nel trattamento. Alcune sono sempre presenti come il titolare e gli autorizzati. Altre, invece, sono facoltative come il contitolare, il rappresentante del titolare, il responsabile del trattamento e il DPO.
  • Perché vengono trattati i dati: le finalità e la base giuridica del trattamento sono elementi che identificano i motivi e il presupposto legale che permette di trattare certi dati. È fondamentale che siano chiari fin da subito in modo da rendere lecito il trattamento e stablilire gli eventuali diritti degli interessati.
  • Come avviene il trattamento: per capirlo è necessario stabilire quali misure di sicurezza, tecniche e organizzative adottare, registrare gli Asset usati per la raccolta e la conservazione dei dati personali e individuare i soggetti fisici e giuridici a cui verranno comunicati o trasferiti.
  • Di chi sono i dati: i dati trattati appartengono alle persone a cui si riferiscono, cioè agli interessati e non a chi li tratta. Per questo motivo dovremmo essere sempre consapevoli dei diritti che gli interessati stessi hanno.
  • Cosa succederà ai dati: partendo dall’idea che trattare dati sia un’attività altamente delicata dobbiamo interrogarci su quali spiacevoli eventi possano accadere se non fossero più disponibili, se fossero modificati accidentalmente o addirittura finissero nelle mani sbagliate.

Come creo un nuovo trattamento?

Per aggiungere nuovi trattamenti ad un registro esistente è sufficiente accedere al menù Registri, cliccare su quello d'interesse e selezionare la sezioneTrattamenti.

Per aggiungere un nuovo trattamento è sufficiente cliccare il pulsante (+) e inserire i dati nelle sezioni che seguono:

  • Generali: contiene le informazioni generali di un trattamento come lo stato in cui si trova, la descrizione, le modalità di gestione dei dati e gli autorizzati.
  • Asset: contiene la lista degli Asset utilizzati per archiviare i dati e trattarli.
  • Titolare: nel caso di un registro come responsabile contiene il titolare o i titolari del trattamento. Per il registro come titolare questo dato viene compilato automaticamente con la ragione sociale dell'organinzzazione a cui il registro si riferisce.
  • Figure esterne: contiene il responsabile del trattamento, il rappresentante del titolare, il DPO e il contitolare.
  • Finalità e tipologie: contiene le finalità del trattamento e le tipologie dei dati personali coinvolti.
  • Base Giuridica: contiene i presupposti di liceità del trattamento che consentono di trattare i dati.
  • Categorie: contiene le categorie d'interessati, le categorie di dati personali e le categorie di destinatari a cui verranno comunicati o trasferiti i dati.
  • Conservazione: contiene i termini e i criteri di conservazione dei dati in relazione alle categorie di dati personali trattati.
  • Trasferimenti: contiene, se necessaria, la lista dei paesi e delle organizzazioni internazionali verso i quali i dati possono essere sono trasferiti.
  • Impatto: permette di stabilire in base alla valutazione del rischio del trattamento se lo stesso debba essere sottoposto a DPIA (Data Protection Impact Assessment).
  • Allegati: contiene eventuali allegati in qualsiasi formato.
  • Condivisione: qui è possibile indicare con quali collaboratori condividere il trattamento. Approfondisci qui la gestione delle approvazioni.

Solo dopo aver raccolto e inserito tutti i dati obbligatori è possibile aggiungere il trattamento al registro.

Durante la fase di lavorazione di un trattamento, UTOPIA tiene traccia di tutte le modifiche effettuate dall'utente e anche nell’ipotesi in cui si chiuda accidentalmente la scheda del trattamento, una finestra di dialogo ti avvertirà, permettendoti di non perdere il lavoro svolto.

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